Je medewerker werkt vanuit het buitenland, of wil dat. Wat ben je als werkgever verschuldigd?

Op het moment dat Beau Gielesen het gesprek opent, zit de medewerker al in Italië. Een Nederlandse organisatie, één medewerker, en een beleid dat werken vanuit het buitenland toestaat tot zes maanden. Alleen wil deze medewerker nu een jaar blijven. HR heeft de rekensom zelf al gemaakt: met de A1-verklaring red je het niet langer dan die zes maanden.

Beau vraagt eerst wat eronder ligt: "Ben je bang dat je hem wellicht verliest op het moment dat je geen oplossing aanbiedt voor twaalf maanden?" Alhoewel dat zou kunnen gebeuren, is de medewerker niet onvervangbaar. De Nederlandse organisatie maakt zich meer zorgen om de compliance en belastingplichten. Daarop bevestigt Beau de conclusie van HR. "Er zit zeker risico aan jullie kant, maar er is ook risico voor de medewerker in kwestie."

Want het idee dat je onder de radar blijft, klopt volgens Beau niet. "Er zijn veel mensen die in Zuid-Europa, zoals in Spanje, Portugal of Italië, remote gaan werken en dit soms wel enkele jaren doen. Vaak denken ze dan dat ze onder de radar blijven. De desbetreffende belastingdiensten zijn behoorlijk geavanceerd en zeer effectief. Neem bijvoorbeeld de Spaanse La Hacienda. Medewerkers worden beloond in de vorm van bonussen voor het vinden van overtreders. Daarnaast gaan ze zover als het bijhouden van kentekens. Doktersbezoeken worden gebruikt om erachter te komen of iemand daadwerkelijk een paar maanden ergens remote werkt of wellicht al structureel. En op het moment dat je gecontroleerd wordt, zullen ze om veel meer gegevens vragen, zoals bijvoorbeeld vluchtgegevens."

Zijn advies aan HR die dag: "Heel belangrijk dat dit goed wordt opgelost, want alhoewel de kans relatief klein is dat het wordt opgemerkt, zijn de consequenties ontzettend groot op het moment dat je door de mand valt. En de boetes zijn dan zeker niet mals."

Beau is Global Solutions Advisor bij Safeguard Global. Hij helpt Nederlandse en Belgische bedrijven met het aannemen van personeel in landen waar ze geen entiteit hebben, en steeds vaker met medewerkers die zelf naar het buitenland willen. Wij vroegen hem wat HR eigenlijk verschuldigd is als iemand dat vraagt, of het al doet.

De eerste week: wat staat er op het spel?

"Kijk, het is niet alleen de kant van de werkgever. Het bedrijf loopt risico, maar ook de medewerker moet oppassen.

Voor het bedrijf is de vraag: heb je iemand in een land op een constructie die daar niet als compliant wordt gezien? Als je daar langdurig een medewerker hebt, kan de overheid zeggen: luister eens even, jullie hebben hier een medewerker, daarvoor heb je een lokale werkgever nodig. En gaat iemand daar contracten ondertekenen met lokale bedrijven, dan kan er door de activiteiten van die medewerker een bepaald permanent establishment risico ontstaan.

Voor de medewerker zit het in inkomstenbelasting, sociale zekerheid en pensioen. Als je langere tijd naar het buitenland gaat, doe je afstand van je sociale zekerheid thuis. Gaat iemand uit dienst om vanuit het buitenland te werken, dan krijgt de medewerker een gat in het pensioen, en ook het stuk AOW: je bouwt 2% per jaar op zolang je in Nederland woont. Woon je daar niet, dan ‘kost’ dat je 2% op jaarbasis.

En dan de praktische vraag: waar staat iemand eigenlijk ingeschreven, en heeft hij lokaal al een belastingnummer?"

Hoe lang gaat het goed?

"Het getal dat telt is een half jaar. Blijkt dat je langer dan 183 dagen in een land bent geweest, dan ben je daar over het algemeen belastingplichtig. Dan dien je je in Nederland uit te schrijven en in het land waar je woont in te schrijven. Dat geldt voor Portugal en Spanje, maar ook voor Nederland en Duitsland, eigenlijk wereldwijd.

Dat betekent niet dat het op dag 184 misgaat. Mensen werken soms jaren zo. Het gaat mis op momenten die bijna niet voorkomen: een ongeluk, langdurige ziekte, of het moment dat je afscheid wilt nemen van iemand. Daarop moet je goed voorbereid zijn. En zoals eerder al aangegeven; op het moment dat de desbetreffende fiscus je op het oog heeft.

En het speelt vaker dan HR denkt. Van alle gesprekken die ik voerde over een bestaande medewerker die naar het buitenland ging, woonde en werkte die medewerker in 70 procent van de gevallen al in het nieuwe land voordat er lokaal iets geregeld was."

De fout die ik het vaakst zie

"Dat men vooral de kansen ziet, en dat het risico dat er ooit een keer iets naar voren komt zo voor lief wordt genomen. Een route die ik ook vaak tegenkom: de medewerker gaat uit dienst en werkt vanuit het buitenland verder als freelancer of service provider.

Freelance is een prima oplossing als iemand aan een specifiek project werkt of verschillende klanten heeft. Maar werkt iemand volledig voor hetzelfde bedrijf, en bepaalt de werkgever op welke tijden en manier gewerkt wordt, dan is volledige compliance alleen mogelijk via een eigen entiteit, een buitenlandse werkgeversregistratie of via een Employer of Record. Verandert je werk niet ten opzichte van je vaste baan voorheen in het thuisland, en werk je vervolgens door als freelancer in het buitenland? Dan is die constructie in negen van de tien gevallen niet compliant, omdat je je voordoet als freelancer terwijl je eigenlijk medewerker bent. Er is dan sprake van schijnzelfstandigheid.

