Zulagen für Arbeit im Homeoffice in aller Welt

Immer mehr Unternehmen weltweit führen flexible Arbeitsmodelle ein, und viele haben auch damit begonnen, Richtlinien und Verfahren einzuführen, mit deren Hilfe sie ihre Telearbeitskräfte führen und eine faire und gesetzeskonforme Beschäftigung und Vergütung sicherstellen. Für viele Unternehmen bedeutet dies, dass sie Homeoffice-Zulagen anbieten. Hier erfahren Sie, was Sie über diese Leistung in verschiedenen Ländern wissen müssen (in einigen Fällen ist sie sogar vorgeschrieben), und erhalten Tipps, in welchen Fällen Sie diese Arbeitgeberleistung in Ihr Vergütungspaket aufnehmen sollten.

USA

Gegenwärtig gibt es in den USA kein Bundesgesetz, das Arbeitgeber dazu verpflichtet, Arbeitskräften die Kosten für das Homeoffice zu erstatten. Einige Bundesstaaten haben jedoch eigene Gesetze. In Illinois beispielsweise schreibt der Wage Payment and Collection Act vor, dass der Arbeitgeber seinen Beschäftigten „alle erforderlichen Ausgaben oder Verluste erstatten muss, die der Arbeitskraft im Rahmen ihrer Beschäftigung entstehen und in direktem Zusammenhang mit den für den Arbeitgeber erbrachten Leistungen stehen“. In diesem Fall können Handy- und Internetkosten als notwendige Ausgaben gelten. Um eine Erstattung zu erhalten, muss die Telearbeitskraft innerhalb von 30 Kalendertagen nach dem Datum, an dem die zusätzlichen Kosten entstanden sind, eine Erstattung beantragen. Auch wenn dies nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, entscheiden sich dennoch viele Unternehmen dafür, aus Wettbewerbsgründen Homeoffice-Zulagen zu gewähren. Laut COMPT tun dies beispielsweise: HubSpot:

• 60 USD/Monat steuerfreie Zulage für Telearbeit

Facebook:

• 1.000 USD Bar-Bonus für Arbeit von zu Hause aus

Webflow:

• 250 USD/Monat für Telearbeitskräfte
• 200 USD/Monat Gesundheits- und Wellness-Zulage (für alle)
• 1.000 USD/Jahr Zulage für kontinuierliche Weiterbildung (für alle)

Basecamp:

• 100 USD/Monat Zulage für Coworking Space
• 100 USD/Monat Fitness-Zuschuss
• 100 USD/Monat für Textnachrichten
• 1.000 USD für die Einrichtung des Arbeitsplatzes

Kanada

Als Reaktion auf die COVID-19-Pandemie gestattete Kanada Beschäftigten, Ausgaben für die Arbeit von zu Hause aus durch Abzüge in ihrer privaten Einkommensteuererklärung geltend zu machen. Solange sie mehr als die Hälfte der Zeit oder mindestens vier aufeinander folgende Wochen von zu Hause aus gearbeitet haben, können sie für jeden Tag, an dem sie von zu Hause aus arbeiten mussten, 2 CAD an Steuererleichterungen geltend machen, bis zu maximal 400 CAD. Zudem betrachtet es die kanadische Steuerbehörde (CRA) nicht als steuerpflichtige Leistung , wenn Arbeitnehmer:innen von ihrem Arbeitgeber Computer oder Homeoffice-Ausstattung im Wert von bis zu 500 CAD bezahlt oder erstattet bekommen, sofern die Arbeitnehmer:innen dem Arbeitgeber Quittungen vorlegen. Und schließlich sieht der Income Tax Act (Einkommenssteuergesetz) vor, dass Telearbeitskräfte, die berufsbedingte Ausgaben, z. B. im Zusammenhang mit einem Homeoffice, haben, ggf. folgende Dinge geltend machen können:

• Strom
• Heizung
• Wasser
• Versorgungsleistungen
• Internetgebühren zu Hause
• Wartung und kleinere Reparaturen
• Gezahlte Miete für ein selbstbewohntes Haus (bzw. Wohnung)
• Büromaterialien und Telefonkosten

Australien

Die australische Regierung hat eine Homeoffice-Zulage eingeführt, die einem Steuerabzug gleichkommt. Für jede Stunde Arbeit, die eine Telearbeitskraft leistet, kann sie zwischen 0,52 und 0,80 AUD steuerlich absetzen. Darüber hinaus können Telearbeitskräfte den berufsbedingten Anteil der Ausgaben für Versorgungsleistungen und Ausrüstung gesondert geltend machen, z. B.:

• Telefon- und Internetkosten
• Ausstattung und Möblierung des eigenen Büros (bis zu 300 AUD)
• Computerabschreibung
• Reinigungskosten für den speziellen Arbeitsbereich

Einige australische Unternehmen bieten zusätzliche Leistungen für Telearbeitskräfte. So erhalten beispielsweise die Beschäftigten des australischen Krankenversicherers Nib Group einen Zuschuss in Höhe von 1.200 AUD zur Deckung ihrer Kosten im Homeoffice.

Vereinigtes Königreich

Im Vereinigten Königreich sind die Arbeitgeber nicht verpflichtet, ihren Beschäftigten die für ihre Arbeit benötigten Geräte zur Verfügung zu stellen. Es gibt jedoch einige wichtige rechtliche Aspekte, die Arbeitgeber berücksichtigen müssen, da sie sonst mit einer Diskriminierungsklage rechnen müssen:

• Die Gehalts- und Leistungspakete, die Telearbeitskräften angeboten werden, müssen denen eines vergleichbaren Beschäftigten im Büro entsprechen.
• Frauen beantragen öfter als Männer, im Homeoffice arbeiten zu dürfen. Wenn ihr Antrag abgelehnt wird, könnte eine Frau also eine Klage wegen mittelbarer Diskriminierung aufgrund des Geschlechts einreichen, es sei denn, die Entscheidung kann begründet werden.
• Bei behinderten Arbeitskräften wird erwartet, dass der Arbeitgeber angemessene Anpassungen vornimmt, um sie zu unterstützen.

