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Sie erwägen eine Partnerschaft mit einem Umbrella-Unternehmen? Diese Fakten sollten Sie vorher kennen

Umbrella-Unternehmen

Ohne Frage besteht ein Bedarf an den Dienstleistungen, die Umbrella-Unternehmen erbringen. Da viele multinationale Unternehmen unsicher sind, was unter einem/einer Vollzeitangestellten zu verstehen ist, wächst das Interesse an der Zusammenarbeit mit Umbrella-Unternehmen schnell.

Im Vereinigten Königreich zum Beispiel, wo ein neues Steuergesetz mit dem Namen IR35 zur Bekämpfung von Scheinselbstständigkeit eingeführt wurde, sagen 91 % der Personalvermittlungsunternehmen, dass sie sich „an Umbrella-Unternehmen wenden“.

Firmen, die international expandieren wollen, aber für die korrekte und effiziente Bezahlung ausländischer freier Kräfte Hilfe brauchen, können von der Partnerschaft mit einem Umbrella-Unternehmen profitieren.

Dazu müssen sie sich jedoch unbedingt erst einmal gründlich informieren.

Was ist ein Umbrella-Unternehmen?

Ein Umbrella-Unternehmen, das auch Gehaltsträgerschaft oder Freelancerträgerschaft genannt wird, ist ein externer Dienstleister, der die Payroll von freien Mitabeiter:innen für Kundenunternehmen abwickelt.

In der Regel handelt es sich bei den Kunden um multinationale Unternehmen, die ins Ausland expandieren, oder um professionelle Personalvermittlungsunternehmen, die häufig massive Unterstützung durch freie Mitarbeiter:innen benötigen, sich aber nicht mit den Problemen der Payroll und der Einhaltung von Steuervorschriften befassen wollen, die bei der Einstellung von Arbeitskräften im Ausland auftreten können.

Der Hauptvorteil eines solchen Dienstleisters besteht darin, dass er qualitativ hochwertige freie Mitarbeiter:innen anbietet und die Payroll für diese übernimmt, während er gleichzeitig die Haftung für Steuer- und Compliance-Fragen reduziert.

Hier finden Sie einen Überblick darüber, was sowohl die Kundenunternehmen als auch die freien Mitarbeiter:innen erwarten können.

Kundenunternehmen: Das Umbrella-Unternehmen ermöglicht es einem Kundenunternehmen, Mitarbeiter:innen auf Vertragsbasis einzustellen, ohne die mit der Einstellung von Vollzeitbeschäftigten verbundenen rechtlichen Verwicklungen und Arbeitgeberleistungen.

Da die freien Mitarbeiter:innen bei dem Umbrella-Unternehmen angestellt sind, muss das im Ausland tätige Kundenunternehmen keine ausländische Niederlassung gründen und vermeidet eine Reihe potenzieller regulatorischer Probleme, insbesondere in Bezug auf heikle Steuergesetze und Aufenthaltsgenehmigungen.

Freie Mitarbeiter:innen: Der oder die freie Mitarbeiter:in schließt nicht nur einen Vertrag mit dem Umbrella-Unternehmen ab und wird von diesem bezahlt, sondern hat auch Anspruch auf alle Arbeitnehmerrechte. Zu diesen Rechten können Gesundheitsleistungen, der Zugang zu einer Rentenkasse, Urlaubs- und Krankengeld sowie Dienstleistungen der Personalabteilung gehören.

Die freien Mitarbeiter:innen zahlen ein Honorar oder lassen dieses Honorar von ihrem Gehalt abziehen, damit der Umbrella-Dienstleister ihre Payroll abwickelt, zusammen mit den damit verbundenen Steuerabzugsverpflichtungen und HR-Vorteilen, Vergünstigungen und Dienstleistungen.

Die wichtigsten Dinge, die Sie über Umbrella-Unternehmen wissen sollten

Wenn Sie Ihr Personal im Ausland aufstocken und mehr freie Mitarbeiter:innen einstellen möchten, ist ein Umbrella-Unternehmen sicherlich eine nähere Betrachtung wert. Wenn Sie an diesem Punkt angelangt sind, sollten Sie sich auf diese Schlüsselbereiche konzentrieren, bevor Sie Ihre Unterschrift unter einen entsprechenden Vertrag setzen.

Was leistet ein Umbrella-Unternehmen für seine Firmenkunden?

Operativ sieht die Dienstleistung eines Umbrella-Unternehmens so aus:

Ein:e freie:r Mitarbeiter:in leistet 40 Stunden Arbeit für das Unternehmen ABC. Der Umbrella-Dienstleister stellt dem Unternehmen ABC eine Rechnung für die Arbeit des freien Mitarbeiters/der freien Mitarbeiterin aus, nimmt die Zahlung entgegen, leitet sie an den oder die freie(n) Mitarbeiter:in weiter und kümmert sich um alle mit dieser Zahlung verbundenen Payrollanforderungen.

Obwohl die Aufgaben eines Umbrella-Unternehmens variieren können, besteht seine Hauptaufgabe in der Payroll. Das Unternehmen erledigt vor allem den üblichen mit der Payroll verbundenen Papierkram im Auftrag der freien Mitarbeiter:innen, z. B. die Bearbeitung von Rechnungen, die Überprüfung und Genehmigung von Arbeitszeitnachweisen und die Bezahlung der freien Kräfte nach Abzug der entsprechenden Steuern.