Wil je vervolgens afscheid nemen van iemand die eigenlijk volledig voor jullie werkt, dan kan die persoon naar de rechter stappen en zeggen: ik heb als medewerker voor dit bedrijf gewerkt, dus ik wil een ontslagvergoeding. Krijgt diegene gelijk, dan betaal je in de meeste landen de werkgeverslasten voor de hele periode van het freelance contract terug, inclusief mogelijke boetes. In Frankrijk kunnen bestuurders van bedrijven zelfs strafrechtelijk vervolgd worden."

Een casus: twee jaar Indonesië op een bezoekersvisum

"Een Belgische werkgever, één medewerker, en een verhuizing naar Indonesië voor twee jaar. Het bijzondere was dat de medewerker eerst bij ons aanklopte. Dat is niet heel gebruikelijk, meestal komen we eerst in contact met HR.

Het plan was een bezoekersvisum, en kijken of ze als freelancer in België ingeschreven kon blijven. Ik snap dat: je wilt graag de sociale zekerheid vanuit Belgisch perspectief houden. Maar als je er voor twee jaar naartoe gaat, dan ben je geen bezoeker meer in Indonesië. Je woont en werkt daar, en daardoor veranderen er juridisch ook zaken.

Een bezoekersvisum is voor een korte periode, en niet bedoeld om op afstand voor een Belgische werkgever te werken. Doe je dat wel, dan riskeer je dat het visum wordt ingetrokken, en kun je vervolgens een inreisverbod krijgen. Daarbovenop liep het bedrijf het risico dat de Indonesische overheid zegt: jullie hebben hier langdurig personeel, dus jullie moeten een lokale BV oprichten en belasting betalen.

De betere oplossing is een echte werkvergunning, en daarvoor heb je lokaal een arbeidsovereenkomst nodig. Je moet door een Indonesisch bedrijf op de payroll worden gezet. Dan voldoe je lokaal aan alle verplichtingen, het sociale stuk en belasting, en loopt het bedrijf niet onverwachts tegen problemen aan, bijvoorbeeld bij een ongeluk of bij langdurige ziekte. Via deze weg kan de medewerker dan ook een visum en werkvergunning verkrijgen.

Een paar maanden of een paar jaar: wanneer kantelt het?

"Een paar maanden is iets anders dan echt een jaar of twee. Bij die organisatie met de medewerker in Italië was het beleid maximaal zes maanden, en binnen die periode werkte het met een A1-verklaring. Wil iemand langer, dan zijn er eigenlijk maar twee manieren: of je regelt het als werkgever zelf lokaal via een buitenlandse werkgeversregistratie of entiteit, of de medewerker komt via een EOR op een lokale loonlijst, krijgt daar een loonstrookje en betaalt daar belasting, en zo worden ook de werkgeverslasten betaald.

Buiten Europa komt het visum erbij. Bij een remote workers visum is het goed om te kijken of je daarmee echt twee jaar mag verblijven en werken voor een buitenlandse organisatie, of dat er een maximum periode aan zit.

Een paar maanden of echt verhuizen: de verschillen op een rij

Zes dingen die HR vandaag naloopt

"Die kun je gewoon in één gesprek met de medewerker doornemen.

1. Hoe lang zit iemand er al, en waar staat de medewerker ingeschreven? Tel de dagen. Gaat iemand richting dat half jaar, dan verandert het verhaal.
2. Wat gebeurt er met het pensioen? Gaat iemand een jaar bij jullie uit dienst, wat is dan de impact op de lange termijn? En wat betekent het voor de AOW en de aanvullende pensioenregeling?
3. Onder welk arbeidsrecht valt iemand straks? Zaken als het minimaal aantal vakantiedagen vallen dan niet onder de Nederlandse wet, maar onder het nieuwe land. En ziekteverlof is in Nederland een stuk beter geregeld dan in bijvoorbeeld Hongarije, dus bepaal of je daar iets bovenop aanbiedt.
4. In welke munt wordt het salaris betaald? In de arbeidsovereenkomst staat een brutosalaris normaalgesproken in de lokale munteenheid. Verhogen kan altijd, maar een salaris verlagen zonder toestemming van de medewerker is heel lastig. Schommelt de munt flink, dan is jaarlijks indexeren een optie. Als alternatief kun je ook elk kwartaal of elk jaar met een bonus werken.
5. Zet het netto naast elkaar. Je kunt kiezen voor een gelijk netto inkomen, of de kosten delen, waarbij bedrijf en medewerker elkaar tegemoet komen. Dan heb je een idee van welke smaken er beschikbaar zijn.
6. Werk je met een Employer of Record, kijk dan met wie. In landen als Oostenrijk en Duitsland is het uitlenen van personeel volledig gereguleerd. Heeft de provider daar geen licentie, dan is de tewerkstelling niet volledig in overeenstemming met de lokale regels, en heeft de medewerker bij een mogelijk ontslag die sterke troef in handen."

Om te onthouden

"Alhoewel de kans relatief klein is dat het wordt opgemerkt, zijn de consequenties ontzettend groot op het moment dat je door de mand valt."

Wil een medewerker vanuit het buitenland werken? Bespreek de mogelijkheden met een van onze experts.