Globale Beschäftigung zentralisieren

Ein in Österreich ansässiger Hersteller von Medizintechnik steuerte eine wachsende internationale Belegschaft in mehreren Ländern. Mit zunehmender globaler Expansion stützte sich das Unternehmen auf eine fragmentierte Struktur mit unterschiedlichen Dienstleistern für Employer-of-Record-Leistungen (EOR), Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie den Einsatz von freien Mitarbeitenden.

Dieser dezentral organisierte Ansatz führte zu erhöhter operativer Komplexität, eingeschränkter Transparenz über die gesamte Belegschaft und einem erhöhten Compliance-Risiko.

Die Herausforderung

Minimierung von Compliance-Risiken bei gleichzeitiger Unterstützung des internationalen Wachstums

Im Zuge der internationalen Skalierung sah sich das Unternehmen mit mehreren personalbezogenen Herausforderungen konfrontiert. Mitarbeitende waren über verschiedene Dienstleister beschäftigt, und ein Teil der Belegschaft war fehlerhaft als freie Mitarbeitende klassifiziert. Die Steuerung dieser Konstellationen über Ländergrenzen hinweg erforderte zahlreiche Ansprechpartner, führte zu uneinheitlichen Servicelevels, erschwerte die Abrechnung und beeinträchtigte die Abstimmung zwischen den beteiligten Anbietern.

Gleichzeitig verfolgte das Unternehmen ambitionierte Wachstumspläne. Bestehende Beschäftigungsverhältnisse sollten in eine rechtssichere Struktur überführt und neue Mitarbeitende in weiteren Märkten, insbesondere im Vertriebsbereich, in ein rechtssicheres und skalierbares Beschäftigungsmodell integriert werden. Die Sicherstellung arbeitsrechtlicher Compliance, die Vereinfachung der operativen Abläufe sowie die Schaffung einer tragfähigen Grundlage für künftige Expansionen zählten zu den zentralen Prioritäten.

Die Lösung

Konsolidierung der internationalen Beschäftigungsstrukturen mit Safeguard Global

Safeguard Global arbeitete mit dem Unternehmen zusammen, um eine zentralisierte Lösung für Employer-of-Record-Leistungen (EOR) und das Management von Auftragnehmern zu implementieren. Zu Beginn der Zusammenarbeit wurden bestehende Mitarbeitende von einem vorherigen Anbieter auf die Plattform von Safeguard Global überführt. Dadurch entstand ein einheitlicher, länderübergreifend konsistenter Beschäftigungsrahmen.

Safeguard Global unterstützte die Überführung von Beschäftigten aus Spanien, Südkorea und Polen und stellte dabei eine rechtskonforme Anstellung sowie eine verbesserte Koordination sicher. Nach Abschluss dieser ersten Transferphase begann das Unternehmen, im Zuge seiner Expansion in weitere Märkte zusätzliche Mitarbeitende einzustellen, unter anderem in Taiwan, Japan, Ägypten, der Türkei, dem Libanon und der Slowakei. Eine Person wurde über die Contractor-Management-Lösung von Safeguard Global als freie Mitarbeitende eingebunden.

Parallel dazu überprüfte Safeguard Global die bestehende Lohn- und Gehaltsabrechnung und analysierte nicht regelkonforme Beschäftigungsmodelle. Auch wenn einzelne Umstellungen noch andauern, wurde damit die Grundlage für ein rechtssicheres und skalierbares Workforce-Modell geschaffen.

Während des gesamten Projekts profitierte das Unternehmen von einer deutschsprachigen Ansprechperson im Account Management sowie von einem operativen Support-Team mit lokaler arbeitsrechtlicher Expertise, das bei der Umsetzung länderspezifischer Anforderungen unterstützte.

Umsetzung und Ergebnisse

Durch die Konsolidierung des internationalen Workforce-Managements bei einem zentralen Anbieter gewann das Unternehmen eine umfassende Transparenz über seine weltweit beschäftigten Mitarbeitenden und Auftragnehmer über eine einheitliche Plattform. Die Steuerung personalbezogener Prozesse wurde deutlich vereinfacht, und die Durchlaufzeiten im Einstellungs- und Integrationsprozess verkürzten sich spürbar.

Darüber hinaus profitierte das Unternehmen von fundierterer Unterstützung bei Vertragsverhandlungen, gestützt auf die lokale arbeitsrechtliche Expertise und Beratung von Safeguard Global. Auch wenn keine formalen Kennzahlen erhoben wurden, zeigten sich die operativen Verbesserungen deutlich in den täglichen Abläufen sowie in der Effizienz des internationalen Workforce-Managements.

Auswirkungen und Ergebnisse

• Beschleunigte Einstellungs- und Integrationsprozesse von Mitarbeitenden in mehreren Ländern
• Verbesserte Vertragsverhandlungen durch den Zugang zu lokaler arbeitsrechtlicher Expertise
• Reduzierung von Compliance-Risiken durch die Korrektur fehlerhafter Einstufungen sowie die Standardisierung von Beschäftigungsmodellen
• Vereinfachtes internationales Workforce-Management durch die Konsolidierung aller Prozesse bei einem zentralen globalen Anbieter

Ausblick

Das Unternehmen arbeitet weiterhin mit Safeguard Global zusammen, um seine internationale Belegschaft zu unterstützen. Mit fortschreitenden Compliance-Prüfungen und Payroll-Umstellungen bietet die Partnerschaft eine skalierbare Grundlage für weiteres Wachstum.