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Einstellungspraktiken für NGOs und gemeinnützige Organisationen: Einhaltung von Vorschriften und Förderung der Sache

Die Einhaltung von Beschäftigungsvorschriften ist für jedes Unternehmen, das Personal einstellt, wichtig. Für gemeinnützige Organisationen und Nichtregierungsorganisationen hat dies jedoch eine ganz besondere Bedeutung, denn sie sind auf Spendengelder angewiesen und oftmals ist Fairness ein zentraler Punkt ihrer Mission.

Häufig besteht die größte Herausforderung für Nichtregierungsorganisationen und gemeinnützige Organisationen, die in mehreren Ländern auf der ganzen Welt Arbeitskräfte einstellen, in der Einhaltung komplexer und ihnen oft unbekannter Arbeitsgesetze, insbesondere wenn sie nicht über lokale Personalressourcen oder ortsbezogenes Knowhow verfügen.

Sehen wir uns an, was die Einstellungspraktiken von gemeinnützigen Organisationen von denen ihrer gewinnorientierten Pendants unterscheidet und welche Tipps Ihrer Organisation helfen können, ihrer Mission bei der Personaleinstellung im Ausland treu zu bleiben.

Was ist das Besondere an der Einstellungspraxis von gemeinnützigen Organisationen?

Aus rechtlicher Sicht gibt es keinen Unterschied zwischen der Einhaltung von Vorschriften durch NGOs und durch gewinnorientierte Unternehmen, denn beide Arten von Organisationen müssen die Arbeitsgesetze einhalten.

Aber wenn es um weltweite Personaleinstellungen durch NGOs geht, müssen Sie nicht nur die Beschäftigungsgesetze mehrerer Länder kennen und einhalten, sondern Sie müssen auch ihr Geschäft in besonderer Weise an ethischen Grundsätzen ausrichten, und zwar sowohl im Erscheinungsbild als auch in der Praxis, denn:

  • Ein guter Ruf trägt dazu bei, für die Mission wichtige Spender zu finden und dauerhaft zu binden
  • Transparenz trägt zum fortschrittlichen Image einer NGO bei
  • Ethisches Handeln hilft, talentierte und engagierte Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten

Im Gegensatz zu gewinnorientierten Unternehmen streben gemeinnützige Organisationen und Nichtregierungsorganisationen nicht nach wirtschaftlichem Wachstum, und die Menschen, die für sie arbeiten, tun dies oft nicht nur des Geldes wegen. Spender müssen sich darauf verlassen können, dass ihr Geld den Zielen der NGO oder gemeinnützigen Organisation zugutekommt, und angehende (und derzeitige) Beschäftigte bemühen sich oftmals, sich über die Trends bei gemeinnützigen Organisationen auf dem Laufenden zu halten und mit Hilfe eines ebenso engagierten wie ethisch behandelten Teams positive Veränderungen zu bewirken.

Einstellungstipps für gemeinnützige Organisationen

Wie kann Ihre gemeinnützige Organisation also die Ziele ethische Behandlung, Transparenz und gesetzeskonforme Beschäftigung bei internationalen Einstellungen erreichen?

1. Prüfen Sie Ihre Anforderungen

Bevor Sie eine Stellenanzeige aufgeben, sollten Sie sich mit Ihrem internen Team treffen, um die Anforderungen Ihrer Organisation abzustimmen. Eine entscheidende Frage, die es zu beantworten gilt, lautet: „Wie könnte eine zusätzliche Stelle dazu beitragen, unseren Auftrag zu erfüllen?“

Führen Sie zur Beantwortung dieser Frage eine Überprüfung durch, um:

  • zu erfahren, welche Art von Personal bereits im Team vorhanden ist
  • sicherzustellen, dass es wirklich Bedarf für die neue Rolle gibt
  • zu ermitteln, ob es im Team jemanden gibt, der befördert werden könnte

Wenn man das bestehende Team und die Anforderungen der Organisation kennt, ist es einfacher, Lücken im Personalbestand zu erkennen und die Fähigkeiten herauszuarbeiten, die potenzielle Kandidat:innen mitbringen müssen.

