保障 GDPR 持续合规的四项实操建议

《通用数据保护条例》（GDPR）于 2016 年出台，2018 年在全部欧盟成员国正式生效。截至 2026 年，GDPR 基础条款并未调整，但这并不意味着企业可以沿用 2018 年的合规思路。

当前，针对跨境数据传输的执法力度与监管要求持续提升，欧盟相关判例不断扩充。同时，GDPR 与人工智能、远程办公、跨境用工模式产生交叉，为合规管理带来全新挑战。

出海企业应当如何推进 2026 年 GDPR 合规工作？

实现 GDPR 持续合规的四项实操建议

1. 将设计层面的数据隐私保护（隐私设计原则）作为基础考量

企业启动每一项新项目、新举措，都可能影响隐私政策与合规体系，涉及人员信息的数据项目尤为突出。开展新项目时，应当落实隐私影响评估。随着企业整体战略迭代，隐私合规策略也需要同步更新。企业至少每年复核隐私政策，并适时修订，例如企业大幅调整个人信息处理方式时。

2. 留存个人信息处理活动记录

企业应当完整记录所有涉及个人信息处理的业务活动。当启动涉及个人信息的新项目时，需要同步更新信息处理登记台账与相关系统。无论多久开展一次维护，留存最新的处理活动记录，是应对监管机构核查的必要准备。

3. 完善数据泄露上报流程

企业作为数据控制者或数据处理者，角色不同，数据泄露的上报时限与方式也存在差异。关键在于搭建清晰的内部流程，保障泄露事件得到完整、及时上报。持续对这套流程开展演练测试。

4. 将员工培训与复训列为重点工作

培训至关重要，内容需要覆盖通用数据安全规范以及 GDPR 相关要求。网络威胁持续演变，建议定期开展信息安全培训，条件允许的情况下至少每年两次。全体员工均需参与培训，数据安全是每一位员工的责任。

全球化团队的 GDPR 合规环境发生了哪些变化？

GDPR 法规文本自生效以来并未修改，但企业需要关注执法尺度与风险要求出现的变化。

1. 监管执法不再停留在理论层面，处罚力度持续加大

欧盟各国监管机构协同性、执行力度不断增强，多起重大执法案例明确了监管标准，重点关注：

• 合法处理依据的书面留存
• 跨境数据传输安排
• 第三方服务商监管
• 数据留存规范
• 安全管控措施

监管机构以往重点调查面向消费者的数据泄露事件，如今也开始积极受理员工相关投诉。在欧盟，员工数据隐私合规监管优先级，已经不再低于营销类数据合规。

当下出现的新变化：

• 监管机构要求企业拿出落地执行、有据可查的合规方案，而非仅仅出具政策文件；
• “正在推进合规工作” 无法作为免责理由；
• 罚款按照企业整体规模进行判定，全球化用工企业同样会面临高额处罚。

2. 跨境数据传输面临更为严苛的审查

自 2018 年以来，跨境数据传输规则经历重大调整。

关键发展节点：

• 施雷姆斯二号案判决宣告隐私盾协议失效；
• 2023 年推出欧盟 - 美国数据隐私框架（DPF），但该框架仍面临法律诉讼；
• 监管机构逐步要求企业，除签署标准合同条款（SCCs）外，额外完成传输影响评估（TIA）。

2026 年，跨境数据传输合规不能仅依靠签署新版标准合同条款。企业还需要：

• 评估数据接收国的监听相关法律是否削弱欧盟标准的数据保护水平；
• 记录加密、权限限制等技术保障措施；
• 定期复核服务商的数据流转路径。

对于采用部署在欧盟境外的人力资源管理系统、薪酬系统的全球化人力资源团队，这是风险最高的领域之一。

而在 2018 年，大量企业依赖隐私盾协议，或是简化相关文件准备工作，和当前要求存在明显差距。

3. 远程办公扩大了 GDPR 合规覆盖范围

2018 年，跨境远程办公尚不普遍。时至 2026 年，分布式用工模式已经成为常态。只要有一名远程员工在西班牙、德国、荷兰等欧盟地区工作，企业整体就落入 GDPR 监管范畴。

