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So gehen Sie mit Ihren Telearbeitskräften um: 5 Tipps für weltweit agierende Arbeitgeber

Die Globalisierung ist nicht mehr nur ein Privileg von Großkonzernen. Heute gibt es kaum noch eine Lieferkette, eine Produktionslinie, ein Entwicklungs- und Supportteam oder ein Fulfillment-Modell, das nicht international ist. Diese Veränderung bedeutet, dass immer mehr Unternehmen Telearbeitskräfte in anderen Ländern einstellen – und Managementstrukturen, Überwachungsmöglichkeiten und die Unternehmenskultur häufig neu definiert werden müssen.

Sehen wir uns an, wie internationale Arbeitgeber die Herausforderungen meistern und ihre Belegschaft effektiv führen können.

Tipps für den Umgang mit einer globalen Belegschaft in Telearbeit

Telearbeit ist beliebter denn je, und dieser Trend wird auch nicht so schnell wieder verschwinden. Die Erwartungen der Beschäftigten haben sich geändert, da diejenigen, die aus der Ferne arbeiten, unter anderem eine bessere Work-Life-Balance haben und produktiver sind.

Für einige globale Arbeitgeber kann es eine Herausforderung darstellen, ein zunehmend verstreutes Team zu führen und gleichzeitig die  von den Beschäftigten gewünschte Flexibilität zu bieten. Folgende Punkte sollten berücksichtigt werden:

  • Mangelnde Klarheit. Es kann mehr Zeit und Mühe kosten, sicherzustellen, dass alle Beteiligten in Bezug auf Projekte, Rollen und Zuständigkeiten auf dem gleichen Wissensstand sind.
  • Kollaboration über Zeitzonen hinweg. Teammitglieder, die sich in Zeitzonen befinden, in denen sich die Kernarbeitszeiten nicht überschneiden, müssen möglicherweise zusätzliche Maßnahmen ergreifen, um effektiv zusammenzuarbeiten.
  • Kommunikation. Kulturelle Unterschiede und ein Mangel an Gelegenheiten zum direkten, persönlichen Austausch können zu Missverständnissen führen.
  • Onboarding. Die Schritte, die in unterschiedlichen Ländern erforderlich sind, um Arbeitskräfte einzustellen, variieren. Deshalb sind möglicherweise zusätzliche Ressourcen erforderlich, um eine weltweit verteilte Belegschaft einzustellen und gleichzeitig unterschiedliche rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
  • Überblick über Verantwortlichkeiten. Für manche Führungskräfte stellt es eine Herausforderung dar, die Produktivität ihrer Beschäftigten zu überwachen und den Überblick darüber zu behalten, wer verantwortlich ist, wenn die Teams an verschiedenen Orten und zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten.
  • Kultur. Die Arbeit von einem entfernten Standort aus macht es unter Umständen für einige Beschäftigte schwierig, sich mit der Unternehmenskultur zu identifizieren.

Wie können Sie also diese Hindernisse in Ihrem Unternehmen verhindern und überwinden?

1. Legen Sie Ihre Erwartungen eindeutig fest und kommunizieren Sie diese dem gesamten Team

Ungewissheit erzeugt Verwirrung und kann zu unnötigen Fehlern führen, die Produktivität und Effizienz beeinträchtigen. Die Beschäftigten brauchen eine klare Anleitung in Bezug auf ihre jeweilige Rolle und den Umgang des Unternehmens mit der Telearbeit.

Arbeitgeber sollten folgende Punkte ganz deutlich kommunizieren:

  • Prioritäten
  • Meilensteine
  • Leistungsziele
  • Verantwortlichkeiten
  • Organisationsrichtlinien

Zusätzlich zur Festlegung von Erwartungen sollten weltweite Organisationen ihre Beschäftigten dazu anhalten, Folgendes zu tun:

