Wanneer moet een Nederlands bedrijf een Employer of Record inzetten voor personeel in het buitenland?

Een Nederlands familiebedrijf had het allemaal al eens gedaan. Medewerkers in Portugal en Italië? Gewoon geregistreerd als buitenlandse werkgever. Dus toen een medewerker naar de Spaanse kust verhuisde, leek Spanje een kwestie van hetzelfde nog een keer doen. Maanden later lag het dossier nog steeds stil. Documenten moesten worden vertaald, er moest een volmacht komen en een notaris. En de directeur moest eerst zelf een Spaans ID-nummer (NIE) aanvragen, om vervolgens in het vliegtuig te stappen en persoonlijk bij de notaris te verschijnen.

Met een Employer of Record heb je geen notaris nodig, hoef je geen documenten van bestuurders op te vragen en staat er doorgaans binnen twee weken een lokaal contract. Beau spreekt wekelijks met Nederlandse bedrijven die voor dezelfde vraag staan: wanneer is een Employer of Record de juiste keuze, en wanneer juist niet? We vroegen het hem.

Wat is het eerste signaal dat je moet stoppen met afwegen en echt de telefoon moet pakken?

Kijk, in de praktijk is het bijna altijd een concreet persoon. De hiring manager zegt: we hebben een kandidaat gevonden, die is zo goed, die willen we heel graag aannemen. En dan blijkt diegene in Polen of Italië te wonen, in een land waar je geen entiteit hebt, en dan landt het vaak op het bordje van HR. Of een medewerker die al jaren bij je werkt, wil naar het buitenland verhuizen en je wilt diegene niet kwijt.

Het tweede signaal is een datum. Neem de 183-dagenregel: ga je daaroverheen, dan word je automatisch belastingplichtig in dat land, ook als je je niet inschrijft. Of een A1-verklaring die niet meer te verlengen is.

En het derde signaal is iemand die al als freelancer voor je werkt, op vaste uren, elke maand betaald, zonder andere opdrachtgevers. Vroeg of laat zet de auditor daar vraagtekens bij, of krijg je een meningsverschil met diegene. Dan kan hij of zij zeggen: ho eens even, ik ben eigenlijk gewoon in dienst, jullie kunnen niet zomaar afscheid van me nemen. Mijn advies: wacht dat moment niet af. Geen entiteit hebben in een land hoeft geen reden te zijn om iemand niet aan te kunnen nemen.

Welk deel van de Nederlandse bedrijven die je dit jaar spreekt, begint met één of twee mensen in een nieuw land?

Het overgrote deel. Als ik terugkijk op de bedrijven die ik dit jaar heb gesproken over een eerste tewerkstelling in het buitenland, dan ging het in ruim acht op de tien gevallen om één of twee mensen. Een developer die naar Frankrijk verhuist. Een salesmanager in Bangkok. Eén consultant in Valencia.

Grotere aantallen zie ik ook, pak 'm beet dertig vacatures verspreid over acht landen, maar dan heb je het meestal over bedrijven die al internationaal actief zijn. En bij één medewerker ben ik daar heel duidelijk in: een eigen entiteit zou ik voor één medewerker niet aanraden, ook voor drie of vier nog niet. Daar gaat ontzettend veel tijd in zitten, het kan maanden duren en de kosten lopen flink op.

Wat is de meest gemaakte verkeerde keuze tussen een Employer of Record en een eigen entiteit?

Eerlijk gezegd is de grootste fout dat er helemaal geen keuze wordt gemaakt. Iemand werkt als freelancer, of staat nog op de Nederlandse payroll terwijl diegene al jaren in het buitenland woont. En de gedachte is: het gaat al zo lang goed, het zal wel goed blijven gaan. Ik vergelijk het altijd met autorijden zonder verzekering. Het gaat goed, totdat je een keertje uit de bocht vliegt.