Spanien

Spanien war eines der ersten Länder, das von den Arbeitgebern verlangte, die Kosten für die Heimarbeit ihrer Beschäftigten zu übernehmen. Der Königliche Erlass Nr. 28/2020, der die Telearbeit in Spanien regelt, enthält eine Bestimmung über die Kosten für die Ausrüstung. Insbesondere müssen die Unternehmen für die Werkzeuge und Ressourcen aufkommen, die die Beschäftigten für ihre Arbeit benötigen. Diese Leistungen gelten für Beschäftigte, die mindestens ein Drittel ihrer Arbeitszeit zu Hause verbringen. Arbeitgeber haben das Recht, die Online-Präsenz ihrer Beschäftigten zu überwachen, solange sie die Würde und die Privatsphäre der Arbeitskräfte respektieren. Es muss eine schriftliche Homeoffice-Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitskraft geschlossen werden. Es muss sich um eine individuelle und freiwillige Entscheidung der Arbeitskraft handeln.

Niederlande

Arbeitgeber in den Niederlanden können ihren Beschäftigten eine tägliche steuerfreie Telearbeitspauschale von 2 € gewähren, die von der Regierung erstattet wird. Wenn eine Arbeitskraft und ihr Arbeitgeber eine schriftliche Vereinbarung über die von zu Hause aus geleisteten Arbeitstage getroffen haben, haben sie Anspruch auf die Zulage für Telearbeit. Diese Zulage ist jedoch nicht verpflichtend.

Überlegungen zu Zulagen für Telearbeit

Auch wenn in dem Land, in dem Telearbeitskräfte leben, keine Homeoffice-Zulage vorgeschrieben ist, entscheiden sich viele Unternehmen dafür, eine solche Zulage zu gewähren, um ihre Wettbewerbsfähigkeit als Arbeitgeber zu verbessern. Bei der Festlegung einer Zulage als Teil eines Vergütungspakets sollten Sie Folgendes beachten:

Versteckte Kosten der Arbeit im Homeoffice

Obwohl die Telearbeit viele Vorteile hat, bringt sie auch einige versteckte Kosten mit sich, insbesondere für die Beschäftigten. So wurden in einer niederländischen Studie zusätzliche Kosten wie höhere Strom-, Wasser- und Gasrechnungen genannt, ganz abgesehen von kleinen Ausgaben wie Toilettenpapier, Tee oder Kaffee. Hinzu kommen die naheliegenden Kosten für die Einrichtung des Homeoffices, die Online-Anbindung und die Wartung. So schreibt Sheryl Munk von Forbes: „Den Arbeitskräften entstehen u. U. Kosten für Büromaterial (z. B. Druckerpatronen) und teilweise müssen sie sogar Schreibtische, Stühle, Monitore und andere wichtige Büroausstattung kaufen. Und dann gibt es noch weitere, weniger sichtbare Kosten, wie z. B. die potenziellen Kosten für den erhöhten Verschleiß der persönlichen technischen Geräte der Beschäftigten.“

Beschäftigungsgesetze

Manchmal müssen sich internationale Unternehmen mit gesetzlichen Vorschriften für Zulagen auseinandersetzen, die es an einem Standort gibt, an anderen wiederum nicht. Die Kenntnis und Einhaltung der Vorschriften an jedem Standort, an dem Sie Telearbeitskräfte beschäftigen, hilft Ihnen, kostspielige Geldbußen oder Strafen zu vermeiden. Unabhängig von der Frage, ob die Gewährung von Zulagen für Telearbeitskräfte gesetzlich vorgeschrieben ist, sollten Sie versuchen, ein Vergütungspaket für Telearbeitskräfte zu schnüren, das unabhängig von dem Standort fair ist.

Alternative Arbeitgeberleistungen

Direkte finanzielle Zuschüsse sind nicht die einzige Möglichkeit, Telearbeitskräfte zu entschädigen und zu unterstützen. Überlegen Sie, ob Sie ein Paket schnüren wollen, das einige dieser alternativen Leistungen enthält, z. B:

• Gesundheits- und Wellnesstage
• Mahlzeiten
• Büroausstattung
• Weiterbildungen und Führungskräfteschulungen
• Mitgliedschaften in Fitnessstudios

Ein Zulagenprogramm für die Arbeit im Homeoffice und darüber hinaus

Wenn Sie ein Programm zur Gewährung von Zulagen für die Arbeit von zu Hause bieten, zeigt dies Ihr Engagement für Ihre Beschäftigten und kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil als Arbeitgeber verschaffen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie sich über die Zulagenregelungen in allen Ländern informieren, in denen Sie Telearbeitskräfte beschäftigen, genauso wie in den Ländern, in denen Sie neues Personal suchen. Bei der Erweiterung Ihrer Telearbeitskräfte kann ein Anbieter für globale Beschäftigungslösungen Sie nicht nur zu den Zulagen für Telearbeit, sondern auch zu anderen HR- und Payroll-Themen in Ländern überall auf der Welt beraten. Haben Sie eine spezielle Frage zur Beschäftigung oder Bezahlung Ihrer internationalen Arbeitskräfte? Kontaktieren Sie uns noch heute, um mit einem Global Solutions Advisor zu sprechen.