La globalización ya no es algo reservado a las organizaciones más grandes. Hoy en día resulta raro encontrar una cadena de suministro, una línea de producción, equipos de desarrollo y soporte o un modelo de ejecución que no sea internacional. Esto significa que cada vez son más las empresas que contratan a trabajadores que teletrabajan desde otros países, y a menudo esto redefine las estructuras de gestión, las capacidades de supervisión y la cultura empresarial.
Analicemos cómo pueden superar las empresas internacionales los desafíos que se les plantean y gestionar una plantilla remota de forma eficaz.
Sugerencias para gestionar una plantilla remota internacional
El teletrabajo es ahora más popular que nunca y esta tendencia no va a desaparecer a corto plazo. Las expectativas de los empleados han cambiado, ya que los que teletrabajan disfrutan de un mejor equilibrio entre su vida laboral y personal y de una mayor productividad, entre otras ventajas.
Para algunas empresas internacionales, puede suponer un reto gestionar un equipo cada vez más disperso al tiempo que ofrecen la flexibilidad que los trabajadores desean. Algunos aspectos a tener en cuenta:
- Falta de claridad. Puede requerir más tiempo y esfuerzo asegurar que todos sigan la misma línea con respecto a proyectos, funciones y responsabilidades.
- Colaboración con distintas zonas horarias. Los miembros de un equipo ubicados en distintas zonas horarias sin tiempos de trabajo que coincidan pueden necesitar tomar medidas adicionales para colaborar de forma eficaz.
- Comunicación. Las diferencias culturales y las escasas o nulas oportunidades de interacción directa y en persona podrían conducir a una mala comunicación.
- Incorporación. Los pasos necesarios para emplear a trabajadores en diferentes países varían, por lo que puede suponer el empleo de recursos adicionales para contratar una plantilla distribuida por todo el mundo, al tiempo que se tienen en cuenta los diferentes requisitos legales.
- Responsabilidad. A algunos directores les puede resultar difícil realizar un seguimiento de la productividad de los empleados y supervisar su responsabilidad cuando los equipos trabajan en diferentes lugares y en diferentes horarios.
- Cultura. Teletrabajar puede dificultar que algunos empleados se sientan conectados a la cultura de la organización.
Entonces, ¿cómo puedes prevenir y superar estos obstáculos en tu organización?
1. Establecer expectativas claras y hacerlas visibles a todo el equipo
La incertidumbre fomenta la confusión y puede conducir a errores innecesarios que influyan en la productividad y la eficiencia. Los empleados necesitan unas directrices claras sobre su función y el enfoque de la organización con respecto al teletrabajo. Los empleadores deben explicar claramente:
- Prioridades
- Hitos
- Objetivos de rendimiento
- Responsabilidades
- Políticas de la organización
Además de establecer las expectativas, las organizaciones internacionales deben pedir a sus empleados que hagan lo siguiente:
- Facilitar su información de contacto. Los trabajadores que teletrabajan mantener actualizada su información de contacto e indicar el mejor horario para contactar con ellos.
- Comunicar su disponibilidad. Los empleados remotos deben hablar con el responsable de su equipo, el director o quien corresponda si no van a estar disponibles durante sus horas de trabajo habituales. Y si la organización no les exige unos horarios de trabajo fijos, los empleados deben aclarar cuándo van a estar disponibles y cuándo no.
- Hacer preguntas. Anima a tus empleados remotos a que hagan preguntas sobre cualquier cosa acerca de la que tengan dudas. Si se sienten cómodos expresando sus dudas, se sentirán menos obligados a adivinar o hacer suposiciones y se evitarán malentendidos graves.
- Expresar sus necesidades y preocupaciones. Asegúrate de que los miembros del equipo que teletrabajan sepan que pueden compartir sus preocupaciones de forma segura y solicitar la asistencia que necesiten.
Al ofrecer oportunidades para aclarar sus expectativas según sea necesario, se crea una relación saludable entre empleador y empleado y se obtiene información sobre el rendimiento individual y los objetivos de desarrollo personal.
2. Utilizar herramientas y tecnologías digitales que fomenten la cohesión
Los servicios y herramientas digitales pueden cerrar cualquier brecha que separe a los equipos internacionales. Por ejemplo:
- Herramientas de colaboración. Utiliza herramientas para ayudar a los equipos dispersos a trabajar juntos. Poder ver el estado de los proyectos, incluso de aquellos en los que no estén contribuyendo directamente, permite a los empleados tener una visión más amplia de lo que está ocurriendo en la organización y de cómo encajan las tareas de todos.
- Herramientas de comunicación. Muchas herramientas de colaboración tienen funciones de chat y otras funciones de comunicación integradas, pero a veces los empleados pueden necesitar comunicarse de otra forma. Contar con herramientas específicas para la comunicación personal y grupal ayudará a mantener conectados a tus equipos internacionales.
