A medida que las organizaciones de todo el mundo han ido adoptando modelos de trabajo flexible, muchas también han comenzado a implementar políticas y procedimientos para gestionar a los empleados que teletrabajan y garantizar la equidad y el cumplimiento en la contratación y las remuneraciones.
Para muchas empresas, esto significa ofrecer ayudas al teletrabajo. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber sobre esta ayuda en distintos países (que, en algunos casos, incluso es obligatoria) y consejos para incorporarla a los paquetes de remuneración.
EE. UU.
Actualmente, Estados Unidos no tiene ninguna ley federal que exija a los empleadores reembolsar a los empleados los gastos de una oficina en casa. Sin embargo, algunos estados sí tienen sus propias leyes. Por ejemplo, en Illinois, la Ley de pago y cobro de salarios exige que los empleadores reembolsen a los empleados «todos los gastos o pérdidas en que incurra el empleado dentro del ámbito de trabajo del empleado y que estén directamente relacionados con los servicios prestados para el empleador».
En este caso, los gastos de teléfono móvil e internet pueden clasificarse como gastos necesarios. Sin embargo, para poder optar a ese reembolso, el empleado debe realizar una solicitud de reembolso en un plazo de 30 días naturales desde la fecha en que incurrió en esos gastos adicionales.
Incluso aunque no se les exija legalmente, muchas empresas optan por ofrecer esas ayudas como una ventaja frente a la competencia. Por ejemplo, según COMPT:
HubSpot:
- 60 $/mes como prestación por teletrabajo, libre de impuestos
Facebook:
- 1.000 $ de bonificación en efectivo para el teletrabajo
WebFlow:
- 250 $/mes para los trabajadores remotos
- 200 $/mes (para todos) como prestación para salud y bienestar
- 1.000 $/año (para todos) como prestación para formación continua
BaseCamp:
- 100 $/mes como prestación para espacios de coworking
- 100 $/mes de ayuda para el ejercicio físico
- 100 $/mes de ayuda para mensajes
- 1.000 $ para la configuración de una estación de trabajo
Canadá
En respuesta a la pandemia de COVID-19, Canadá permitió a los empleados recuperar los gastos que les suponía trabajar desde casa en forma de deducciones en sus declaraciones del impuesto sobre la renta. Siempre que trabajaran desde casa más de la mitad de su jornada laboral o al menos cuatro semanas consecutivas, podían optar a 2 $ por cada día que tuvieran que teletrabajar, con un máximo de 400 $ de deducción fiscal.
Además, la agencia tributaria canadiense no considera que un empleado recibe un beneficio por el que tributar si su empleador le paga o le reembolsa hasta 500 $ por ordenadores o equipos de oficina, siempre y cuando el empleado presente los recibos al empleador.
Por último, la Ley del impuesto sobre la renta dicta que los empleados remotos que tengan que pagar gastos relacionados con su trabajo, como los relacionados con una oficina en casa, pueden desgravarse gastos como:
- Electricidad
- Calefacción
- Agua
- Servicios de suministro
- Tarifas de acceso a internet en casa
- Costes menores de mantenimiento y reparación
- Alquiler pagado por la casa o apartamento de residencia
- Material de oficina y gastos de teléfono
Australia
El gobierno australiano creó una ayuda para el teletrabajo que equivale a una deducción fiscal. Por cada hora de teletrabajo, un empleado puede solicitar entre 0,52 y 0,80 AUD en deducciones fiscales. Además, podrá reclamar la parte relacionada con el trabajo de sus gastos de suministros públicos y equipos, incluidos:
- Gastos de teléfono e internet
- Equipos y mobiliario de oficina para el teletrabajo (hasta 300 AUD)
- Amortización de un ordenador
- Costes de limpieza de la zona dedicada al trabajo
Algunas empresas australianas ofrecen prestaciones adicionales a los trabajadores remotos. Por ejemplo, los empleados del grupo de seguros de salud australiano Nib reciben una asignación de 1200 AUD para cubrir los costes que les supone trabajar desde casa.
Reino Unido
En Reino Unido, los empleadores no están obligados a proporcionar los equipos que los empleados necesitan para trabajar. Sin embargo, hay algunas consideraciones legales clave que los empleadores deben tener en cuenta o podrían enfrentarse a un posible juicio por discriminación:
- Los paquetes salariales y de prestaciones ofrecidos a los trabajadores remotos deben ser los mismos que los de un trabajador de oficina equiparable.
