Employer of Record vs. eigene Gesellschaft: Was lohnt sich wann für deutsche Unternehmen?

Woran merkt ein deutsches Unternehmen, dass es aufhören sollte, theoretisch abzuwägen, und anrufen sollte?

Der richtige Moment ist, wenn die Idee für die Einstellung zum ersten Mal auf dem Tisch liegt, nicht erst, wenn es einen Kandidaten gibt. Viele deutsche Unternehmen gehen es andersherum an: erst rekrutieren, dann überlegen, wie man die Person anstellt. Aber die Frage nach dem Wie gehört vor den Recruiting-Prozess.

Jedes Land hat eigene Rechte und Pflichten, und die wirken sich direkt auf die Vertragsverhandlung aus. In Portugal zum Beispiel ist das Jahresgehalt gesetzlich auf 14 Monatsgehälter verteilt. Wer dort mit deutschen Vorstellungen ein Monatsgehalt verhandelt, hat sich schnell verrechnet. Auch Probezeiten, Kündigungsfristen, Wettbewerbsverbote und Pflicht-Benefits unterscheiden sich von Land zu Land. Ein Unternehmen muss also wissen, wie eine Person dort angestellt werden muss und was legal ist, bevor es mit ihr über Gehalt und Startdatum spricht.

In der Praxis kommen deutsche Unternehmen meist mit einem von vier Zielen zu uns:

• Einen neuen Absatzmarkt erschließen: Sie wollen einen neuen Markt öffnen und vor Ort Kunden akquirieren und betreuen. Oftmals macht es Sinn, den Markt zunächst mit einem kleinen Team zu testen.
• Einen neuen Standort aufbauen: Sie gehen gezielt in eine Region, weil sie dort Fachkräfte finden oder günstiger entwickeln oder produzieren können. Solche Teams sind meist von Anfang an dauerhaft geplant, und die eigene Gesellschaft wird deutlich früher zum Thema.
• Flexibilität, um Talente zu gewinnen und zu halten: Sie haben den idealen Kandidaten gefunden, der nicht in Deutschland lebt, oder ein geschätzter Mitarbeiter zieht ins Ausland um, und sie wollen ihn halten.
• Freelancer, die eigentlich Mitarbeitende sind: Sie arbeiten schon länger mit Freiberuflern im Ausland zusammen, die faktisch wie Angestellte arbeiten, und wollen das Risiko der Scheinselbstständigkeit beseitigen, bevor es bei einer Prüfung auffällt.

Schon das Ziel hinter der Einstellung gibt einen ersten Hinweis darauf, ob ein Employer of Record (EOR) oder eine eigene Gesellschaft das richtige Modell ist. Und je früher das geklärt ist, desto weniger muss man später korrigieren.

Wie viele starten mit ein oder zwei Personen, wie viele mit einer größeren ersten Einstellungswelle?

Die Mehrheit der deutschen Unternehmen, mit denen ich spreche, startet mit ein oder zwei Mitarbeitenden. Um einen Markt zu testen, reicht das oft völlig aus. Typisch ist die erste Vertriebsperson, ein Pre-Sales oder Customer Success, um näher am Kunden sein zu können. Danach schaut das Unternehmen, wie der Markt reagiert, und baut gegebenenfalls weiter aus.

Genau in dieser Testphase spielt ein Employer of Record (EOR) seine Stärke aus: Man ist schnell und rechtssicher vor Ort, ohne sich mit einer eigenen Gesellschaft langfristig festzulegen. Mit fünf oder mehr Leuten starten fast nur Unternehmen, die gezielt einen dauerhaften Standort aufbauen, etwa einen Entwicklungs-Hub. Bei ihnen stellt sich die Frage nach einer eigenen Gesellschaft vom ersten Tag an.

Was ist die häufigste Fehlentscheidung zwischen EOR und eigener Gesellschaft?