  • Kontaktdaten zur Verfügung stellen. Telearbeitskräfte sollten ihre Kontaktdaten auf dem neuesten Stand halten und die besten Zeiten für die Kontaktaufnahme vermerken.
  • Verfügbarkeit kommunizieren. Telearbeitskräfte sollten sich mit ihrem/ihrer Teamleiter:in, Vorgesetzten oder der zuständigen Stelle absprechen, wenn sie während ihrer üblichen Arbeitszeiten nicht erreichbar sind. Und wenn das Unternehmen keine festen Arbeitszeiten vorschreibt, sollten die Beschäftigten klären, wann sie verfügbar und wann sie nicht verfügbar sind.
  • Fragen stellen. Ermuntern Sie die Mitglieder von Remote-Teams, Fragen zu stellen, wenn sie sich bei etwas nicht sicher sind. Wenn sie keine Bedenken haben müssen, ihre Unsicherheit zuzugeben, werden sie nicht dazu verleitet, Vermutungen anzustellen, was zu schwerwiegenden Missverständnissen führen kann.
  • Bedürfnisse und Sorgen äußern. Stellen Sie sicher, dass remote arbeitende Teammitglieder wissen, dass sie bedenkenlos ihre Anliegen, z. B. bezüglich einer Zulage für Arbeit im Homeoffice, vortragen und um die erforderliche Unterstützung bitten können.

Indem Sie ausreichend Gelegenheiten bieten, Kontakt aufzunehmen und Erwartungen zu klären, können Sie eine gesunde Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung schaffen und einen Einblick in individuelle Leistungen und persönliche Entwicklungsziele erhalten.

2. Nutzen Sie digitale Werkzeuge und Technologien, die den Zusammenhalt fördern

Digitale Dienste und Tools können die Kluft zwischen internationalen Teams schließen. Dazu gehören:

  • Kollaborationstools. Setzen Sie Tools ein, um die Zusammenarbeit verteilter Teams zu erleichtern. Die Möglichkeit, den Status von Projekten zu sehen, auch von solchen, an denen sie nicht direkt beteiligt sind, vermittelt den Beschäftigten ein umfassenderes Bild davon, was in der Organisation vor sich geht und wie die Aufgaben aller Beteiligten zusammenhängen.
  • Kommunikationstools. Viele Kollaborationstools verfügen über integrierte Chat- und andere Kommunikationsfunktionen, aber manchmal ist es besser, wenn die Beschäftigten in Echtzeit miteinander sprechen können. Spezielle Tools für die Einzel- und Gruppenkommunikation tragen dazu bei, dass Ihre globalen Teams in Verbindung bleiben.
  • Produktivität. Unterstützen Sie die Effizienz und den Erfolg in Ihrem Unternehmen mit Tools, die Aufgaben organisieren, Erinnerungen bereitstellen und die Funktion anderer Tools verbessern.
  • Projektmanagementtools. Kleinere Projekte können leicht mithilfe von kollaborativen Tools gemanagt werden, aber robustere Projektmanagementtools sind besser geeignet, um globale Teams, die große und langfristige Projekte in Angriff nehmen, zu unterstützen.

3. Kommunizieren Sie regelmäßig

Ein entscheidender Faktor für den Erfolg eines Remote-Teams ist das Vorhandensein eines digitalen Kommunikationsplans. Allerdings kann man auch zu viel des Guten haben – globale Teams müssen eine Überkommunikation vermeiden.

Erstens fördert diese das Mikromanagement, was für Vorgesetzte ineffizient und für Mitarbeiter:innen frustrierend ist. Außerdem gehen exzessive Teamsitzungen auf Kosten der wertvollsten Ressource: der Zeit.

Betrachten Sie Kommunikation stattdessen unter dem Aspekt des Vertrauens.

Damit Telearbeitskräfte bestmögliche Leistungen erbringen können, müssen sie den Arbeitsauftrag verstehen und darauf vertrauen können, dass ihr Team ihre Bemühungen unterstützt. Ebenso brauchen Führungskräfte Zeit, um wichtige Entscheidungen zu treffen, die sich positiv auf die Entwicklung ihrer Abteilung auswirken. Um diese Zeit zu gewinnen, müssen sie darauf vertrauen, dass die von ihrem Team geleistete Arbeit zielführend ist, und den Kurs nur dann korrigieren, wenn dies nicht der Fall ist.

Gut platzierte Treffen und Kontrollbesuche tragen dazu bei, dieses Vertrauen aufzubauen.

Berücksichtigen Sie bei der Planung Ihres Besprechungsplans, was für die jeweiligen Teams notwendig ist, anstatt für die gesamte Organisation. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Ihre Meetings einen Nutzen bringen, gehen Sie wie Goldlöckchen im Märchen vor: Versuchen Sie es mit ein paar mehr, dann mit ein paar weniger und beobachten Sie, wie Ihre Mitarbeiter:innen reagieren.

