À l’heure où les entreprises du monde entier adoptent des modèles de travail flexibles, nombre d’entre elles ont également commencé à se doter de politiques et procédures visant à leur permettre de gérer leurs effectifs distants tout en garantissant que les recrutements et rémunérations suivront les règles communes de l’équité et de la conformité juridique.
Pour un grand nombre d’entreprises, cela se traduit par l’allocation d’indemnités spéciales télétravail. Vous trouverez ici tout ce que vous devez savoir concernant ces indemnités, en fonction des pays (sachant que dans certains d’entre eux, ces indemnités sont même obligatoires), ainsi que des recommandations pour vous permettre d’en intégrer de semblables à vos régimes de rémunération.
Aux États-Unis
À l’heure actuelle, aucune loi fédérale américaine n’impose aux entreprises de rembourser à leurs employés les frais induits par le télétravail. Toutefois, certains États disposent de leurs propres lois en la matière. Par exemple, dans l’Illinois, la loi qui régit le paiement des salaires et la forme sous laquelle ils doivent être versés, la Wage Payment and Collection Act exige que les employeurs remboursent leurs employés de « toutes les dépenses justifiées supportées par les employés ou de toutes les pertes subies dans le cadre de leur travail en relation directe avec une activité professionnelle réalisée pour le compte de l’employeur. »
Dans un tel cas de figure, les dépenses liées à l’utilisation d’Internet et d’un téléphone mobile pourront être considérées comme des dépenses justifiées. Toutefois, pour pouvoir prétendre à un remboursement, les personnes en télétravail doivent soumettre leur demande dans un délai de 30 jours calendaires, à compter de la date à laquelle la dépense supplémentaire a été effectuée.
Bien que la loi ne l’exige pas, nombreuses sont les entreprises qui optent pour le versement d’une indemnité de télétravail, à titre d’incitatif concurrentiel. Ainsi, selon COMPT :
HubSpot :
- Indemnité de 60 dollars US hors taxes par mois
Facebook :
- Prime de 1 000 dollars US en espèces pour les personnes en télétravail
Webflow :
- 250 dollars US par mois pour les télétravailleurs ;
- indemnité de 200 dollars US par mois versée à tous les employés, au titre de la santé et du bien-être ;
- indemnité de 1 000 dollars US par mois versée à tous les employés, au titre de la formation continue.
Basecamp :
- 100 dollars US par mois d’allocation pour l’espace de coworking ;
- 100 dollars US par mois d’allocation pour un abonnement dans un club de remise en forme ;
- 100 dollars US par mois d’allocation pour des séances de massage ;
- 1 000 dollars US pour la création du poste de travail.
Canada
En réponse à la pandémie de COVID-19, le Canada a autorisé les salariés à réclamer le remboursement des dépenses occasionnées par leur activité en télétravail par le biais de déductions fiscales sur leur impôt sur le revenu. Dès lors qu’ils travaillent depuis leur domicile pendant plus de la moitié de leur temps de travail ou pendant au moins quatre semaines consécutives, ils peuvent prétendre à recevoir une indemnité journalière de 2 dollars pour chaque journée de télétravail, avec une exonération fiscale plafonnée à 400 dollars.
De façon similaire, l’Agence du revenu du Canada (ARC) ne considèrera pas qu’un employé a bénéficié d’un avantage fiscal lorsque son employeur paye ou rembourse des frais (remboursement plafonné à 500 dollars) pour équipement informatique ou bureautique (à charge pour l’employé d’envoyer à l’employeur les reçus correspondants).
Enfin, la loi sur l’impôt sur le revenu, ou Income Tax Act exige que les personnes travaillant à distance qui doivent supporter des frais découlant de leur activité professionnelle, tels les frais induits par un espace de télétravail, pourront défalquer certains frais, notamment :
- L’électricité ;
- Le chauffage ;
- L’eau ;
- Les logiciels utilitaires ;
- Les frais d’accès à Internet ;
- Les frais de maintenance et de réparations mineures ;
- Le loyer de la maison ou de l’appartement où ils vivent ;
- Les fournitures de bureau et frais téléphoniques.
Australie
Le gouvernement australien a créé une indemnité à domicile qui ouvre droit à une déduction fiscale. Pour chaque heure de télétravail effectuée, les employés sont fondés à demander une déduction fiscale comprise entre 52 et 80 dollars australiens. En outre, ils peuvent faire une demande de remboursement séparée pour la portion des équipements et utilitaires qu’ils ont utilisés pour travailler. Cela pourra concerner :
- Les frais Internet et ceux de téléphonie mobile ;
- L’équipement et l’ameublement de l’espace de télétravail (jusqu’à 300 AUD) ;
- La dépréciation de valeur du matériel informatique ;
- Les frais de nettoyage de la zone de télétravail.
Certaines entreprises australiennes ont prévu des avantages sociaux supplémentaires pour les employés en télétravail. Par exemple, les employés de l’assureur australien Nib Group perçoivent une indemnité de 1 200 dollars australiens pour couvrir leurs frais de télétravail.