2. Beschreiben Sie, wie die Rolle zur Umsetzung der Mission beiträgt

Sobald Sie den Personalbedarf Ihrer NGO oder gemeinnützigen Organisation ermittelt haben, veranstalten Sie ein Brainstorming darüber, wie diese Rollen aussehen könnten. Diese Informationen helfen Ihnen nicht nur, eine detaillierte Anzeige zu veröffentlichen und qualifizierte Bewerber:innen zu gewinnen, sondern auch, jemanden gezielt einzustellen, andere Teammitglieder so früh wie möglich zu informieren und gegenüber Spendern transparent zu bleiben.

Eine hilfreiche Übung ist die Beantwortung der Frage, wie ein typischer Tag für die neue Arbeitskraft aussieht. Einige Beispiele dafür:

  • Kontaktpflege mit Spendern und Eintreiben von Spendengeldern
  • Aufbau einer Liste mit Newsletter-Empfängern
  • Suche nach Personen, die Petitionen unterzeichnen oder für Rechtsvorschriften verantwortlich sind
  • Verbesserung der Präsenz in den sozialen Medien oder der Engagement-Kennzahlen
  • Organisation von Veranstaltungen und Teilnahme an Networking-Möglichkeiten

3. Legen Sie fest, auf welche Weise die neuen Arbeitskräfte mit der Mission der NGO übereinstimmen müssen

Obwohl es in vielen Ländern illegal ist, Beschäftigte aufgrund ihrer politischen oder religiösen Zugehörigkeit zu diskriminieren, sollten Sie überlegen, wie Ihr Team reagieren wird, wenn die persönlichen Werte eines neuen Mitarbeiters/einer neuen Mitarbeiterin nicht mit der Mission Ihrer Organisation übereinstimmen. Dies ist ein Problem, das nur NGOs und gemeinnützige Organisationen betrifft.

In gewinnorientierten Unternehmen ist es weniger sinnvoll, während eines Vorstellungsgesprächs brisante Themen zu erörtern, da diese sich wahrscheinlich weniger auf das Tagesgeschäft auswirken. Aber wenn Sie beispielsweise einen Fundraiser engagieren, der nicht mit Ihrer Botschaft zur Anwerbung neuer Geldgeber einverstanden ist, können Sie dann sicher sein, dass er zögerliche Interessenten erfolgreich in finanzielle Unterstützer verwandelt?

Im Idealfall unterstützen alle Beschäftigten die Werte und Ziele Ihrer gemeinnützigen Organisation. Da Sie aber Mitarbeiter:innen, die dies nicht tun, aus rechtlicher Sicht nicht diskriminieren dürfen, sollten Sie Folgendes in Erwägung ziehen:

  • Veröffentlichung eines Werte-Leitfadens, der die Verpflichtung Ihrer Organisation zur vorurteilsfreien Personaleinstellung bestätigt
  • Festlegung, wie potenzielle Mitarbeiter:innen mit abweichenden Werten dennoch wertvolle Teammitglieder sein können
  • Erstellung von Skripten oder Festlegung von Standardarbeitsanweisungen für Pressemitteilungen, auf die die Beschäftigten gemeinnütziger Organisationen zurückgreifen können, wenn sie mit Spendern, Freiwilligen oder Mitgliedern der allgemeinen Öffentlichkeit sprechen

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4. Beachten Sie die Arbeitsgesetze

Wenn Sie Beschäftigte im Ausland einstellen, müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Verfahren für Vorstellungsgespräche und das Onboarding im Einklang mit dem Arbeitsrecht des jeweiligen Landes stehen.

Zu den spezifischeren Überlegungen gehören:

  • Dokumentation. Ermitteln Sie, wie, wann und an wen Sie Informationen über den Einstellungsprozess, den Lohn oder den Beschäftigungsstatus Ihrer neuen Arbeitskraft melden müssen.
  • Vertragsanforderungen. Welche Arten von Arbeitsverträgen gibt es für Arbeitnehmer:innen im Heimatland Ihres Bewerbers oder ihrer Bewerberin? Vergewissern Sie sich, dass Sie die Anforderungen verstehen, damit Sie ein gesetzeskonformes Angebot erstellen können.
  • Arbeitgeberleistungen und Urlaub. Welche obligatorischen Leistungen und Urlaubsregelungen müssen Sie berücksichtigen? Vergewissern Sie sich, dass Sie bereit sind, alle geforderten Leistungen auf vorschriftsmäßige Weise anzubieten.
  • Steuergesetze. Welche Steuern und Abgaben müssen in dem Land, in dem Ihr:e potenzielle:r Mitarbeiter:in lebt, im Rahmen der Payroll einbehalten werden? Wird Ihre Organisation durch die Einstellung von Arbeitskräften in einem bestimmten Land zusätzliche Arbeitgebersteuern zahlen müssen?

