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Was ist ein Employer of Record?

Für viele Unternehmen ist das „Warum“ einer internationalen Expansion ziemlich klar: Zugang zu einem größeren Kundenstamm oder Talentpool, Voranbringen einer Mission oder Übernahme eines anderen Unternehmens. Das Problem ist das „Wie“. Dank eines Employer of Record muss es aber gar nicht schwierig sein.

Einfach gesagt ist ein Employer of Record, auch als EOR bezeichnet, eine Möglichkeit, schnell Arbeitskräfte in neuen globalen Märkten einzustellen, ohne dabei die mit der Gründung einer Niederlassung vor Ort verbundenen hohen Kosten und Risiken auf sich nehmen zu müssen.

Wie funktioniert ein Employer of Record?

Ein Employer-of-Record-Dienstleister hat bereits die oftmals teure und aufwendige Aufgabe übernommen, Niederlassungen rund um den Globus zu gründen. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Anforderungen in Bezug auf Bankgeschäfte, Versicherungen, Steuern, HR, Betriebsstätte und Verträge erfüllt sind und die lokale Infrastruktur für die Beschäftigung und Bezahlung lokaler Arbeitskräfte vorhanden ist.

Da ein Employer of Record in den Ländern, in denen er eine Niederlassung unterhält, Arbeitskräfte einstellen kann, bietet er Unternehmen, die in neue Märkte expandieren möchten, genau das: die Möglichkeit, Arbeitskräfte im Ausland einzustellen, ohne dort eine Niederlassung zu haben, verbunden mit dem landesspezifischen Know-how, um dies rechtskonform zu tun.

Wenn Sie einen EOR in Anspruch nehmen, verlassen Sie sich darauf, dass der Dienstleister Arbeitskräfte für Sie einstellt und die rechtliche Verantwortung für die Einhaltung aller gehalts- und arbeitsrechtlichen Vorschriften des Landes übernimmt. Der Employer of Record: 

  • Stellt lokale Arbeitskräfte mit rechtskonformen Verträgen ein
  • Überweist Gehälter, Steuern und sonstige geschuldete Arbeitgeberleistungen
  • Unterstützt die inländischen Arbeitskräfte bei HR-Themen

Während der Employer of Record HR und Payroll für die inländischen Arbeitskräfte übernimmt, sind Sie als Kundenunternehmen für die Abwicklung der täglichen Arbeit der Beschäftigten verantwortlich. Letztendlich profitieren Sie von den Leistungen der inländischen Arbeitskräfte, ohne dass Ihr Unternehmen dafür Risiken übernimmt.

Ist ein EOR dasselbe wie eine PEO?

Auch wenn sich ein Employer of Record und eine PEO (Professional Employment Organization) ähneln, sind sie dennoch nicht dasselbe.

In den USA, wo sie weit verbreitet sind, werden PEOs traditionell als Co-Employment-Arrangements genutzt, bei denen die HR-Administration und die Payroll vom täglichen Management der Arbeitskräfte getrennt sind. Die PEO kümmert sich um HR und die Payroll und der Co-Employer managt die Arbeitskräfte. Beim Co-Employment müssen sich sowohl die PEO als auch das Unternehmen als Firma in dem Land registrieren, in dem sich die Arbeitskräfte befinden (oftmals in den USA), und beide Unternehmen teilen sich die rechtliche Verantwortung für die Arbeitskräfte.

Wenn von einer ähnlichen Art der Dienstleistung für internationale Arbeitskräfte die Rede ist, bezeichnen die Anbieter ihre Dienste oft als „globale PEO“ oder „internationale PEO“. Damit meinen diese Anbieter in der Regel jedoch nicht ein Co-Employment-Arrangement, wie es in den USA typischerweise von einer PEO erbracht wird, sondern eine ausgelagerte Dienstleistung wie den „Employer of Record“.

Der Hauptunterschied zwischen einem Employer of Record und einer PEO besteht darin, dass für die Zusammenarbeit mit einer PEO eine Niederlassung im Ausland vorhanden sein muss und die rechtliche Verantwortung geteilt wird. Wenn hingegen ein Employer of Record in Anspruch genommen wird, liegen die Last der Gründung einer Niederlassung sowie die rechtliche Verantwortung einzig beim Employer of Record.

Wann sollte ein Employer of Record genutzt werden?

Wenn Sie an den globalen Expansionsplänen Ihres Unternehmens mitwirken, wissen Sie, dass es dabei eine Menge zu beachten gibt. Wenn Ihrem Unternehmen das langsame Tempo oder das fehlende landesspezifische Know-how Sorgen bereitet, kann ein Employer of Record die beste Option sein, um Ihre globalen Wachstumsziele zu erreichen.

Im Folgenden finden Sie einige häufig anzutreffende Situationen, in denen sich Unternehmen wie das Ihre an einen Employer of Record wenden, damit dieser sie bei ihrer Expansion ins Ausland unterstützt.

