Recurrir a freelancers a nivel internacional puede ser una forma rápida de incorporar profesionales en nuevos mercados. Pero también plantea un riesgo de cumplimiento normativo importante si no se conocen los matices de las legislaciones laborales locales.
A continuación se incluyen algunas preguntas frecuentes para ayudarte a entender mejor los riesgos de gestionar freelancers a nivel internacional:
¿Cómo debes pagar a los freelancers extranjeros?
A la mayoría se les paga a través de cuentas por pagar: el freelancer envía una factura directamente a la empresa. El freelancer es el responsable de informar de todos sus ingresos y de administrar sus propios impuestos.
¿Se puede contratar a un becario remunerado como freelancer?
En general, no. Un becario suele ser una persona con poca experiencia y, por lo tanto, requiere supervisión, orientación y formación para realizar su trabajo. Esto impide que se le pueda considerar un freelancer.
¿Se requiere un 1099 para pagar a freelancers ubicados fuera de EE. UU.?
Por lo general, no es necesario presentar un 1099 en relación con los freelancers que trabajen fuera de EE. UU. Sin embargo, sí es aconsejable solicitar que el freelancer presente el formulario W-8BEN del Departamento de rentas internas, certificando su estatus de extranjero.
¿Se puede utilizar un contrato de EE. UU. para gestionar freelancers en el extranjero?
Sí se puede usar un contrato de EE. UU. para los freelancers extranjeros; sin embargo, hay que comprobar que se incluyan las cláusulas específicas del país y se use la redacción habitual en el país.
¿Se debe pagar a los freelancers sus vacaciones y bajas por enfermedad?
En general, no. Las prestaciones como las vacaciones o las bajas remuneradas se consideran una parte de una relación empleador-empleado. Si a los freelancers se les ofrecieran este tipo de prestaciones, probablemente pasarían a considerarse empleados y, por lo tanto, se consideraría que su clasificación es errónea. Sin embargo, en algunos países y en determinadas circunstancias, es posible que tengas la obligación de ofrecerles algunas prestaciones. Lo mejor es consultar con expertos locales. Asegúrate de que el freelancer cumple con las normas aplicables.
¿Hay que realizar alguna retención fiscal en las facturas del freelancer?
Como freelancer, esa persona es responsable de hacer sus declaraciones tributarias y pagar sus impuestos. Recomendamos que se especifique en el acuerdo con el freelancer para ayudar a garantizar que se cumplan los requisitos fiscales.
¿Por cuánto tiempo puede contratarse a un freelancer extranjero?
A los freelancers hay que contratarlos para proyectos específicos y por un período de tiempo breve. Las normas aplicables varían según el país, así que asegúrate de obtener asesoramiento jurídico.
¿Cómo se protege la propiedad industrial e intelectual cuando hay un freelancer implicado?
La mejor manera de proteger la propiedad industrial e intelectual es con una cláusula con una redacción clara en un contrato que indique que cualquier propiedad industrial e intelectual desarrollada pertenecerá a tu empresa.
¿Puede un freelancer poseer acciones u opciones sobre acciones de la empresa con la que ha suscrito un contrato?
Sí, esto suele estar permitido, y no interfiere necesariamente con la condición de freelancer de esa persona. Sin embargo, se debe tener cuidado para garantizar que no haya conflictos de intereses y que no haya dudas sobre la titularidad de la empresa.
Si un freelancer ha sido clasificado de manera errónea, ¿a cuántos años se podrían aplicar las sanciones?
Las normas y sanciones varían de un país a otro, pero no es raro tener que hacer frente a pagos relacionados con distintos años, por impuestos, seguros, pensiones o aportaciones a planes de pensiones. Esto además de cualquier sanción aplicable y, en algunos casos, hasta penas de prisión.
¿Qué sucede si un freelancer y un empleado están trabajando en el mismo lugar de trabajo desempeñando una función similar?
Cuando los gobiernos controlan la clasificación errónea de los trabajadores, una de las cosas que tienen en cuenta es cómo se supervisa a los empleados. Si gestionas a los freelancers con la misma supervisión y en el mismo lugar de trabajo que a un empleado a tiempo completo, esto puede ser una señal de alarma en caso de una auditoría gubernamental y es posible que el empleador se enfrente a consecuencias legales por una clasificación errónea del freelancer.