Welche Rolle spielen die freien Mitarbeiter:innen in einer Umbrella-Partnerschaft?

Die freien Mitarbeiter:innen erledigen die ihnen übertragenen Aufgaben, halten ihre Stunden in einem Arbeitszeitnachweis fest oder stellen eine Rechnung aus und reichen die Informationen zur Bezahlung bei dem Umbrella-Unternehmen ein. In einigen Fällen müssen die freien Mitarbeiter:innen Spesenabrechnungen einreichen, die ebenfalls an das Umbrella-Unternehmen gehen und dann dem Kundenunternehmen zur Zahlung vorgelegt werden.

Der gesamte Prozess ist für die freien Mitarbeiter:innen transparent. Sie reichen eine Rechnung ein und werden von dem Umbrella-Unternehmen bezahlt, das dann seinerseits dem Kundenunternehmen, bei dem die freien Mitarbeiter:innen beschäftigt sind, eine Rechnung schickt.

Schützen Sie Ihr Unternehmen vor den Risiken der Zusammenarbeit mit einem Umbrella-Unternehmen 

Obwohl die Zusammenarbeit mit einem Umbrella-Unternehmen einige Vorteile bietet, gibt es potenziell auch Nachteile.

Beispielsweise sind freie Mitarbeiter:innen im Wesentlichen Freiberufler:innen, die daher möglicherweise rechtlich nicht verpflichtet sind, geistiges Eigentum zu schützen. Ein Umbrella-Dienstleister schützt weder geistiges Eigentum noch Geschäftsgeheimnisse.

In einem fremden Land einen seriösen Anbieter zu finden, kann eine weitere Herausforderung darstellen. Vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen in Erwägung gezogenen Umbrella-Unternehmen auch wirklich über legale Verträge für die von ihnen angebotenen freien Mitarbeiter:innen verfügen (manche behaupten dies, obwohl es nicht zutrifft). Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Unternehmen schützen können:

Fragen Sie nach Referenzen. Sie sollten die Möglichkeit haben, mit allen freien Mitarbeiter:innen, die das Umbrella-Unternehmen Ihnen anbietet, ein Gespräch zu führen und diese zu prüfen. Jegliches Zögern, dies geschehen zu lassen, sollte als Warnsignal betrachtet werden.

Fragen Sie Geschäftspartner:innen und ausländische Kontakte nach Empfehlungen. Empfehlungen von vertrauenswürdigen Geschäftspartner:innen in dem Land, in dem Ihr Unternehmen Fuß fassen will, können helfen, bei den Umbrella-Dienstleistern die Spreu vom Weizen zu trennen.

Beauftragung eines globalen Employer of Record. Es gibt noch eine andere Möglichkeit, die internationale Payroll und die Beschäftigung von Arbeitskräften im Ausland abzuwickeln, nämlich über einen externen Employer of Record.

Im Gegensatz zu einem Umbrella-Dienstleister, dessen Hauptaufgabe es ist, Zahlungen an freie Mitarbeiter:innen zu leisten, sorgt ein Employer of Record wie Global Employment Outsourcing (GEO) auch für das Wohlergehen Ihrer Arbeitskräfte, während diese bei ihm angestellt sind, indem er vorschriftsmäßige Arbeitsverträge in der jeweiligen Landessprache, Gehaltszahlungen in der Landeswährung und wettbewerbsfähige Sozialleistungen anbietet.

Nachfolgend finden Sie einige wichtige Unterschiede zwischen einem Umbrella-Dienstleister und GEO:

Was können Sie von einem globalen Employment Partner erwarten?

Mit einem Umbrella-Unternehmen
Mit GEO/Employer of Record

Freie Mitarbeiter:innen werden pro Projekt oder nach geleisteten Stunden bezahlt

Vergütungsmodell

Arbeitsverträge legen die Löhne der Arbeitskräfte im Voraus fest

Beschäftigte haben nur einen eingeschränkten oder gar keinen Anspruch auf gesetzliche Leistungen oder Zahlungen

Arbeitsrechtliche Vorschriften

Beschäftigte haben Anspruch auf gesetzliche Leistungen wie Krankengeld und Mutterschutz

Honorare können je nach geleisteter Arbeit variieren

Fakturierung

Feste Preise, die Honorare variieren nicht je nach geleisteter Arbeit

Keine festen Kontakte für Fragen von Beschäftigten

HR-Unterstützung

Fester lokaler HR-Koordinator für Fragen von Beschäftigten

Ist normalerweise in einem Land präsent

Service-Netzwerk

Unterstützt Beschäftigte in mehr als 179 Ländern

Mit GEO können Sie Ihren Personalbedarf im Ausland genauso einfach decken wie zu Hause, ohne dass Sie eine ausländische Niederlassung gründen müssen. Und indem Sie freie Mitarbeiter:innen als Arbeitnehmer:innen einstellen, erhalten Sie mehr Kontrolle über Ihre Arbeitskräfte auf einem Markt, der Ihnen auf lange Sicht Vorteile bieten könnte.

Sprechen Sie noch heute mit einem Global Solutions Advisor und machen Sie den ersten Schritt, um alle Anforderungen an die Payroll und die Personalbetreuung von ausländischen Beschäftigten zu erfüllen.