De trigger is haast nooit de belastingdienst. Het is langdurig ziekteverlof, een bedrijfsongeluk, of het moment dat je afscheid wilt nemen. Ik sprak een bedrijf met een medewerker die al negen jaar in Thailand woont en werkt, maar vanuit een ander land op de payroll staat. Die medewerker kan zeggen: ik woon hier al dertien jaar, ik val onder het Thaise arbeidsrecht. Dan heb je als werkgever geen poot om op te staan.

De tweede fout is kiezen voor de goedkoopste partij zonder te kijken hoe die het lokaal regelt. In Frankrijk zijn er partijen die in plaats van portage salarial een consultancy-entiteit gebruiken. Dat wordt niet herkend als wettelijk correct, en dan heb ik medewerkers vier, vijf of zes maanden zien meekrijgen. Het enige wat ze hoeven te zeggen is: als je me dit niet geeft, stap ik naar de rechter.

Kun je één bedrijf noemen waar een Employer of Record duidelijk de juiste keuze was, en één waar je adviseerde om te wachten of een entiteit op te zetten?

Het eerste is een bedrijf met een software developer die al vier jaar in het team zat en naar Frankrijk verhuisde. Hij zat er eigenlijk al, de 183 dagen tikten door en ze wilden het per 1 augustus goed geregeld hebben. Een eigen entiteit voor één medewerker? Zeker niet interessant, en helemaal niet in Frankrijk met de bureaucratie die daarbij komt kijken.

De vraag was eigenlijk heel simpel: tot welk kostenniveau wil je hem behouden? Onderaan de streep ging het om een paar honderd euro per maand meer dan wat hij nu kostte. Tegenover vier jaar kennis en de kosten van een nieuwe medewerker werven, is dat snel uitgerekend. Op papier werkt hij dan voor ons in Frankrijk, maar in werkelijkheid verandert er niks. Hij blijft gewoon volledig onderdeel van het team. Had het om een CFO gegaan, dan was het een heel ander verhaal geweest.

Het tweede is een bedrijf dat in Spanje een verkoopteam wilde opbouwen, met twee nieuwe salesmedewerkers. Mijn eerste reactie was: waarom start je niet gewoon met een Employer of Record? Maar hun Spaanse klanten wilden zaken doen met een Spaanse partij, niet met een buitenlandse. Dan is een entiteit wél noodzakelijk. Toen die entiteit door een fusie een flink stuk naar achteren schoof, heb ik geadviseerd om voorlopig niks te veranderen. Ze hadden in Spanje al een registratie als buitenlandse werkgever lopen, met een medewerker op de payroll, en die constructie werkte gewoon. Om dat voor een jaartje om te gooien naar een Employer of Record, en daarna weer over te stappen naar de eigen entiteit, dat heeft weinig zin.

En soms is het antwoord gewoon nee. Bijvoorbeeld als een bedrijf al een flinke aanwezigheid in een land heeft, met een team dat daar omzet draait. Dan heb je om belastingtechnische redenen eigenlijk al een permanent establishment en hoort daar een eigen entiteit bij. Of als het om heel specifiek en gevaarlijk werk gaat, denk aan werken op een boorplatform. Dat gaat helaas niet vanwege de verzekeringen. Dan zeg ik dat liever meteen, in plaats van later sorry te moeten zeggen.

Wanneer kantelt het? Op welk moment moet een bedrijf dat met een Employer of Record begon, een eigen entiteit gaan plannen?

Er zit een houdbaarheidsdatum op een Employer of Record, en dat zeg ik ook gewoon tegen klanten. We beginnen vaak met een Employer of Record bij een nieuwe klant, maar gaat het goed lopen, dan ga je op termijn vanzelf naar een eigen entiteit of een registratie als buitenlandse werkgever.

Gemiddeld ligt dat omslagpunt tussen de 10 en de 15 medewerkers in één land, al verschilt het per land. Want het optuigen van een entiteit is één ding, maar daarna heb je ook boekhouding, payroll en HR-ondersteuning nodig, en in sommige landen een lokale directeur.