Si el freelancer desempeña la misma labor que tus empleados, lo mejor es contratarlo como empleado para evitar una clasificación errónea.
Si una organización no gubernamental con sede en España contrata a freelancers internacionales para que trabajen en sus programas de forma temporal, por ejemplo, un trabajador francés en Bangladesh, ¿está la organización sujeta a las leyes laborales francesas?
Si el freelancer tiene la documentación y el visado necesarios para trabajar en Bangladesh, estará sujeto a las leyes laborales y al impuesto sobre la renta de Bangladesh. Sin embargo, el empleador deberá tener en cuenta las leyes del país de origen a efectos del impuesto sobre la renta. Para conocer los requisitos específicos, conviene consultar con un asesor fiscal internacional.
Exigimos a nuestros empleados que cumplan con políticas como las de protección de la infancia, el código de conducta, la protección de la explotación y el abuso sexuales, etc. Estos requisitos incluyen el reconocimiento de políticas y la formación. ¿Podemos exigir que un freelancer cumpla con ellas?
Sí, puedes incorporar una cláusula en el contrato con el freelancer que exija que se cumplan las políticas específicas de tu organización.
¿Qué tipos de evaluaciones indicarían que se ha clasificado erróneamente a un freelancer?
Al evaluar a tus freelancers, piensa en cómo se les paga, quién controla sus actividades diarias, si se les proporcionan recursos de la empresa y si solo prestan servicios a tu empresa. Además, si tienes una alta concentración de freelancers en un país, debes informarte de si el gobierno local tiene criterios adicionales para clasificar a los empleados.
Ejemplos de empresas que han sido sancionadas por clasificar erróneamente a sus freelancers
- Egipto: Un tribunal condenó a 43 empleados de una ONG.
- Australia: Una empresa fue condenada a pagar unas sanciones récord por la clasificación incorrecta de sus empleados.
- Europa: Un tribunal de la UE dictaminó que los freelancers erróneamente clasificados podían reclamar el pago de vacaciones.
¿Cuáles son los riesgos para una organización si un freelancer no presenta sus declaraciones de impuestos?
Depende en gran medida del país donde trabaje el freelancer, pero puede haber un riesgo para la organización si el gobierno local determina que el freelancer debería haber sido clasificado como empleado. En el caso de una clasificación errónea de empleados, el empleador puede ser responsable de los impuestos, multas y sanciones que no se hayan abonado.
¿El uso de un freelancer extranjero protege a una organización del riesgo de establecimiento permanente?
En muchos casos, no. Es posible que un freelancer extranjero genere ingresos imponibles para tu organización que debas contabilizar para evitar la clasificación como establecimiento permanente. Si el freelancer actúa como representante de tu negocio, el gobierno local puede considerar que tu organización opera en el país y, por lo tanto, debe tributar allí.
¿Qué impacto tiene el RGPD en mi relación con los freelancers de la Unión Europea?
Piensa en el tipo de trabajo que realizará el freelancer y el tipo de información a la que tendrá acceso. Si el freelancer necesita acceder, almacenar o tratar datos personales en nombre de tu empresa, entonces se aplicarán el RGPD y sus consecuencias. Por ejemplo, si el freelancer es un proveedor de servicios de TIC, es posible que necesite acceder a los sistemas y dispositivos de tu empresa para prestar sus servicios, lo que significará que podría tener acceso a datos sobre tus empleados, clientes o socios que se encuentren dentro del alcance del RGPD.
¿Quién debe gestionar los requisitos de inmigración requeridos para viajar a otro país por una misión?
Los freelancers se encargan de gestionar sus propios asuntos en materia de inmigración. Si utilizas recursos de la empresa para implicarte en asuntos de inmigración, corres el riesgo de una mala clasificación de los empleados.
¿Qué alternativa existe para evitar una clasificación errónea al gestionar freelancers?
Un EOR , como Global Employment Outsourcing (GEO), puede mitigar los riesgos de una clasificación errónea convirtiendo a tus freelancers en empleados a tiempo completo. El EOR, a veces conocido como organización de empleadores profesionales internacional, contrata a tus freelancers por ti, cumpliendo íntegramente con las normativas y costumbres locales, mientras tú te dedicas a administrar el trabajo diario de los freelancers. De este modo, podrás beneficiarte de sus servicios, sin el riesgo y la responsabilidad de RR. HH.
