Direkt anstellen oder Employer of Record: Können deutsche Unternehmen Mitarbeiter im Ausland ohne eigene Gesellschaft beschäftigen?

„Können wir die Person nicht einfach über unsere deutsche Lohnabrechnung laufen lassen?“ Diese Frage höre ich in fast jedem Erstgespräch. Ein typisches Beispiel: Ein kleines deutsches Beratungsunternehmen will Support rund um die Uhr anbieten, und der erste Supportmitarbeiter soll auf den Philippinen sitzen. Eine eigene Gesellschaft für eine Person rechnet sich nicht. Mitarbeitende einfach aus Deutschland zu bezahlen, ist nicht rechtskonform.

Die kurze Antwort lautet deshalb: in der Regel nein. Abgesehen von einigen Ländern, die ausländische Arbeitgeber zulassen, können Sie im Ausland nur über eine eigene Gesellschaft direkter Arbeitgeber sein. Die Alternative ist ein Employer of Record (EOR), der dort bereits eine Gesellschaft hat und rechtlicher Arbeitgeber wird, während Sie die tägliche Arbeit steuern.

Kann ich einen Mitarbeiter im Ausland einfach über unsere bestehende Lohnabrechnung bezahlen?

Ihre deutsche Payroll kennt nur deutsches Steuer- und Sozialversicherungsrecht. Wer dauerhaft in einem anderen Land lebt und arbeitet, fällt aber in aller Regel unter das Recht dieses Landes, egal was im Arbeitsvertrag steht. Eine befristete Entsendung mit A1-Bescheinigung ist eine Ausnahme, aber eben kein Dauerzustand. Der häufigste Fehler ist übrigens gar keine Entscheidung: Ein Mitarbeiter zieht nach Spanien, bleibt „erst mal“ auf der deutschen Lohnabrechnung, und plötzlich sind drei Jahre vergangen.

Was ist mit der Registrierung als ausländischer Arbeitgeber?

Das geht in einigen Ländern, innerhalb Europas sogar häufiger als viele denken, Spanien ist ein Beispiel. In anderen Ländern geht es gar nicht. Wie eingeschränkt das Modell sein kann, zeigt ausgerechnet Deutschland: Ein ausländisches Unternehmen ohne Präsenz hier kann sich zwar bei der Sozialversicherung anmelden, aber meist keine Lohnsteuer einbehalten. Die Mitarbeiter müssen ihre Steuern dann selbst erklären. Und auch wo es reibungslos läuft, sind Sie der Arbeitgeber, mit voller Verantwortung für Verträge, Kündigungen, Meldungen und in Ländern wie Frankreich oder Italien auch für Tarifverträge.

Was passiert, wenn ich einfach direkt bezahle, ohne Gesellschaft und ohne EOR?

Kurzfristig meistens nichts, und genau das ist das Tückische. Die Risiken bauen sich still auf und zeigen sich erst bei einer Prüfung oder einer Kündigung: Nachzahlungen von Sozialversicherung und Steuern über Jahre, Ansprüche aus lokalem Arbeitsrecht und je nach Tätigkeit sogar eine Steuerpflicht Ihres Unternehmens im Ausland. Und der Mitarbeiter steht ohne richtige Absicherung da, ohne Nachweis eines Arbeitsverhältnisses für Mietvertrag oder Visum. Für jemanden, den Sie langfristig halten wollen, ist das kein guter Start.

Ist es legal, jemanden im Ausland als Contractor zu bezahlen?

Ja, wenn die Person wirklich selbstständig ist. Für klar abgegrenzte Projekte ist das ein völlig legitimer Weg. Scheinselbstständigkeit kennt in Deutschland jeder Personaler. Was viele unterschätzen: Fast jedes Land hat seine eigene Version davon, und manche prüfen strenger als Deutschland. Entscheidend ist immer das Recht des Landes, in dem die Person arbeitet.

Woran erkenne ich, ob das Contractor-Modell passt?