Die häufigste Fehlentscheidung ist, dass diese Wahl gar nicht getroffen wird. Der erste Gedanke der meisten Unternehmen ist: „Wir beauftragen die Person einfach als Freelancer.“ Oft liegt das schlicht daran, dass viele das Konzept EOR gar nicht kennen. Ein Freiberufler scheint dann die einzige Möglichkeit zu sein, schnell jemanden im Ausland an Bord zu holen.

Das Problem: Sobald diese Person wie ein Mitarbeiter arbeitet, ist es keine freie Mitarbeit mehr. Das ist etwa dann der Fall, wenn sie

• weisungsgebunden ist und feste Arbeitszeiten hat,
• in das Team eingebunden ist,
• eine Firmen-E-Mail nutzt und
• faktisch nur für dieses eine Unternehmen arbeitet.

Dann liegt ein hohes Risiko der Scheinselbstständigkeit vor, und das in einem Land, dessen Regeln das Unternehmen meist nicht kennt. In Spanien spricht man vom „falso autónomo“, in Portugal von „falsos recibos verdes“. Die Konsequenzen ähneln sich: Nachzahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Bußgelder und Arbeitnehmerrechte, die die Person rückwirkend einfordern kann.

Wenn Unternehmen sich dann tatsächlich zwischen EOR und eigener Gesellschaft entscheiden, sehe ich vor allem einen Fehler: Sie gründen zu früh, also eine eigene Gesellschaft für eine einzige Person. Je nach Land dauert es Wochen oder sogar Monate, bis die Gesellschaft gegründet, registriert und für die Lohnabrechnung aufgesetzt ist. In dieser Zeit ist die Wunschkandidatin unter Umständen längst bei einem anderen Arbeitgeber, und der Markteintritt verzögert sich erheblich.

Dazu kommen die laufenden Kosten für Buchhaltung, Jahresabschluss, Steuern und Payroll, jedes Jahr und für einen einzigen Mitarbeiter. Funktioniert der Markt nicht, ist die Auflösung der Gesellschaft noch einmal aufwendig. Mit einem EOR dagegen kann ein Unternehmen eine neue Person innerhalb weniger Wochen, teils sogar innerhalb weniger Tage, rechtssicher anstellen.

Ein anonymisiertes Unternehmen, bei dem EOR klar richtig war, und eines, bei dem eine eigene Gesellschaft die bessere Wahl war.

EOR ist klar die bessere Wahl, wenn ein Unternehmen einen Markt erst einmal testen will und dafür zunächst ein bis zwei Personen braucht. Es kann damit rechtskonform im Land einstellen, sehen, wie der Markt reagiert, und dann in Ruhe abwägen, ob sich ein strategischer Ausbau mit eigener Niederlassung lohnt. Dasselbe gilt für Unternehmen, die gar kein strategisches Ziel mit einem Land verbinden, sondern ihre Mitarbeitenden schlicht dort anstellen wollen, wo sie sie finden. EOR gibt ihnen genau diese Flexibilität.

Hat ein Unternehmen den Markt dagegen bereits getestet oder will es aus Kostengründen gezielt ein ganzes Team in einem anderen Land aufbauen, sollte es über eine eigene Niederlassung nachdenken.

In der Praxis ist es oft kein Entweder-oder. Viele Unternehmen starten mit EOR für die ersten Personen und bauen parallel die Niederlassung auf. So verlieren sie keine Zeit im Markt und können die Gesellschaft trotzdem in Ruhe aufsetzen. Wenn sie steht, werden die Mitarbeitenden übernommen.

Ein aktuelles Beispiel ist ein SaaS-Unternehmen, das den japanischen Markt erschließen wollte. Es wusste von Anfang an, dass dieser Markt wachsen und viel Personal brauchen würde. Deshalb haben wir parallel zwei Dinge gemacht:

• Wir haben die ersten Mitarbeitenden über unseren EOR angestellt.
• Wir haben die Gründung der japanischen Niederlassung begleitet, einschließlich der Arbeitsverträge und der Benefits im Land.

