Independientemente de si operas un negocio nacional o internacional, para tener éxito, necesitas trabajadores de calidad que hagan el trabajo. No obstante, pagar a esos trabajadores como freelancers puede ser arriesgado si tu empresa opera en mercados extranjeros.
Son muchos los factores que debes tener en cuenta a la hora de pagar a freelancers extranjeros si deseas cumplir las normas, minimizar los costes operativos y mantener a tus valiosos freelancers contentos.
Consideraciones locales relativas al pago de freelancers extranjeros
Pagar correctamente a los freelancers extranjeros requiere un conocimiento profundo de las leyes fiscales y laborales de los países donde opera tu empresa.
Estos factores serán importantes al evaluar las regulaciones y requerimientos de un país extranjero.
Cómo se clasifica a los trabajadores. Corresponde al gobierno extranjero definir lo que constituye un freelancer frente a un empleado.
En general, si una persona trabaja para una empresa durante un largo período de tiempo, se la suele clasificar como empleado, y se espera que la empresa pague sus salarios, prestaciones e impuestos.
Si el trabajador puede trabajar para varias empresas a la vez, controla su situación laboral o trabaja para una sola empresa durante un corto período de tiempo y después pasa a otra, normalmente se le considera freelancer. Cuando se determina que un trabajador es freelancer, este es responsable de sus propias obligaciones tributarias.
Sanciones por clasificar erróneamente a los trabajadores. Pueden aplicarse sanciones fiscales si una empresa designa a un trabajador internacional como freelancer, pero el gobierno local lo clasifica como empleado.
Las sanciones fiscales más comunes emitidas por un gobierno extranjero en caso de clasificación errónea de trabajadores incluyen: retención de impuestos sobre salarios, prestaciones o cualquier hora extra pagada al trabajador. En algunos casos, pagar a un freelancer las prestaciones de un empleado a tiempo completo como vacaciones, baja por enfermedad o pago por despido, puede conllevar sanciones.
Hay que tener en cuenta que las demandas por una clasificación incorrecta de los empleados no siempre las realiza el gobierno local. A menudo, son los propios freelancers quienes denuncian a las empresas ante las autoridades locales si estas clasifican mal su situación laboral con el fin de recibir un dinero.
Papeleo relacionado con la contratación.
Al trabajar con un freelancer extranjero, puede que las empresas tengan que asegurarse de que cumple con sus obligaciones tributarias con las autoridades locales en su país. También conviene suscribir contratos con los freelancers que aclaren la designación del trabajador y los temas relativos a impuestos y pagos.
Riesgo de establecimiento permanente. Si una empresa internacional no aclara su situación en un país extranjero y la designación a efectos fiscales y de renta de un trabajador, lo hará el gobierno extranjero, generalmente a través de su agencia tributaria, basándose en las reglas que se aplican a establecimientos permanentes.
Si una agencia tributaria local afirma que una empresa está operando dentro de las fronteras de su país de forma continuada, puede clasificar a esa empresa como un establecimiento permanente, y la empresa estaría sujeta a las normas locales relativas a impuestos de sociedades y declaraciones de ingresos —más las sanciones aplicables si la empresa no cumple sus obligaciones.
El riesgo de establecimiento permanente es esencialmente un riesgo fiscal y de cumplimiento. Cualquier empresa internacional necesita entender su designación comercial en un mercado extranjero, y todas las leyes tributarias inherentes y las obligaciones de declaración de ingresos que conlleva ser un establecimiento permanente .
Cómo enfocar el pago a freelancers extranjeros
Al pagar a freelancers extranjeros, las empresas internacionales se enfrentan a un riesgo sustancial si no están familiarizadas con los matices de las leyes locales tributarias y laborales, por lo que se recomienda obtener orientación adecuada sobre el cumplimiento local antes de procesar los pagos.
Aquí figuran algunos métodos comúnmente utilizados para pagar a freelancers extranjeros:
Transferencia internacional. Las empresas pueden utilizar su propio banco para transferir pagos a un freelancer extranjero a través de una red de transferencias globales (normalmente SWIFT) que conecta a las instituciones financieras de todo el mundo.
Sin embargo, las normativas gubernamentales y las leyes laborales varían según el país y es posible que algunos acuerdos con freelancers no puedan cubrirse con una transferencia internacional de dinero.
Además, pueden aplicarse comisiones iniciales y de intermediación a las transferencias bancarias internacionales y las variaciones en los tipos de cambio pueden hacer que varíe el importe del pago de un país a otro.
Giro internacional o cheque tradicional. Las empresas también pueden empezar a pagar a sus freelancers extranjeros por medio de un giro internacional o un cheque tradicional, pero esto conlleva muchas desventajas y riesgos.
Con los giros, el procesamiento de una transacción puede ser lento e ineficaz. Por ejemplo, el pagador debe enviar físicamente a un empleado para que compre el giro en la oficina de correos, el banco, el establecimiento de Western Union u otro establecimiento de giros.
Los giros pueden conllevar tarifas prohibitivas, son lentos de procesar dada la naturaleza física de la compra, y el freelancer extranjero, al recibir el giro, tendrá que depositar físicamente el pago por su cuenta. Además, los tipos de cambio pueden aumentar el coste de un giro para el pagador.
Los cheques no exigen el pago de comisiones, aparte de las tarifas postales de enviar un cheque por correo, pero son lentos y se corre el riesgo de que no les gusten como medio de pago a los freelancers que quieren que se les pague de forma rápida y eficiente.
PayPal u otra red de pago digital. En los últimos años, muchas empresas han recurrido a las redes de pago digitales como PayPal o Xoom para pagar a sus freelancers internacionales.
El pago es bastante fácil y rápido, a diferencia de los giros o las transferencias internacionales, que pueden tardar días en procesarse. Tanto el pagador como el beneficiario pueden tener que afrontar el pago de comisiones, y es común que se aplique un recargo por los tipos de cambio en los pagos digitales a freelancers extranjeros.
Pero el uso de PayPal está restringido en algunos países, lo que lo convierte en una opción menos fiable, dependiendo de dónde tenga previsto una empresa contratar a sus trabajadores. Las empresas también afrontarán más riesgos de seguridad con esta opción de pago en comparación con una transferencia bancaria típica.
Trabajar con un employer of record (EOR, por sus siglas en inglés) global. Incluso aunque una empresa tenga toda la intención de cumplir con las normas al pagar a freelancers internacionales, si no conoce bien los matices de las leyes laborales de un país , corre un riesgo.
Para la seguridad, el cumplimiento y la protección financiera, colaborar con un EOR puede reducir significativamente el riesgo de incumplimiento. Un EOR, como GEO, actúa como tu empleador oficial y legal, para que puedas contratar, pagar y gestionar a trabajadores extranjeros sin preocuparte por los impuestos y pagos de los empleados locales.
El EOR, a veces conocido como organización de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés) internacional, se encarga de hacer los pagos adecuadamente a tus trabajadores en el país y de cumplir con todos los impuestos de la empresa y el empleado.
Con GEO, podrás garantizar que tus trabajadores internacionales sean pagados correctamente, a tiempo y de acuerdo con toda la legislación local. Habla con un asesor de soluciones globales hoy mismo para obtener más información sobre cómo puede ayudar GEO a tu empresa a evitar riesgos al pagar a freelancers extranjeros.