企业需要做出调整：

• 实时掌握员工所在地信息；
• 根据员工实际所在辖区匹配数据处理规则；
• 当员工工作地点变更时，重新核验数据处理合法依据与跨境传输机制。

全球化团队的 GDPR 合规如今直接和人员流动挂钩。人力资源部门需要联合信息技术、法务团队，监控地理范围带来的合规风险。

4. 人工智能与自动化决策带来全新合规风险

相比 2018 年，最大变化之一是人工智能工具大规模应用于人力资源业务。

GDPR 原本就包含自动化决策与用户画像相关条款，如今监管机构重点审查：

• AI 招聘工具
• 算法绩效评分
• 自动化晋升、薪酬分析系统
• 人力数据分析平台

2026 年企业需要做到：

• 针对人力资源场景使用的 AI 工具开展数据保护影响评估（DPIA）；
• 保证自动化决策具备透明度；
• 在法规要求场景下，支持员工申请人工复核。

除此之外，2024 年正式出台的《欧盟人工智能法案》，与 GDPR 在用工场景形成联动。招聘、人员管理使用的 AI 工具可能被划定为高风险 AI 系统，触发额外管控要求。

这类问题在 2018 年尚不具备现实影响，现在却成为人力资源团队落实 GDPR 的核心工作。

5. 对第三方服务商的监管要求提升

监管机构要求企业主动监督数据处理服务商。

2018 年，签署一份数据处理协议（DPA）通常就被视作达标。在 2026 年，这仅仅是最低底线。

企业还应当：

• 形成书面材料，完成服务商尽职调查；
• 核查次级处理服务商清单；
• 定期审计服务商安全措施；
• 确认加密标准；
• 核验数据泄露应急方案。

如果薪酬服务商、人力资源系统平台不当处理员工信息，监管机构会核查企业是否履行了充分的监督义务。

对于全球化薪酬服务商相关的 GDPR 合规工作，这一点尤为关键。

6. 数据留存与数据最小化原则执行更加严格

监管机构越来越多地打击过度留存数据行为。

早期阶段，多数企业重点关注泄露通知与授权条款。2026 年，监管范围扩大至以下情形：

• 无限期留存候选人简历；
• 在无合法依据的情况下保存离职员工档案；
• 超出规定期限存储绩效数据。

企业应当：

• 在条件允许的情况下设置自动化留存规则；
• 定期开展数据清理审计；
• 根据当地劳动法要求匹配数据留存周期。

监管期望企业主动对员工数据开展全生命周期管理，而非被动归档存储。

7. 数据泄露上报要求更加规范

72 小时泄露上报时限保持不变，但监管机构的审查标准更加成熟。

监管机构目前要求企业具备：

• 清晰的内部上报路径；
• 形成书面记录的泄露调查时间线；
• 根本原因分析报告；
• 风险缓解措施相关证明材料。

2026 年出海企业 GDPR 合规策略新增重点

结合执法环境的变化，企业需要在合规方案中纳入以下举措：

1. 针对所有跨境人力资源数据流转，正式开展传输影响评估

不只是签署标准合同条款，还需要书面评估目标国家风险以及各项技术保障措施。

2. 搭建人力资源技术工具的 AI 管控机制

针对自动化决策工具开展数据保护影响评估，建立可记录的人工监督流程。

3. 建立常态化服务商审计机制

定期核查薪酬、人力资源系统、福利服务商的 GDPR 合规情况。

4. 落地自动化的数据留存管控

依靠系统层面的删除、归档规则管理数据，不能仅依靠人工提醒。

5. 持续追踪员工工作地点

建立流程，监测员工调动是否改变企业 GDPR 合规义务范围。

2026 年，一旦出现上报延迟，“仍在开展调查” 这类说辞很难获得监管机构认可。数据泄露应急方案演练不再是可选工作，桌面推演应当成为常规操作。

监管机构看重企业具备成熟、可落地的合规能力，而非阶段性临时合规。GDPR 条文本身未曾改动，但外部监管环境持续收紧。企业搭建的各项合规体系与流程，必须匹配欧盟日趋严格的执法环境。