为国际合同工申报1099?有关聘用外国工作人员及付薪的要求

根据美国经济分析局的数据,美国公司继续在海外招揽人才,其在全世界聘用外国工作人员的数量已超过 4250万人。 尽管在全球招揽人才可以帮助满足其用工需求,但牵涉到一个关键外国工作人群时也可能让企业面临风险: 即国际独立合同工。 对当地就业法规和合规监管不力可能会导致严重的监管罚款和处罚。

1099和国际合同工

需要明确的是,国际独立合同工并不适用1099的申报条件。 但是,因为“1099”是为在美国工作的合同工而制定的美国国内税法(IRS),所以美国公司可能会把“1099”与所有合同工关联在一起,而不管这些合同工的工作地点在哪里。
然而,如果合同工不是美国公民且在美国境外提供服务,则美国国税局不要求公司代扣代缴税款或报告国际合同工的任何收入。只有在以下情况下要求申报1099:

  • 该合同工旅居世界各地,但属于美国公民
  • 该合同工是在国外生活的美国公民,但仍在美国从事某些工作。

为国际合同工申报1099: 利与弊

不管怎么说,国际独立合同工能为美国公司带来了充分的效益:

  • 国际合同工可以为公司没有设立外国子公司或实体的国家/地区带来人才和价值
  • 与全职月薪工作人员相比,企业通常能以较低的成本获得人才,因为他们不需要为外国合同工提供员工福利,如医疗保健、退休计划和带薪休假
  • 通过合同工,公司可以在可能没有“内幕”项目专业知识的地区开展针对特定国家/地区的项目(例如,参与美国跨国公司和法国政府之间大型政府技术合同的巴黎系统程序员)
  • 若处理得当,公司无需负责为国际合同工代扣代缴所得税和税款

伴随着国际合同工带来的效益, 使用国际合同工也可能带来风险。
首当其冲就是 在公司经理并不熟悉的国家/地区聘用合同工所面临的不确定性。 其次,也许更重要的是,可能存在与国内就业、税收和福利法发生冲突的风险。 将独立合同工错误分类可能会导致巨额合规罚款、处罚和向合同工支付额外薪资。
为规避与聘用国际合同工相关的风险,最好能获得渊博的当地知识,这可能意味着要聘请精通外国就业法律和规定的外部专家。

保护您的公司免于赔偿责任

国际合同工是为公司提供专业服务的独立外国工作人员。 其关键词是“独立”。
例如,美国国税局 对独立合同工的定义 如下: “一般规则是,如果纳税人只能控制或引导工作的结果,而不是要完成什么和完成方式,则该人就是独立合同工。”
其他国家/地区对 全职员工的构成要素和独立合同工的构成要素有自己的规则和指示,但“独立”通常都是核心部分。 聘用国际合同工的企业可能会在几个主要方面遇到合规障碍:
直接管理合同工的工作。 如果用工公司——而不是独立合同工——规定项目或工作量的时间节点、结构、风格和其他参数,则该合同工可能会失去其独立地位,从而被当地政府视为全职员工。
像对待员工一样对待合同工。 报销费用;向合同工提供电脑、电话或其他工作场所工具;赞助或提供专业培训;或者实施带薪休假和提供员工福利,以上任何公司行为也可能导致外国政府将其归类为“员工”。
在国外聘用合同工的公司应重点关注可能让当地政府 将独立合同工认定为全职员工身份的具体标准 :

  • 合同工按工时,而不是按项目获得酬劳
  • 利用公司工具或资源完成工作
  • 合同工长期只向一家公司提供服务
  • 公司管理合同工的日常工作

对于那些希望完全遵守国外的税务、雇佣和代扣代缴法律的美国企业而言,做出有关国际合同工的正确决策至关重要。
如果海外政府认定某个独立合同工是全职员工,用工公司可能不仅要调整其员工的薪资管理和纳税结构,还可能会因为最初对员工就业身份的错误分类而承担各种费用和罚款。

在考虑国际合同工时的“待办事项”清单

若要在国际合同工方面保持合规和避免监管错误,各公司应采取以下步骤:
确保合同清晰明确。 合同工必须报告全部收入并处理自己的税务事宜,用工公司没有为合同工处理这些事项的法律义务。
即便如此,在用工企业和国际合同工签订的合同中最好明确规定收入和纳税义务。 一般来说,在这种情况下可以使用美式合同,但在必要时应在合同中纳入具体的当地雇佣规则和法律。
此外,还必须在合同中加入保护公司知识产权的描述。 某些当地法律规定,如果合同中没有明文规定,合同工也许能申请其在工作中形成的知识产权。 保护您企业的最好方式是在合同中明确声明,对于合同工为您公司执行的任何工作中涉及的知识产权,您都将保留其所有权。
支付薪资并分配报告责任。 一旦您聘用了工作人员并将其正确分类为国际合同工,您就需要 为该合同工确立付薪流程
该 付薪流程 通常通过应付账款实现,其中要求国际合同工及时提交所完成工作的发票。 如上所述,独立合同工负责申报自己的纳税和代扣代缴文件。
了解纳税规则。 总体而言,并不要求用工公司给国际合同工发放美国国税局的1099表格,只有合同工在美国工作时才需要。
但聘用国际合同工的美国公司应向外国合同工提供美国国税局的W-8BEN表格,确保合同工完整准确地填写该表格,并签名和注明日期。 该 W8BEN表格不用提交给美国国税局,而是由用工公司保存,以便在美国国税局质询未代扣代缴税款原因时用于证明合同工的外国人身份。
了解将海外工作人员错误分类可能面临的处罚。 对员工进行错误分类可导致罚款、可能补交税费、保险、养老金或退休计划缴费,或甚至被判刑。 例如:

  • 在法国,某位经理因将独立合同工错误分类而被判 入狱三年
  • 某销售员因被错误分类为独立合同工,英国法院判决其雇主 补发13年欠薪

为国际合同工申报1099的替代方案

您也可以选择通过全球 名义雇主,有时候也被称为 国际PEO或全球PEO模式,在没有设立法律实体的国家/地区聘用人才。
选择这样做的风险要低于为国际合同工申报1099,因为如此一来,遵守该国家/地区所有薪资管理和就业法律的责任就被转移给了名义雇主。 作为名义雇主的客户,您只需受益于国际工作人员的人干,并管理其日常贡献,而名义雇主将处理全球用工中的 雇主租赁协议、人力资源、薪资管理和合规要求。
这种名义雇主模式的金钱成本和时间成本都比在某个国家/地区 成立实体 的成本低。 公司承担的唯一金钱成本就是与名义雇主服务相关的费用,与 在某个国家/地区设立法律实体所需的费用相比,可能不过是个零头。 此外,时间成本也被显著降低,根据各国家/地区的不同情况,名义雇主在数周内就能安排员工入职。
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