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Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland: Was Sie wissen müssen, damit Sie kein Risiko eingehen

Ganz gleich, ob Ihr Unternehmen im Inland oder auf internationaler Ebene tätig ist – um erfolgreich zu sein, brauchen Sie qualitativ hochwertige Arbeitskräfte. Wenn Ihr Unternehmen auf ausländischen Märkten aktiv ist, kann es jedoch mit Risiken verbunden sein, diese Arbeitskräfte wie selbständige Auftragnehmer:innen zu bezahlen.

Rund um die Bezahlung ausländischer Auftragnehmer:innen sind viele Faktoren zu berücksichtigen, wenn Sie alle Vorschriften einhalten, die Betriebskosten reduzieren und Ihre geschätzten Auftragnehmer:innen nicht vergraulen wollen.

Wichtige lokale Aspekte bei der Bezahlung ausländischer Auftragnehmer:innen

Die korrekte Bezahlung ausländischer Auftragnehmer:innen erfordert eine gründliche Kenntnis der Steuer- und Arbeitsgesetze in den Ländern, in denen Ihr Unternehmen tätig ist.

Die folgenden Faktoren fallen bei der Beurteilung der Vorschriften und Anforderungen eines anderen Landes am stärksten ins Gewicht.

Statuszuordnung von Arbeitskräften. Die ausländischen Behörden definieren, was selbständige Auftragnehmer:innen und was Arbeitnehmer:innen sind.

Arbeitskräfte, die über einen längeren Zeitraum für nur einen Arbeitgeber arbeiten, werden in der Regel als Arbeitnehmer:innen eingestuft, und es wird erwartet, dass das Unternehmen für sie Gehälter, Sozialleistungen und Steuern zahlt.

Wenn eine Arbeitskraft für mehrere Unternehmen gleichzeitig arbeiten kann, selbst über ihren Status entscheiden kann oder für kurze Zeit für ein einziges Unternehmen arbeitet und dann zu einem anderen Unternehmen wechselt, wird er oder sie in der Regel als selbständige/r Auftragnehmer:in betrachtet. Wenn eine Arbeitskraft als selbständig eingestuft wird, ist sie selbst für ihre steuerlichen Pflichten verantwortlich.

Strafen für die falsche Statuszuordnung von Beschäftigten. Heftige Strafzahlungen können die Folge sein, wenn ein Arbeitgeber Beschäftigte als selbständig, die lokalen Behörden sie aber als Arbeitnehmer:innen einstufen.

Zu den üblichen Strafen, die von einer ausländischen Behörde im Falle einer falschen Statuszuordnung von Beschäftigten verhängt werden können, gehören Nachzahlungen von Steuern, Sozialabgaben oder Überstundenzahlungen, die den Arbeitnehmer:innen eigentlich zustehen. Wenn selbständigen Auftragnehmer:innen die gleichen Arbeitgeberleistungen gewährt werden, wie sie üblicherweise nur Arbeitnehmer:innen zustehen, wie z. B. bezahlter Urlaub, Krankengeld oder Abfindungen, kann dies in einigen Fällen zu Geld- und anderen Strafen führen.

Sie sollten auch wissen, dass Gerichtsverfahren wegen falscher Statuszuordnung nicht immer von den lokalen Behörden angestrengt werden. Oftmals zeigen falsch eingestufte Selbständige ein Unternehmen bei den Behörden an, um Nachzahlungen zu erhalten.

Arbeitsdokumente. In den USA müssen Unternehmen, die Selbständige beschäftigen, zur Einhaltung der amerikanischen Steuergesetze das IRS-Formular 1099 ausfüllen.

In den USA ansässige Firmen, die Selbständige im Ausland bezahlen, sollten diese auffordern, das IRS-Formular W-8BEN auszufüllen, mit dem sie ihren ausländischen Status gegenüber den US-Behörden nachweisen.

Bei der Beauftragung von ausländischen selbständigen Auftragnehmer:innen sollten Unternehmen sicherstellen, dass die Selbständigen ihr Einkommen den lokalen Behörden in ihrem Gastland ordnungsgemäß melden und ihren steuerlichen Verpflichtungen nachkommen. Es bietet sich auch an, mit selbständigen Auftragnehmer:innen einen Vertrag abzuschließen, in dem deren Rolle und deren steuerliche und zahlungstechnische Zugehörigkeit festgelegt sind.

Betriebsstättenrisiko. Wenn ein weltweit tätiges Unternehmen es versäumt, seinen eigenen Status in einem fremden Land und die damit verbundene steuerliche und einkommensbezogene Zugehörigkeit seiner Beschäftigten zu klären, werden ausländische Behörden, in der Regel die Steuerbehörden, das für sie tun und die Zugehörigkeit der Beschäftigten anhand der Betriebsstättenvorschriften festlegen.

Wenn eine lokale Behörde davon ausgeht, dass eine Firma dauerhaft innerhalb ihrer Landesgrenzen operiert, kann sie diese Firma als Betriebsstätte einstufen. Dann unterliegt das Unternehmen den lokalen Körperschafts- und Einkommensteuergesetzen und im Falle von Verstößen werden Gebühren und Strafen fällig.

Beim Betriebsstättenrisiko handelt es sich im Wesentlichen um ein Steuer- und Compliance-Risiko. Jedes globale Unternehmen muss seinen Unternehmensstatus in einem fremden Markt sowie alle damit einhergehenden Steuergesetze und Einkommensmeldepflichten kennen, die sich aus einer Einstufung als Betriebsstätte ergeben.