Au Royaume-Uni
Au Royaume-Uni, les employeurs ne sont pas tenus de fournir les équipements dont les employés ont besoin pour travailler. Toutefois, il existe un certain nombre d’ aspects juridiques essentiels que les employeurs doivent prendre en considération s’ils ne souhaitent pas s’exposer à des poursuites pour discrimination :
- Ainsi, les régimes de rémunération et d’avantages sociaux proposés aux personnes en télétravail devront être comparables à ceux des employés basés dans les bureaux de l’entreprise.
- Les demandes d’aménagement du travail en télétravail sont davantage susceptibles d’émaner des femmes que des hommes. Par conséquent, il ne faut pas perdre de vue qu’une femme dont la demande de télétravail aurait été rejetée pourra potentiellement intenter une action en justice pour discrimination indirecte basée sur le genre et que celle-ci pourrait être considérée justifiée.
- Concernant les travailleurs handicapés, l’employeur est supposé prendre les dispositions adéquates pour les aider. C’est ce que l’on attend de lui.
Espagne
L’Espagne a fait partie des tout premiers pays à exiger que les employeurs prennent en charge les frais de télétravail de leurs employés. Le Décret royal n° 28/2020, qui régit le travail à distance en Espagne, comprend une clause relative aux frais d’équipement. En d’autres termes, les entreprises doivent payer les outils et les ressources dont les employés ont besoin pour s’acquitter de leur travail.
Ces avantages sociaux sont destinés aux employés qui consacrent au moins un tiers de leur temps de travail au télétravail. Les employeurs ont le droit de surveiller la présence en ligne de leurs employés, dans la mesure où ladite surveillance n’empiète pas sur la vie privée des employés et ne porte pas atteinte à leur dignité.
Un accord de télétravail officiel devra être rédigé et approuvé par l’employeur comme par l’employé(e). Il devra reposer sur une décision personnelle et volontaire du salarié.
Pays-Bas
Les employeurs des Pays-Bas peuvent verser une indemnité de télétravail journalière de 2 € H.T. qui sera remboursable par l’État.
Si un(e) employé(e) a passé un accord écrit avec son employeur pour que ses journées de télétravail soient prises en charge, l’employé(e) pourra dans ce cas prétendre au versement de l’indemnité de télétravail. Toutefois, cette indemnité n’est pas obligatoire.
Considérations relatives aux indemnités de télétravail
Même si le pays dans lequel vos travailleurs détachés vivent n’exige pas que vous leur versiez la moindre indemnité de télétravail, nombre des entreprises choisissent néanmoins d’en verser une afin de paraître plus attractives que leurs concurrentes en tant qu’employeurs. Lorsque vous définissez une indemnité et ses modalités d’allocation dans le cadre d’un régime de rémunération, pensez à ce qui suit :
Les coûts cachés du télétravail
Bien que le télétravail présente de nombreux avantages, il s’accompagne également de coûts cachés (principalement supportés par l’employé(e)). Ainsi, une étude néerlandaise a mentionné des coûts additionnels liés à une plus importante consommation d’électricité, d’eau et de gaz ; sans parler des dépenses mineures consacrées à l’achat de café, de thé ou de papier toilette. Ensuite viennent les coûts les plus visibles, tels que ceux liés à l’aménagement de l’espace de télétravail, à la connectivité et à la maintenance. Comme l’écrit Cheryl Munk de Forbes :
« Les employés peuvent supporter les coûts des fournitures de bureau de base, telles les cartouches d’encre, et ils pourront même aller jusqu’à acheter des sièges, des tables de travail, des écrans et tout autre élément essentiel à un bureau. Ensuite, il y a des dépenses sous-jacentes, comme le coût potentiel représenté par l’usure prématurée du matériel informatique et autres dispositifs personnels de l’employé lorsqu’ils sont soumis à un usage intensif. »
Droit du travail
Dans certains pays, les entreprises devront tenir compte des dispositions légales locales en matière d’indemnités, mais pas dans d’autres. Familiarisez-vous avec la législation et la réglementation de chaque pays où vous possédez des employés en télétravail et conformez-vous à ces dispositions.
Cela vous évitera de coûteuses amendes ou pénalités. Avant de vous soucier de savoir si une indemnité est légalement exigée, essayez de mettre en place un régime de rémunération du télétravail qui reste équitable, quel que soit le pays depuis lequel vous opérez.
Avantages sociaux alternatifs
Les paiements directs en numéraires ne sont pas les seuls modes de rémunération et d’accompagnement des employés en télétravail. Pensez à créer un régime qui inclura certains des avantages sociaux suivants :
- Journées spéciales santé et bien-être ;
- Repas ;
- Équipement de bureau ;
- Aide pédagogique et formation à la gestion ;
- Adhésions à des clubs de remise en forme.
Un programme d’indemnités pour ceux qui travaillent à la maison (ou ailleurs)
En mettant en place un programme d’indemnités dédié au télétravail, vous montrerez à vos employés que vous vous souciez d’eux et offrirez en même temps un avantage concurrentiel à votre entreprise, en tant qu’employeur. Il est cependant important d’être clair concernant les règles d’attribution de ces indemnités dans tous les pays où vous avez des employés en télétravail, comme dans les pays où vous recherchez de nouveaux talents.
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