Als Vehikel zur Erkundung neuer Märkte. 
Ein EOR ermöglicht Ihnen, die Bereitschaft eines internationalen Marktes zu testen, indem er für Sie Arbeitskräfte in Ihren Zielländern einstellt. Sie können dann erst einmal „die Fühler ausstrecken“, indem Sie den Betrieb mit Ihren neuen Arbeitskräften aufnehmen, ohne die Zeit und das Geld investieren zu müssen, die für die Gründung einer Niederlassung erforderlich sind.

Zum Schutz gegen Gesetzesverstöße durch die Beschäftigung freier Mitarbeiter:innen. 
Wenn Sie im Rahmen Ihres internationalen Wachstumsplans auf freie Mitarbeiter:innen zurückgreifen, kann es sein, dass ihre Tätigkeit zu sehr dem ähnelt, was die lokale Regierung für Arbeitnehmer:innen vorschreibt. Durch diese freien Kräfte laufen Sie deshalb Gefahr, gegen Arbeits- oder Steuerrecht zu verstoßen. Ein EOR kann Ihre freien Kräfte unter Einhaltung aller lokalen Anforderungen für Sie einstellen und so Strafen wegen Nichteinhaltung der Compliance-Vorgaben verhindern.

Als eine stellvertretende Firma. 
Vielleicht hat Ihr Unternehmen einen neuen Wachstumsmarkt identifiziert und entschieden, dass die Gründung einer Niederlassung die beste Vorgehensweise ist. Aber Sie müssen schnell den Betrieb aufnehmen, und die Gründung einer Niederlassung ist langwierig und komplex. Mit einem EOR stehen Ihnen innerhalb weniger Wochen Arbeitskräfte in dem neuen Land zur Verfügung, während sich Ihr Unternehmen parallel dazu mit der Niederlassungsgründung befassen kann.

Um einen Firmenkauf durchzuführen. 
Wenn Ihr Unternehmen kürzlich eine Belegschaft in einem neuen Land übernommen hat, die neuen Arbeitskräfte aber nicht rechtskonform bezahlen kann, weil die Rechtspersönlichkeit nicht Teil des Deals war, kann ein EOR die Arbeitskräfte rechtskonform in Ihrem Namen bezahlen – für einen unbegrenzten Zeitraum oder bis Sie selbst eine Niederlassung in dem Land gegründet haben. 

Was können Sie von einem Dienstleister erwarten?

Bei der Auswahl eines Employer-of-Record-Dienstleisters sollten Sie zum Schutz Ihres Unternehmens gewisse Qualitätskriterien berücksichtigen. 

Von besonderer Bedeutung ist, wie gut der Anbieter die lokalen Bedingungen in dem Land kennt, in das Sie expandieren möchten. Ein Kriterium dafür ist, wie lange der Dienstleister bereits in dem Land aktiv ist und ob er dort über eine eigene Niederlassung verfügt und nicht nur auf lokale Partnerschaften zurückgreift. Folgende Fragen könnten Sie dem Dienstleister stellen: 

Haben Sie eine permanente Niederlassung im Land?
Nur eine permanente Niederlassung, wie eine LLC oder eine Dienstleistungsniederlassung, kann die lokale Rechnungsstellung und andere umfassende HR-Dienstleistungen anbieten. Eine permanente Niederlassung ist auch ein Indikator für die Absicht des Dienstleisters, dauerhaft Dienstleistungen in dem Land zu erbringen, denn er hätte die Zeit und den Aufwand für die Gründung einer Niederlassung nicht in Kauf genommen, wenn das Land für ihn keine Priorität hätte.

Wie gut kennen Ihre Angestellten die lokalen Verhältnisse?
Der Employer of Record sollte über lokales Personal verfügen, das für den Kunden die gesamte HR-Administration und Payroll übernimmt. Top-Anbieter verfügen außerdem über mindestens ein Jahr Erfahrung mit der direkten Beschäftigung in dem Land und haben mehrere Kundenbeispiele, die ihre Kompetenz belegen. Wenn ein für Sie tätiger Employer of Record nicht über ein umfassendes landesspezifisches Know-how verfügt, ist er möglicherweise nicht in der Lage, komplexe Beschäftigungssituationen für Sie zu verwalten.

Employer of Record für weltweite Beschäftigungsanforderungen

Safeguard Global verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung und ist damit der „dienstälteste“ Employer of Record am Markt. Unternehmen auf der ganzen Welt verlassen sich auf die Dienste von Global Employment Outsourcing (GEO), um in mehr als 179 Länder der Erde zu expandieren und Arbeitskräfte schnell und rechtskonform einzustellen. 

Wir sind schon so lange dabei, dass wir bereits fast jedes mögliche internationale Beschäftigungsszenario gesehen haben. Mit unserem umfassenden landesspezifischen Know-how wissen wir, was erforderlich ist, damit globale Beschäftigung ein Erfolg wird. Sprechen Sie noch heute mit einem unserer Global Solutions Advisors, um herauszufinden, ob der Employer-of-Record-Service von GEO für Sie passend ist.