Je contractor in het buitenland: werkt die voor zichzelf, of eigenlijk gewoon voor jou?

Vijf mensen in vier landen, en bijna elk land een andere constructie. Eén medewerker in de Verenigde Staten via een payrollpartij, twee in Frankrijk ook via een payrollpartij, de persoon die het traject leidde zelf in Nederland via een Employer of Record, en dan nog iemand in Portugal. De organisatie wilde alles onder één partij brengen: één platform, en een finance team dat niet per land een andere procedure hoeft te volgen. Maar voor Portugal werd het een ander gesprek.

Beau Gielesen, Global Solutions Advisor bij Safeguard Global, vroeg door. "Onder de huidige constructie neem ik aan dat jullie gewoon een vast bedrag overmaken naar de freelance medewerker." Dat klopte. "Als zij als medewerker onder de Employer of Record-constructie wordt aangenomen, dan komen er bovenop het brutobedrag de werkgeverslasten erbij."

Het budget lag vast, dus werd de rekensom omgedraaid. "Jullie hebben een totaalpotje, een bedrag wat zij mag kosten, en daar moet zowel het salaris, de werkgeverslasten en onze fee van worden betaald." Daarop rekent Beau terug naar het brutosalaris. De planning: "De transitie vindt dan plaats in september, en per 1 oktober zou iedereen overgezet moeten zijn."

We vroegen Beau wat er gebeurt op het moment dat een bedrijf in de Benelux gaat twijfelen over zzp’ers in het buitenland, en wat je dan doet.

Iemand realiseert zich dat de zzp’ers in het buitenland misschien helemaal niet als freelancer worden gezien. Wat gaat daar meestal aan vooraf?

Je hebt bedrijven die door de jaren heen zijn gegroeid met freelancers in verschillende landen, en nu tot de conclusie komen dat ze wellicht niet helemaal voldoen aan alle wet- en regelgeving. Met de strengere regelgeving omtrent schijnzelfstandigheid (Wet DBA) in Nederland, komt dit steeds vaker voor. Nederland staat hier zeker niet alleen in. Veel Europese landen hebben vergelijkbare wet- en regelgeving. En ook buiten de Europese grenzen kun je erop rekenen dat er duidelijke kaders zijn die aanduiden of iemand wel of niet als zzp’er mag werken.

En die conclusie komt vaak op het moment dat er iets verandert. Neem een Nederlands bedrijf met één persoon in Frankrijk op zzp-basis. Je hebt een goede kracht gevonden, die wil je ook vastigheid bieden, en alle secundaire arbeidsvoorwaarden die een medewerker normaal gesproken heeft. En je kijkt naar de toekomst: mochten ze daar veel klanten binnenhalen en ga je daar groeien, dan wil je direct een goede oplossing hebben om dat team door te laten groeien.

Of je wilt opschalen. Een Nederlandse ondernemer wilde mensen in Suriname inzetten. Je kan gewoon een freelanceconstructie aangaan met het personeel daar, maar dat wordt lastig schalen. De ondernemer realiseerde zich dat hij op termijn mogelijk tegen boetes aanloopt, en dat, alhoewel op papier het om zzp’ers gaat, dit vaste dienstverbanden kan creëren.

Kun je een getal geven? Van de contractorsituaties in het buitenland die klanten met je bespraken, welk deel bleek echt een schijnzelfstandigheidsrisico te dragen?

Van de 21 situaties die ik dit jaar goed genoeg kon beoordelen, was er in twintig gevallen sprake van hoog risico. Het ging eigenlijk steeds om iemand die volledig voor dat ene bedrijf werkte, of zou gaan werken. De enige uitzondering waren zzp’ers die echt op projectbasis werkten.

Uit het recente CFO-rapport van Safeguard Global blijkt dat alle 400 ondervraagde CFO’s in de VS en het VK al eens financiële verliezen leden door niet-naleving. Verrast dat getal je?

Nee, eigenlijk niet. Kijk, ik spreek elke week organisaties die óf al in een situatie zitten die niet compliant is, óf op het punt staan om iemand op een manier aan te nemen die niet compliant is. Dat is geen onwil. Vaak is het gegroeid: je begint met één zzp’er in een ander land, dat gaat goed, er komt er nog een bij, en voordat je het doorhebt werk je met een team dat op papier uit leveranciers bestaat. Of je hebt een goede kandidaat gevonden en de snelste weg lijkt een freelancecontract. Op het moment dat je dat bij honderden bedrijven ziet, is het eigenlijk logisch dat er bij al die bedrijven ergens een keer een boete uit komt. De vraag is niet zozeer óf het stuk compliance een keer misgaat, maar wanneer, en hoeveel het je dan kost.

