WRI, un’organizzazione non governativa (ONG) con sede a Washington, D.C., utilizza l’Employer of Record (EOR) per assumere persone in tutto il mondo al fine di ricercare idee e sviluppare soluzioni a supporto della propria missione: ridurre le emissioni globali e proteggere gli interessi delle popolazioni vulnerabili.

«La presenza di Safeguard Global copre moltissimi Paesi e avere un unico punto di contatto e processi standardizzati rappresenta un grande valore aggiunto per noi», afferma Shefaali Desai, HR International Manager, Global Human Resources di WRI. «Non dobbiamo cercare organizzazioni o società di payroll in ogni Paese né affrontare ogni volta il processo di selezione e verifica.»

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La sfida

Con una missione volta a dimezzare le emissioni globali e a proteggere gli interessi delle popolazioni più vulnerabili, WRI ricerca idee che contribuiscono a plasmare le politiche pubbliche in tutto il mondo. Per svolgere questo lavoro fondamentale, l’organizzazione fa affidamento su persone di talento presenti sul territorio, incaricate di raccogliere informazioni, interagire con funzionari e governi locali e sviluppare soluzioni.

«Mettiamo l’equità al centro di tutto ciò che facciamo», afferma Renuka Iyer, Chief Human Resources Officer di WRI. «Affinché le popolazioni più vulnerabili del mondo abbiano voce sulle questioni che le riguardano. E il cambiamento climatico le colpisce in modo particolarmente significativo.»

L’organizzazione dispone di uffici e personale in diversi Paesi, ma l’ampiezza della sua missione richiede lavoratori in tutto il mondo, anche in Paesi in cui non dispone di un’entità locale per poterli assumere.

«Stiamo riflettendo su come poter svolgere meglio il lavoro sul campo», afferma Shefaali Desai. «E questo implica l’assunzione di personale con competenze tecniche o di policy che possa incontrare regolarmente organizzazioni e governi locali, non limitandosi a viaggi sporadici.»

WRI si affidava a consulenti nei Paesi in cui non aveva una presenza locale, ma recentemente questa soluzione non si è rivelata efficace a causa dell’ampiezza del lavoro richiesto: i progetti possono durare più a lungo di un contratto di consulenza o essere addirittura a tempo indeterminato. Inoltre, l’organizzazione desidera garantire ai lavoratori l’accesso ai benefit: «Non solo quelli obbligatori, ma in alcuni casi anche benefit aggiuntivi», spiega Desai. «Per noi è importante poter offrire, ad esempio, l’assicurazione sanitaria. Vogliamo assicurarci che il nostro personale si senta pienamente tutelato.»

Oltre a trovare un modo per assumere legalmente persone in Paesi in cui non dispone di un’entità — o dove la creazione dell’entità non è ancora completata — WRI doveva garantire che tutte le assunzioni fossero pienamente conformi alle leggi sul lavoro locali.

«Volevamo davvero essere certi che il partner con cui collaboriamo per assumere dipendenti rispetti le leggi locali e adempia a tutti gli obblighi legali», afferma Desai. «È fondamentale per i dipendenti assunti, ma come ONG abbiamo anche obblighi nei confronti dei finanziatori e vogliamo assicurarci di non fare nulla che possa mettere a rischio i finanziamenti.»

La soluzione

WRI ha avviato un processo di RFP per trovare una soluzione che consentisse di assumere le persone necessarie a portare avanti la propria missione. Dopo aver valutato diversi fornitori, WRI ha scelto Global Employment Outsourcing (GEO), la soluzione di employer of record di Safeguard Global.

Un employer of record assume i lavoratori per conto di un’organizzazione, occupandosi di tutti gli aspetti legali e amministrativi relativi a HR e payroll, mentre l’organizzazione gestisce i lavoratori e le loro attività quotidiane.

«La presenza di Safeguard Global in così tanti Paesi e la possibilità di avere un unico punto di contatto e processi standardizzati rappresentano un grande valore aggiunto per noi», afferma Desai. «Non dobbiamo cercare organizzazioni o società di payroll in ogni Paese né affrontare ogni volta il processo di selezione.» Nell’ambito della partnership con Safeguard Global, WRI impiega attualmente 18 persone in Kenya, dove l’organizzazione è nel pieno di un lungo processo di registrazione dell’entità. Una volta costituita l’entità keniana, WRI trasferirà i lavoratori sul proprio payroll locale — «avere questa flessibilità è stato davvero prezioso», afferma Desai.

Oltre ai lavoratori in Kenya, WRI impiega persone in Australia, Svezia, Filippine, Colombia, Canada, Belgio e Argentina tramite Safeguard Global.

«Possiamo concentrarci semplicemente sul lavoro che dobbiamo svolgere, sapendo che Safeguard Global ci aiuta a gestire il rischio nei Paesi in cui vogliamo operare», afferma Iyer.

Un altro vantaggio di GEO che WRI apprezza è la possibilità di sponsorizzare visti di lavoro. «Cerchiamo di assumere talenti locali per i progetti, ma non sempre è possibile», spiega Desai.

Quando WRI assume tramite GEO, i lavoratori hanno a disposizione team HR locali per rispondere alle domande o fornire indicazioni sulle normative del lavoro.

«Dico sempre che il partner HR locale è il loro primo punto di contatto», afferma Desai. «Voglio che i nostri lavoratori comprendano l’accordo legale dell’employer of record e sappiano che i partner HR locali sono quelli con la conoscenza più approfondita delle politiche locali.»

I risultati

Da quando ha avviato la partnership con Safeguard Global, WRI è riuscita a integrare i lavoratori esternalizzati nella propria infrastruttura interna e a offrire loro la stessa esperienza dei dipendenti assunti direttamente. Timesheet, note spese, IT, project management e performance management: tutti i lavoratori WRI utilizzano gli stessi sistemi.

«Da quando li abbiamo integrati nel nostro sistema di gestione delle performance, siamo in grado di capire chi è pronto per una promozione o chi presenta problemi di rendimento», afferma Iyer. «Quando effettuiamo aumenti salariali o iniziative simili, il processo è automatico: inviamo semplicemente le informazioni a Safeguard Global e loro le elaborano.»

Inoltre, grazie alla partnership con Safeguard Global per numerosi dipendenti in tutto il mondo, WRI è riuscita a ridurre i costi dell’assunzione globale. «Siamo riusciti a ridurre i costi di circa il 40% grazie al volume complessivo del lavoro», afferma Iyer. La facilità con cui Safeguard Global ha consentito a WRI di ampliare le proprie capacità di assunzione a livello globale ha permesso all’organizzazione di concentrarsi sugli obiettivi strategici, come decidere dove operare per portare avanti la missione — e non su come farlo.

«In passato le conversazioni erano: “scopriamo come possiamo assumere qualcuno in un determinato Paese”», afferma Iyer. «Ora, quando troviamo la persona giusta, possiamo assumerla tramite Safeguard Global. Noi definiamo la strategia e Safeguard Global la implementa.»