- Productividad. Respalda la eficacia y el éxito en toda la organización con herramientas que permitan organizar tareas, hacer recordatorios y mejorar el funcionamiento de otras herramientas.
- Herramientas de gestión de proyectos. Los proyectos a pequeña escala se pueden gestionar fácilmente con herramientas de colaboración, pero las herramientas de gestión de proyectos más sólidas serán de más ayuda para los equipos internacionales que se enfrentan a proyectos grandes a largo plazo.
3. Comunicarse regularmente
Establecer un plan de comunicación digital sólido es esencial para el éxito de un equipo remoto. Dicho esto, tampoco conviene excederse: los equipos internacionales deben evitar la sobrecomunicación.
En primer lugar, fomenta la microgestión, que es ineficaz para el director y frustrante para el empleado. Además, el exceso de reuniones de equipo consume el recurso más valioso: el tiempo.
En cambio, piensa en una comunicación basada en la confianza.
Para que los empleados que teletrabajan lo hagan lo mejor posible, necesitan comprender el alcance que tiene su trabajo y tener la confianza de que su equipo respaldará sus esfuerzos. Del mismo modo, los directores necesitan tiempo para tomar decisiones de alto nivel que afecten positivamente a la trayectoria de su departamento. Para ganar ese tiempo, deben confiar en que el trabajo que realice su equipo está cumpliendo sus objetivos y corregirles solo cuando no lo hagan.
Esa confianza se logra programando bien las reuniones y el seguimiento.
Al planificar el calendario de reuniones, piensa en lo que necesita cada equipo y no toda la organización. Si no estás seguro de que las reuniones estén aportando valor, utiliza el método Goldilocks: prueba a tener más y, a continuación, prueba a tener menos, haciendo un seguimiento de la respuesta de los empleados.
4. Hacer seguimiento de los progresos
Después de aclarar las expectativas y establecer objetivos clave de rendimiento, es imprescindible realizar un seguimiento diligente de los mismos. Según Chris Christoff, desarrollador principal de Monster Insights:
«Yo sugiero crear una hoja de cálculo con los objetivos clave de rendimiento de los equipos, para que sepan qué objetivos tienen que cumplir cada trimestre. Independientemente de sus zonas horarias, los miembros de nuestro equipo deben saber lo que se espera de ellos y cuándo nos reunimos cada semana. Si podemos ver de un vistazo quién lo está haciendo bien y quién necesita ayuda, podremos mantener los proyectos en marcha mientras ayudamos a nuestros empleados a perfeccionar sus habilidades».
El seguimiento de los progresos ayudará a que los empleados se responsabilicen de su trabajo y permitirá garantizar que todos contribuyan a completar los proyectos y cumplir los objetivos generales de la organización.
5. Ofrecer oportunidades para reunirse
Los equipos que teletrabajan a veces pueden sentirse desligados y, cuando los compañeros están dispersos por todo el mundo, tal vez con diferencias culturales y barreras lingüísticas, puede ser mucho más difícil desarrollar un sentido de comunidad fuerte.
Generar oportunidades para que los empleados que teletrabajan puedan interactuar entre ellos fuera del contexto de las tareas y los proyectos de trabajo puede ayudar a fomentar la cultura de la organización. Algunas opciones:
- Ejercicios de integración de equipos. Adapta los ejercicios tradicionales de integración de equipos para su uso virtual o realiza actividades exclusivas de integración de equipos virtuales diseñadas exclusivamente para tu equipo. Ofrece a los miembros del equipo la oportunidad de sugerir ideas para mejorar el compromiso de los empleados.
- Salas de estar virtuales. Las salas de estar y lugares de descanso virtuales pueden ayudar a que los miembros del equipo se conozcan entre sí y se sientan más vinculados.
- Visitas virtuales. ¿Tiene tu organización alguna oficina física? Ofrece visitas virtuales para que los empleados puedan realizarlas desde cualquier lugar del mundo. También puedes permitir que los empleados muestren sus espacios de trabajo si quieren.
- Reuniones presenciales ocasionales. Reunirse cara a cara, aunque sea solo una vez cada uno o dos años, puede fortalecer significativamente el sentido de unidad de un equipo virtual.
Hacer crecer tu plantilla remota internacional
La buena gestión de una plantilla remota internacional conduce inevitablemente a la necesidad de ampliarla. Sin embargo, cuando se encuentran buenos candidatos en países en los que una empresa no tiene una entidad constituida, esto puede resultar complicado, especialmente en lo que respecta al cumplimiento en materia de recursos humanos y nóminas.
Un EOR puede ayudar a tu organización con la parte compleja para que puedas contratar e incorporar trabajadores internacionales de forma rápida. Un EOR se encarga de garantizar que los contratos, prestaciones y nóminas cumplan con la legislación vigente, de forma que tú solo tengas que centrarte en la gestión de tus trabajadores en el extranjero y en las contribuciones que hacen para que tu empresa tenga éxito.
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