Die Gründung hat acht Monate gedauert. In dieser Zeit hat das Unternehmen über EOR sein komplettes Team von 15 Personen eingestellt. Als die Niederlassung bereit war, haben wir die Mitarbeitenden übertragen. Sie waren zu diesem Zeitpunkt vollständig eingearbeitet, und das Geschäft lief ohne Unterbrechung weiter. Ohne EOR hätte das Unternehmen acht Monate lang niemanden in Japan anstellen können.

Ab wann kippt die Antwort? Ab wann sollte ein Unternehmen, das mit EOR gestartet ist, eine eigene Gesellschaft planen?

Als Faustregel gilt: Wenn ein Unternehmen im zweistelligen Bereich Mitarbeitende in einem Land beschäftigt, sollte es die eigene Gesellschaft ernsthaft prüfen. Dabei gibt es vor allem zwei Punkte zu bedenken.

Erstens die Kostenseite. Ab einer gewissen Größe kann eine eigene Niederlassung günstiger sein als EOR. Wo dieser Punkt liegt, hängt aber stark davon ab, wie man die Gesellschaft aufstellt. Themen wie Payroll, HR und Accounting müssen von jemandem mit lokaler Expertise begleitet und abgewickelt werden. Ob man diese Leistungen auslagert oder selbst einen lokalen HR- und Payroll-Spezialisten und Buchhalter einstellt, verschiebt die Break-even-Rechnung deutlich.

Zweitens die rechtliche Grundlage. Je nachdem, was ein Unternehmen im Land tut, wird irgendwann das Betriebsstättenrisiko zum Thema. Sobald vor Ort eigene Verträge abgeschlossen und Umsätze erzielt werden, kann eine steuerliche Betriebsstätte entstehen, und damit werden Unternehmenssteuern im Land fällig. Spätestens dann ist eine eigene Gesellschaft meist der sauberere Weg.

Wichtig ist deshalb, rechtzeitig zu planen. Die Gründung einer Gesellschaft kann je nach Land viele Monate dauern. Wer frühzeitig beginnt, kann die Mitarbeitenden ohne Unterbrechung vom EOR in die eigene Gesellschaft übernehmen.

EOR oder eigene Gesellschaft? Die wichtigsten Unterschiede im Überblick

Nicht jeder EOR kann in jedem Land Visa-Sponsoring anbieten. Haben Sie ein reales Beispiel, bei dem das den Plan eines Unternehmens verändert hat?

Ja, und davon gibt es viele. In vielen Ländern ist streng geregelt, welche Unternehmen Arbeitserlaubnisse sponsern dürfen und unter welchen Bedingungen. Ein sehr gutes Beispiel ist die APAC-Region. In den meisten Ländern dort braucht man eine Sponsoring-Lizenz, und oft muss zusätzlich ein bestimmtes Verhältnis zwischen einheimischen Mitarbeitenden und Expats eingehalten werden.

Vor Kurzem hatte ich die Anfrage eines Kunden, der eine Person in der APAC-Region einstellen wollte. Zur Wahl standen Singapur und Taiwan. Die Person sollte aus Deutschland dorthin umziehen und brauchte deshalb ein Visum. Das Problem: In Singapur dürfen EOR-Anbieter seit Juli 2024 keine Arbeitsvisa mehr für ausländische Fachkräfte beantragen, die für ein Unternehmen ohne eigene Präsenz im Land arbeiten. Expats können dort nur über eine eigene lokale Gesellschaft angestellt werden.

Da der Kunde keine eigene Gesellschaft gründen wollte, haben wir uns auf Taiwan konzentriert und zusätzlich weitere Länder in der Region verglichen, um die beste Lösung für ihn zu finden.

Die Lehre daraus: Die Frage nach Staatsangehörigkeit und Arbeitserlaubnis gehört ganz an den Anfang der Planung. Sie kann darüber entscheiden, in welchem Land man überhaupt einstellt.

Was sollte jemand tun, der eine offene Stelle im Ausland und noch keinen Plan hat?