4. Verfolgen Sie den Fortschritt

Nachdem Sie geklärt haben, was Sie erwarten, und KPIs festgelegt haben, müssen Sie diese nun gewissenhaft nachverfolgen. Laut Chris Christoff, dem leitenden Entwickler von Monster Insights, ist Folgendes empfehlenswert:

„Ich schlage vor, eine KPI-Tabelle für Ihre Teams zu erstellen, damit sie wissen, welche Ziele sie in jedem Quartal erreichen müssen. Unabhängig von ihrer jeweiligen Zeitzone wissen unsere Teammitglieder, was von ihnen erwartet wird und wann wir uns jede Woche treffen. Wenn wir auf einen Blick sehen können, wer gut arbeitet und wer Hilfe braucht, können wir Projekte auf Kurs halten und gleichzeitig unseren Mitarbeiter:innen helfen, ihre Fähigkeiten zu verbessern.“

Durch die Überprüfung der Fortschritte werden die Beschäftigten zur Verantwortung gezogen und es wird sichergestellt, dass alle ihren Beitrag zur Erledigung der Aufgaben und zu den Gesamtzielen des Unternehmens leisten.

5. Bieten Sie Gelegenheiten für persönliche Treffen

Telearbeitsteams können sich manchmal wie einsame Inseln anfühlen, und wenn Kolleg:innen über den ganzen Erdball verstreut sind, vielleicht mit kulturellen Unterschieden und Sprachbarrieren, kann es eine große Herausforderung sein, ein starkes Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln.

Wenn Telearbeitskräften Gelegenheiten geboten werden, außerhalb von Arbeitsaufgaben und Projekten miteinander zu interagieren, kann dies zur Förderung einer gemeinsamen Unternehmenskultur beitragen. Es gibt viele Optionen:

  • Teambuilding-Übungen. Passen Sie herkömmliche Teambuilding-Übungen für die Online-Nutzung an, oder entwickeln Sie spezielle, genau zu Ihrem Team passende virtuelle Teambuilding-Aktivitäten. Geben Sie den Teammitgliedern die Chance, Vorschläge zur Verbesserung der Mitarbeitereinbindung zu machen.
  • Virtuelle Treffpunkte. Virtuelle Pausenräume und Online-Treffpunkte bieten den Mitgliedern Ihres Teams die Möglichkeit, einander kennenzulernen und sich über die Grenzen hinweg stärker verbunden zu fühlen.
  • Virtuelle Touren. Hat Ihr Unternehmen physische Bürostandorte? Bieten Sie virtuelle Touren an, damit Beschäftigte aus allen Ländern sich dort umschauen können. Sie können es Beschäftigten auch gestatten, ihre Arbeitsplätze zu zeigen, wenn sie das wünschen.
  • Gelegentliche persönliche Treffen. Ein persönliches Treffen kann, selbst wenn es nur alle ein bis zwei Jahre stattfindet, das Zusammengehörigkeitsgefühl eines virtuellen Teams erheblich stärken.

Erweiterung Ihrer weltweiten Remote-Belegschaft

Wenn Ihre globale Remote-Belegschaft erfolgreich ist, führt dies unweigerlich dazu, dass Sie sie irgendwann erweitern müssen. Wenn Sie talentierte Kandidat:innen in Ländern finden, in denen Ihr Unternehmen keine Niederlassung hat, kann das jedoch schwierig sein, vor allem im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften in den Bereichen HR und Payroll.

Ein Employer of Record (EOR) hilft Ihrem Unternehmen bei der Bewältigung dieser komplexen Themen, damit die Einstellung und das Onboarding von Arbeitskräften im Ausland für Sie schnell und vorschriftsmäßig erledigt wird. Der EOR ist für die Einhaltung von Verträgen, Sozial- und Arbeitgeberleistungen sowie für die Payroll verantwortlich, sodass Sie sich nur noch auf die Führung Ihrer Telearbeitskräfte und den Beitrag, den diese zum Erfolg Ihres Unternehmens leisten, konzentrieren müssen.

Erfahren Sie mehr darüber, wie eine Partnerschaft mit einem EOR wie Global Employment Outsourcing (GEO) Ihnen beim Aufbau Ihres internationalen Remote-Teams helfen kann, indem Sie sich noch heute mit uns in Verbindung setzen.