So bezahlen Sie selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland

US-Unternehmen sind nicht verpflichtet, das IRS-Formular 1099 einzureichen, damit sie selbständige Auftragnehmer:innen im Ausland bezahlen können. Wie bereits erwähnt, sollte das Unternehmen die Selbständigen jedoch auffordern, das IRS-Formular W-8BEN auszufüllen, mit dem formal bestätigt wird, dass es sich bei den Selbständigen um ausländische Personen handelt.

Bei der Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland gehen globale Unternehmen ein erhebliches Risiko ein, wenn sie mit den Feinheiten der lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze nicht vertraut sind.

Es wird daher empfohlen, sich vor der Abwicklung der Zahlungen über die lokalen Vorschriften zu informieren.

Im Folgenden werden einige gängige Methoden zur Bezahlung ausländischer Auftragnehmer:innen vorgestellt:

Internationale Überweisung. Unternehmen können mithilfe ihrer Bank Zahlungen an ausländische Auftragnehmer:innen über ein globales Zahlungssystem (in der Regel SWIFT) überweisen, das Finanzinstitute in der ganzen Welt miteinander verbindet.

Die staatlichen Vorschriften und Arbeitsgesetze variieren jedoch von Land zu Land, und manchmal können Auftragnehmer:innen nicht per internationaler Überweisung bezahlt werden.

Darüber hinaus fallen bei internationalen Banküberweisungen Gebühren sowohl für Ihre eigene Bank als auch die Intermediärbank an, und Währungsschwankungen können den Zahlungsbetrag von Land zu Land verändern.

Internationale Zahlungsanweisung oder traditioneller Papierscheck. Unternehmen können Selbständige im Ausland auch mittels internationaler Zahlungsanweisung oder mit Papierschecks bezahlen, aber dies ist mit mehreren Nachteilen und Risiken verbunden.

Zahlungsanweisungen haben manchmal eine lange Bearbeitungsdauer und sind ineffizient. Beispielsweise muss der Einzahler eine Person physisch losschicken, um die Zahlungsanweisung bei der Post, einer Bank, einer Western-Union-Filiale oder einer anderen Stelle zu kaufen.

Zahlungsanweisungen können mit hohen Gebühren verbunden sein, die Bearbeitung ist aufgrund der physischen Beschaffung langwierig, und ausländische Auftragnehmer:innen müssen den Betrag nach Erhalt der Zahlungsanweisung selbst physisch einzahlen. Außerdem können die Wechselkurse die Kosten einer Zahlungsanweisung für die zahlende Partei in die Höhe treiben.

Für Schecks fallen, abgesehen von den Postgebühren für den Versand, keine Gebühren an, aber sie sind langsam und bergen die Gefahr, dass wichtige Auftragnehmer:innen, die schnell und effizient bezahlt werden wollen, verprellt werden.

PayPal oder ein anderes digitales Zahlungsnetzwerk. Seit einigen Jahren nutzen viele Unternehmen digitale Zahlungsnetzwerke wie PayPal oder Xoom für die Bezahlung von Auftragnehmer:innen im Ausland.

Die Bezahlung auf digitaler Basis ist ziemlich einfach und schnell, im Gegensatz zu Zahlungsanweisungen oder internationalen Zahlungen, deren Bearbeitung Tage dauern kann. Sowohl für die zahlende Partei als auch für den Zahlungsempfänger fallen Gebühren an, und es ist üblich, dass die Wechselkurse bei einer digitalen Zahlung ins Ausland einem Aufschlag unterliegen.

Allerdings ist die Nutzung von PayPal in einigen Ländern eingeschränkt, wodurch es zu einer weniger zuverlässigen Option wird, je nachdem, wo ein Unternehmen plant, Arbeitskräfte zu beschäftigen. Unternehmen sind bei dieser Zahlungsmethode auch mehr Sicherheitsrisiken als bei einer herkömmlichen normalen Banküberweisung ausgesetzt.

Zusammenarbeit mit einem globalen Employer of Record. Selbst wenn ein Unternehmen fest beabsichtigt, bei der Bezahlung internationaler Auftragnehmer:innen alle Vorschriften einzuhalten, bestehen Risiken, wenn es sich nicht mit den Feinheiten des Arbeitsrechts eines Landes auskennt.

Die Zusammenarbeit mit einem globalen Employer of Record kann Ihr Risiko, gegen Gesetze zu verstoßen, erheblich verringern und bietet Ihnen Sicherheit, Gesetzeskonformität und finanziellen Schutz. Ein Employer of Record wie Global Employment Outsourcing (GEO) fungiert als offizieller und rechtlicher Arbeitgeber, so dass Sie ausländische Arbeitskräfte einstellen, bezahlen und führen können, ohne sich um lokale Steuer- und Zahlungsthemen kümmern zu müssen.

Der Employer of Record, der manchmal auch als internationale PEO bezeichnet wird, ist dafür verantwortlich, dass die Zahlungen an Ihre Arbeitskräfte in dem Land gesetzeskonform erfolgen und alle Abgaben und Steuern ordnungsgemäß abgeführt werden.

Mit GEO können Sie sicherstellen, dass Ihre internationalen Arbeitskräfte pünktlich, korrekt und unter Einhaltung aller lokalen Rechtsvorschriften bezahlt werden. Sprechen Sie noch heute mit einem Global Solutions Advisor, um mehr darüber zu erfahren, wie GEO Ihrem Unternehmen helfen kann, Risiken bei der Bezahlung ausländischer Auftragnehmer:innen zu vermeiden.