Wat is de meest gemaakte fout van Benelux-bedrijven met zzp’ers in het buitenland?

Dat er gekeken wordt naar wat er in het contract staat, en niet naar hoe er in de praktijk gewerkt wordt. Een Nederlands mkb-bedrijf wilde één ontwikkelaar buiten Europa aannemen. Dan vraag ik: gaat het hier om iemand op projectbasis, of gaat het hier echt om iemand die volledig voor jullie gaat werken, zonder nog bij andere bedrijven aan het werk te zijn? Het antwoord was: volledig voor ons.

Dan is er sprake van een dienstverband. En dan valt de freelanceoptie al gauw af. Daar moet je toch echt voorzichtig zijn met het stuk schijnzelfstandigheid, ook vanuit Nederlands perspectief. Je wilt niet de Belastingdienst achter je aan krijgen.

Neem ons mee in een casus waarin de contractorconstructie van een Benelux-bedrijf in het buitenland echt een probleem werd.

Laat ik drie voorbeelden geven.

Een Nederlands softwarebedrijf werkte twee jaar met een developer in Krakau, op een B2B-contract. Heel gebruikelijk in Polen, en het liep prima. Hij bouwde eigenlijk het hele platform. Toen kwam er een investeerder, en die deed due diligence. Eén van de eerste vragen: van wie is de code? Kijk, was hij in dienst geweest, dan lag het recht op de software gewoon bij de werkgever. Maar in het contract stond niks over intellectueel eigendom, en in Polen moet zo’n overdracht schriftelijk, met precies erbij voor welke vormen van gebruik. Het bedrijf bleek dus op papier niet de eigenaar van zijn eigen product. Dat moest alsnog geregeld worden, midden in een investeringsronde, met een developer die ineens heel goed wist hoeveel dat waard was.

Een Belgisch bedrijf had een salesmanager in Lyon, drie jaar als zzp’er. Fulltime, met een e-mailadres van het bedrijf, nam deel aan teamoverleg, en kreeg targets van de salesdirecteur. De resultaten vielen tegen, dus werd de opdracht opgezegd. Binnen een paar weken lag er een zaak bij de prud’hommes (Franse gespecialiseerde rechtbank voor geschillen tussen werkgever en werknemer). Hun advocaat legde uit wat er op tafel lag: zet de rechter het om naar een arbeidsovereenkomst, dan is dat opzeggen ineens een ontslag zonder geldige reden. Dan praat je over opzegtermijn, ontslagvergoeding en schadevergoeding, en Frankrijk rekent premies over alles wat er in die drie jaar is betaald. Vindt de rechter dat het bewust zo is opgezet, dan komt daar zes maanden salaris bovenop. Ze kozen uiteindelijk voor een schikking. Wat een simpele opzegging leek, werd een onderhandeling die ze eigenlijk niet konden winnen.

Tot slot een Nederlandse organisatie met een marketeer in Valencia, al vier jaar, als autónoma. Ze stond ingeschreven op de minimale bijdrage, zoals veel autónomos doen in Spanje. Toen werd ze zwanger. Was ze in dienst geweest, dan had de Spaanse sociale zekerheid 19 weken lang 100 procent van haar daadwerkelijke salaris doorbetaald, tot een bepaald maximum. Als autónoma op de minimumbijdrage kreeg ze maar een fractie daarvan. Dus wat deed het bedrijf? Ze wilden het netjes doen voor haar, maar ook geen slapende honden wakker maken. Dus lieten ze haar gewoon doorfactureren, alsof er niks aan de hand was. Dat hele verlof betaalden ze zelf, terwijl het normaal grotendeels uit de sociale zekerheid was gekomen. En kijk, doorbetalen tijdens verlof is precies wat je bij een medewerker doet. Ze bouwden er dus alleen maar meer bewijs mee op dat het een dienstverband was.

Verschilt het risico per land? Geef een voorbeeld van een contractorconstructie die in de Benelux werkt, maar elders geen stand houdt.