Arbeitet die Person nach Ihren Weisungen und zu festen Zeiten? Hat sie eine Firmen-E-Mail, sitzt in Ihren Teammeetings und arbeitet mehr oder weniger nur für Sie? Bekommt sie jeden Monat denselben Betrag, ohne konkretes Projekt? Je öfter die Antwort Ja ist, desto eher ist es eine Anstellung. Meine Faustregel: Wenn Sie die Person im Organigramm führen, ist sie kein Contractor.

Ich habe vor meiner Zeit bei Safeguard Global selbst ein Importgeschäft aufgebaut und dort mit Contractors gearbeitet. Am Anfang fühlt sich das pragmatisch an. Man unterschätzt nur, wie schnell aus „wir testen das mal“ eine feste Rolle wird.

Was ist der Unterschied zwischen Contractor und EOR?

Ein Contractor ist ein eigenes Unternehmen. Er stellt Rechnungen, kümmert sich selbst um Steuern und hat keinen Kündigungsschutz. Über einen EOR stellen Sie dagegen einen echten Mitarbeiter ein, mit lokalem Arbeitsvertrag, Benefits und vollem Schutz des Arbeitsrechts, den Sie ganz normal führen. Der Contractor wirkt oft günstiger, aber der ehrliche Vergleich lautet: Contractor plus Risiko gegen EOR. Viele Kunden kommen genau dann zu uns, wenn ihre Contractors längst wie Mitarbeiter arbeiten.

Was ist der Unterschied zwischen eigener Gesellschaft und EOR?

Eine eigene Gesellschaft gibt Ihnen maximale Kontrolle, ist aber ein Projekt: Gründung, Bankkonto, teils ein lokaler Geschäftsführer, Buchhaltung, Jahresabschluss und Payroll. Das dauert oft Monate. Mit einem EOR ist die Person in den meisten Ländern in etwa zwei Wochen startklar. Bei Safeguard Global ist das eine Flat-Fee ohne versteckte Kosten.

Das ist aber keine Entscheidung für immer. Wächst das Team, wird die eigene Gesellschaft irgendwann wirtschaftlicher, meiner Erfahrung nach oft ab 10 bis 15 Mitarbeitern pro Land. Auch diesen Übergang begleiten wir.

Optionen für deutsche Unternehmen im Überblick

Wie finde ich den richtigen Weg für uns?

Ich frage immer zuerst: Wie viele Personen, für wie lange, und was machen sie konkret? Ein Entwickler ist anders zu bewerten als ein Vertriebler, der vor Ort Verträge abschließt. Dann: Wie schnell muss es gehen, und hat die Person eine Arbeitserlaubnis? Und schließlich: Ist das Land strategisch gesetzt oder ein Test?

Wichtig ist auch, sich bei Länderfragen auf Experten vor Ort zu verlassen. Ein Interessent hatte kürzlich gehört, EOR sei in Kenia nicht mehr erlaubt. Unsere lokale HR-Managerin konnte das schnell richtigstellen.

Nicht jedes Gespräch endet mit EOR. Ein deutsches Forschungsinstitut wollte einen Wissenschaftler zusätzlich in Teilzeit in den USA beschäftigen, parallel zu seinem deutschen Arbeitsvertrag. Ein zentraler Punkt war dabei das Arbeitnehmererfinderrecht: Erfindungen, die der Forscher macht, sollten klar dem Institut zustehen. Mit einem zweiten Arbeitgeber in den USA wäre diese Zuordnung komplizierter geworden. Nach Prüfung mit HR und Rechtsabteilung hat sich das Institut deshalb entschieden, selbst direkter Arbeitgeber zu bleiben. Das finde ich völlig nachvollziehbar. Ein EOR ist ein starkes Werkzeug, aber nicht für jeden Fall das richtige, und eine gute Beratung sagt das auch.

Mein Fazit in einem Satz

Wenn Sie die richtige Person gefunden haben, sollte das Land, in dem sie lebt, nie der Grund sein, sie nicht einzustellen.

Sie planen Ihre erste Einstellung im Ausland oder wollen Contractors sauber anstellen? Sprechen Sie mit mir oder meinen Kollegen im DACH-Team.