Het aantal is niet het enige. Neem een verkoper die in dat land omzet draait en contracten tekent, of een CFO: dan is de kans op permanent establishment veel groter en adviseren we eerder een entiteit. Soms dwingt de wet je ook. In Duitsland kun je een medewerker maximaal 18 maanden via een Employer of Record te werk stellen, in Frankrijk is het 36 maanden. Dan hoeft het overigens niet altijd een eigen entiteit te zijn. In veel landen, zoals Duitsland, Frankrijk en Spanje, kun je je ook registreren als buitenlandse werkgever. Of dat een goede optie is, hangt af van de rol en van het land, want in sommige landen zit daar ook weer een termijn aan.

Begin dus op tijd met plannen. Een entiteit in Spanje kost al snel 20 tot 30 weken voordat die volledig operationeel is. Is die er, dan zet je de medewerker over. Die overstap van onze Employer of Record naar je eigen entiteit is eenvoudig te regelen.

Employer of Record, buitenlandse werkgeverregistratie of eigen entiteit in één oogopslag

Niet elke Employer of Record kan in elk land een visum sponsoren. Heb je een voorbeeld waar dat een plan veranderde?

Het mooiste voorbeeld speelt eigenlijk in Nederland zelf. Een bedrijf met een eigen Nederlandse entiteit en negen kennismigranten in dienst. Alleen hadden ze niet de IND-status om zelf een visum te sponsoren. Dus gebruikten ze een Employer of Record om die mensen hier op de payroll te zetten én het visum te regelen. Toen het contract met hun huidige partij stopte, moesten al die negen visa worden overgezet naar een nieuwe sponsor. Dan wil je wel zeker weten dat die partij dat zelf kan, en niet pas tijdens de onboarding zegt: oh nee, toch niet. Let er dan ook op dat de 30%-regeling niet automatisch doorloopt.

Ook buiten Nederland bepaalt het visum vaak de planning. In Duitsland kun je iemand starten binnen enkele dagen tot twee weken, als diegene al het recht heeft om daar te werken. In Thailand duurt alleen het visumproces bij de lokale autoriteiten al zes tot acht weken. Een bedrijf dat 1 juli voor ogen had, kwam daardoor uit op augustus, of zelfs september.

Wat zijn de eerste twee dingen die iemand deze week moet doen, als er één openstaande rol in het buitenland is en nog geen plan?

Eén: bepaal het bruto jaarsalaris en de functieomschrijving, en laat daar een echte payroll-simulatie op draaien. Dus niet een online rekenmachine, want die zijn vaak gebaseerd op algemene data en daar zitten soms percentages in die helemaal niet relevant zijn. De grootste impact zit altijd in het stuk werkgeverslasten, en die kunnen per land flink verschillen. Praat ook altijd over een jaarsalaris, niet een maandsalaris. In Nederland heb je 8% vakantiegeld bovenop het bruto salaris, in Spanje is het gebruikelijk om door 14 te delen in plaats van door 12.

Twee: check de persoon en de rol. Waar woont diegene, heeft diegene het recht om daar te werken, en welke verblijfsvergunning heeft hij of zij? En kan het werk op afstand, of moet iemand op locatie zijn? Wij sturen nooit een arbeidsovereenkomst naar een medewerker zonder dat de functieomschrijving is gecheckt. En wees vanaf het begin transparant naar de kandidaat over hoe hij of zij wordt aangenomen. Er zijn zelfs klanten die dat al in de vacature zetten.

Wat zou je in één zin zeggen tegen een Nederlands bedrijf dat naar zijn eerste aanname in het buitenland kijkt?

Heb je de juiste persoon gevonden, dan mag het land waar diegene woont nooit de reden zijn om hem of haar niet aan te nemen: start met een Employer of Record.

Iemand aannemen in het buitenland? Plan een gesprek