Ja, en dat verschil is groter dan veel bedrijven denken. Neem een Nederlands softwarebedrijf met twee freelance developers: één in Utrecht en één in Berlijn. Zelfde contract, zelfde manier van werken, allebei eigenlijk fulltime voor dat ene bedrijf. In Nederland kijkt de Belastingdienst bij schijnzelfstandigheid in principe niet verder terug dan 1 januari 2025, tenzij er opzet in het spel is. In Duitsland is dat heel anders. Daar kijken ze in de regel vier jaar terug, en dan betaal je als bedrijf zowel het werkgevers- als het werknemersdeel van de premies: samen zo’n 40 procent van wat je maandelijks betaalde, plus 1 procent rente per maand. Van de zzp’er zelf kun je alleen het werknemersdeel van de laatste drie maanden terughalen. En vinden ze dat het bewust zo is opgezet, dan kunnen ze tot dertig jaar teruggaan en kan het strafrechtelijk worden voor de directie.

Als een bedrijf besluit een contractor om te zetten naar een dienstverband, wat gebeurt er dan met die persoon? Wat moet je vooraf vertellen?

Voor de medewerker verandert er best veel. Je krijgt gewoon een volledige arbeidsovereenkomst, lokaal betaald, lokale belastingafdrachten, en daardoor krijg je dus ook toegang tot het sociale stelsel van dat land.

Twee dingen zou ik vooraf bespreken. Eén: het geld. Er komen bovenop het brutobedrag werkgeverslasten bij kijken.

Twee: niet iedereen wil. Ik had laatst contact met een Nederlandse start-up die iemand in Turkije wilde aannemen, en die persoon wilde zelf als contractor werken vanwege het belastingvoordeel. Wij waarschuwen dan uiteraard voor schijnzelfstandigheid, maar uiteindelijk maakt het bedrijf op basis van een kosten-batenanalyse een afweging.

En dan de overgang zelf. Ook als iemand uit dat land komt: een salarisstrookje via een Employer of Record is weer net wat anders dan iemand misschien gewend is van vorig werk. Dus wij bellen de medewerker op de eerste dag van de salarisbetaling. Heb je het salaris ontvangen? Heb je vragen over je salarisstrookje? Daarnaast heeft de medewerker via ons altijd een lokale HR-manager als vast aanspreekpunt.

Freelancecontract of arbeidsovereenkomst via een Employer of Record: de verschillen op een rij

Wat zijn de eerste drie dingen die een Benelux-bedrijf vandaag moet checken als het al zzp’ers in het buitenland heeft?

1. Hoe wordt er in de praktijk gewerkt? Kijk niet naar het contract, maar naar de werkelijkheid. Wie bepaalt hoe en wanneer er gewerkt wordt? Moet die persoon het werk zelf doen, of kan hij iemand anders sturen? Zit hij gewoon in je team, met je e-mailadres en je overleggen? Loopt hij zelf ondernemersrisico, en heeft hij andere klanten? Bijna elk land kijkt naar dit soort vragen, en wat er op papier staat, weegt daarbij nauwelijks mee.

2. Wat staat er eigenlijk open? Reken terug. Wordt een zzp’er alsnog als werknemer gezien, dan betaal je de premies en loonbelasting over de afgelopen jaren alsnog, vaak zowel het werkgevers- als het werknemersdeel, met rente en boetes erbovenop. En dat werknemersdeel haal je meestal niet meer terug bij de zzp’er zelf. Zet dat bedrag naast wat het kost om het goed te regelen.

3. Wat doe je nu je het weet? Het maakt veel uit of iets een vergissing was of bewust doorliep. Zodra je weet dat het niet klopt en je laat het zo, worden de boetes in veel landen zwaarder, en soms wordt het strafrechtelijk. Laat het daarom per land toetsen. Veel landen bieden zelf een manier om vooraf zekerheid te krijgen. En zet daarna ook echt een stap: omzetten naar een dienstverband, of de samenwerking zo inrichten dat het wél klopt.

Eén zin. Wat moet elke HR- of financeprofessional in de Benelux hierover onthouden?

Je kunt een vast dienstverband creëren, ook al is het een freelancecontract.

Werk je al met contractors in het buitenland? Ontdek hoe je ze compliant inzet, beheert en betaalt.