- Las mujeres son más proclives a solicitar el teletrabajo. Si se rechaza su petición, una mujer podría presentar una demanda por discriminación sexual indirecta a menos que la decisión pueda justificarse.
- En el caso de los trabajadores discapacitados, se espera que el empleador realice las adaptaciones necesarias para que puedan trabajar.
España
España fue uno de los primeros países en exigir a los empleadores que cubrieran los gastos de trabajar desde casa de sus empleados. El Real Decreto N.° 28/2020, que regula el teletrabajo en España, incluye una provisión para gastos de equipos. Concretamente, las empresas deben pagar las herramientas y los recursos que los empleados necesiten para realizar su trabajo.
Estas ayudas serían para los empleados que trabajen desde casa al menos una tercera parte de su horario laboral. Los empleadores tienen derecho a supervisar la presencia en línea de sus trabajadores, siempre que respeten su dignidad y privacidad.
Los acuerdos relativos al teletrabajo deben formalizarlos por escrito ambas partes. El teletrabajo debe ser una decisión individual y voluntaria del trabajador.
Países Bajos
Los empleadores de los Países Bajos pueden proporcionar a los empleados una prestación diaria por teletrabajo de 2 €, libre de impuestos, que les reembolsa el gobierno.
Si un trabajador y un empleador han firmado un acuerdo por escrito en relación con los días trabajados desde casa, entonces cumplen los requisitos para la ayuda al teletrabajo. Sin embargo, esta prestación no es obligatoria.
Consideraciones para las ayudas al teletrabajo
Aunque el país en el que vivan los trabajadores remotos no exija pagar una ayuda al teletrabajo, muchas empresas optan por ofrecerla para ser más competitivos. Al incluir una prestación por teletrabajo en el paquete de remuneración, ten en cuenta lo siguiente:
los costes ocultos del teletarbajo
Aunque el teletrabajo tiene muchas ventajas, también tiene algunos costes ocultos, especialmente para los empleados. Por ejemplo, un estudio holandés citó algunos costes adicionales como facturas más altas de electricidad, agua y gas, por no mencionar pequeños gastos como papel higiénico, té o café. Además, hay costes más obvios como montar una oficina en casa, la conexión a internet y el mantenimiento. Como escribe Cheryl Munk, de Forbes:
«Los empleados pueden incurrir en costes de material básico de oficina (como cartuchos de tinta) e incluso tener que comprar escritorios, sillas, monitores y otros artículos de oficina fundamentales. Pero, además, hay otros gastos ocultos, como el posible mayor desgaste de los dispositivos tecnológicos personales de los empleados».
Legislación laboral
Las empresas internacionales pueden tener que preocuparse de los requisitos legales relativos a este tipo de ayudas en algunos lugares, pero no en otros. Conocer y cumplir las normativas de cada lugar en el que tengan trabajadores remotos podría ayudarles a evitar multas o sanciones elevadas.
Independientemente de si se exige por ley una ayuda al teletrabajo, las empresas deben tratar de crear un paquete retributivo para los trabajadores remotos que sea justo independientemente del país desde el que operen.
Prestaciones alternativas
Los pagos directos no son la única manera de compensar y ayudar a los empleados remotos. Las empresas deben valorar la posibilidad de crear paquetes que incluyan alguna de estas prestaciones alternativas:
- Días de salud y bienestar
- Comidas
- Equipos de oficina
- Ayudas a la formación y cursos de dirección
- Cuotas de clubes de salud
Un programa de ayudas para el teletrabajo y mucho más
Ofrecer un programa de ayudas al teletrabajo puede demostrar el compromiso de una empresa con sus empleados y proporcionarle una ventaja competitiva como empleador. Pero es importante que la empresa tenga claras las reglas relativas a esas ayudas de cada uno de los países en los que hay trabajadores remotos y de los países en los que busca nuevos profesionales.
A la hora de ampliar sus plantillas remotas, un proveedor de soluciones de empleo internacional puede aconsejar a las empresas no sólo sobre las ayudas al teletrabajo, sino también sobre otros temas relacionados con RR. HH. y nóminas en países de todo el mundo. ¿Tienes alguna pregunta específica acerca de cómo contratar o pagar a tus trabajadores remotos en otros países? Ponte en contacto con nosotros para hablar con un asesor de soluciones globales hoy mismo.