In den meisten Fällen kommen Unternehmen erst zu uns, wenn sie bereits eine Kandidatin oder einen Kandidaten gefunden haben, ohne zu wissen, wie sie die Person anstellen können und was dafür überhaupt nötig ist. Das ist die falsche Reihenfolge. Die Frage, wie man jemanden anstellt und was dafür benötigt wird, muss immer vor dem Recruiting stehen. Im besten Fall wird sie schon im Strategiegespräch geklärt, damit man das Recruiting, wo möglich, direkt auf das richtige Land ausrichten kann.

Konkret heißt das drei Schritte:

1. Das Ziel und die Rahmenbedingungen klären.
   1. Will ich einen Markt testen, gezielt einen Standort aufbauen oder einfach eine gute Person dort anstellen, wo sie lebt?
   2. Wird die Person im Land Verträge abschließen und Umsatz erzielen?
   3. Welche Staatsangehörigkeit wird die Person voraussichtlich haben, und braucht sie ein Visum?
   4. Was muss ich nach lokalem Recht anbieten, etwa bei Gehaltsstruktur, Probezeit, Kündigungsfristen und Pflicht-Benefits?
2. Die echten Kosten im Land verstehen.
   1. Das Bruttogehalt ist nur ein Teil. Dazu kommen die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, zusätzliche Monatsgehälter, wo sie üblich oder gesetzlich vorgeschrieben sind, sowie Pflicht- und marktübliche Benefits. Wer diese Kosten vorher kennt, kann im Gespräch mit Kandidaten realistische Angebote machen.
3. Frühzeitig einen Partner einbinden, der sich mit allen Varianten auskennt.
   1. Gemeint ist jemand, der über das lokale Arbeitsrecht und die Möglichkeiten vor Ort beraten kann, von EOR über Visa bis zur eigenen Gesellschaft. So weiß man, bevor man in die Gespräche mit Kandidaten geht, was man anbieten kann und was rechtlich möglich ist.

Was würden Sie einem Unternehmen sagen, das vor seiner ersten Auslandseinstellung steht und nicht sicher ist, ob es einen EOR braucht?

Führen Sie ein Gespräch, bevor Sie handeln. Ich merke oft, dass Unternehmen eine gewisse Scheu davor haben, mit einem Experten zu sprechen, vielleicht weil sie das Gefühl haben, sich damit schon festzulegen. Dabei kostet ein solches Gespräch nichts, und das Unternehmen gewinnt wichtige Einblicke in das Land, das lokale Recht und die Möglichkeiten, die es überhaupt gibt.

Selbst wenn EOR gar nicht auf Ihrem Radar ist: Ein 20-minütiges Gespräch schadet nicht. Wer dagegen auf Annahmen setzt oder die Anforderungen im Land nicht wirklich versteht, handelt sich später unter Umständen Probleme ein, die sich leicht hätten vermeiden lassen. Es ist immer einfacher, sich vorab über alle Optionen zu informieren, als hinterher zu korrigieren.

Wer konkret eine Stelle besetzen will, kann direkt mit einem unserer EOR-Experten sprechen. Und wer sich vorab erst einmal selbst umschauen möchte, findet hier einige Tools, die wir kostenlos zur Verfügung stellen, um Einblicke in die verschiedenen Länder zu gewinnen:

• Intelligent Workforce: Das kostenlose Tool von Safeguard Global hilft Ihnen, mögliche Einstellungsländer und die geschätzten Arbeitgeberkosten zu vergleichen.
• Kostenlose Länderleitfäden: Hier finden Sie Informationen zu EOR, Recruiting, Arbeitsrecht, Payroll, Benefits, Visa und Einwanderung sowie zur Gründung einer Gesellschaft in 187 Ländern.

Mein wichtigster Rat an jedes Unternehmen, das zum ersten Mal im Ausland einstellt: Sprechen Sie mit einem Experten, bevor Sie mit dem Recruiting beginnen.