Die Zusammenarbeit mit einem Employer-of-Record-Anbieter kann Ihnen dabei helfen, die Beschäftigungsvorschriften in Ländern zu verstehen, in denen Sie nicht über HR-Knowhow verfügen; und in Ländern, in denen Sie keine Niederlassung haben, die die Einstellung vornehmen kann, kann ein Employer of Record Ihnen dabei helfen, die von Ihnen benötigten Arbeitskräfte schnell und vorschriftsmäßig einzustellen.

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5. Schnüren Sie ein attraktives Vergütungs- und Leistungspaket

So wie gewinnorientierte Unternehmen sind auch NGOs und gemeinnützige Organisationen mit einem wettbewerbsorientierten Bewerberpool konfrontiert, in dem sich potenzielle Arbeitskräfte nach den besten Angeboten bei Gehalt und Arbeitgeberleistungen umsehen.

Eine für den Non-Profit-Sektor wettbewerbsfähige Vergütung und Arbeitgeberleistungen sind ein Muss für Organisationen, die Spitzenkräfte einstellen wollen. Bevor Sie eine Stelle ausschreiben, sollten Sie festlegen, welche zusätzlichen Leistungen Sie über die gesetzlichen Vorschriften hinaus anbieten wollen. Einige Beispiele dafür:

  • Telearbeit oder hybride Angebote
  • 50 % Beteiligung an einem Altersvorsorge- oder Investmentsparplan
  • Zahlung der Krankenversicherung
  • Unterstützung bei der Kinderbetreuung
  • Prämienzahlungen für außergewöhnliche Leistungen
  • Bezahlung von Weiterbildungen und Zertifizierungen
  • Mitgliedschaft in lokalen Berufsverbänden

Ein wettbewerbsfähiges Gehalt und eine Reihe von Zusatzleistungen können die Qualität der Kandidat:innen in Ihrem Bewerbungsverfahren erheblich beeinflussen.

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6. Halten Sie die Vorschriften zu freien Mitarbeiter:innen ein

Wenn Sie feststellen, dass eine Funktion nicht mit einem/einer Arbeitnehmer:in, sondern nur mit einer freien Kraft besetzt werden kann, ist es wichtig, alle damit verbundenen Gesetze, steuerlichen Auswirkungen und Einkommensmeldeverfahren zu kennen, um Ihre Organisation vor dem Risiko einer falschen Statuszuordnung von Arbeitnehmer:innen zu schützen.

Die Nichteinhaltung von arbeitsrechtlichen Vorschriften, die festlegen, was freie Mitarbeiter:innen und was Arbeitnehmer:innen sind, kann rechtliche Konsequenzen und/oder Geldstrafen nach sich ziehen. Deshalb ist es von größter Bedeutung, dass sowohl Ihre Organisation als auch die freien Kräfte die Anforderungen genau kennen.

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7. Erstellen Sie einen Verhaltenskodex

Um sicherzustellen, dass alle Beschäftigten einen positiven Beitrag zum Image Ihrer Organisation leisten, sollten Sie einen Verhaltenskodex aufstellen, der regelt, wie sich die Beschäftigten in folgenden Situationen verhalten sollen:

  • Während der Arbeitszeit (Telearbeit oder Präsenz)
  • Bei der Teilnahme an Veranstaltungen, die von Ihrer gemeinnützigen Organisation organisiert werden (sowohl intern als auch extern)
  • Bei Networking-Veranstaltungen
  • Online

Der Verhaltenskodex sollte auch festlegen, wie neue Beschäftigte geschult werden und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn eine Arbeitskraft gegen den Verhaltenskodex verstößt, z. B. Abmahnungen, Degradierungen oder Kündigungen.

Sicherstellung einer regelkonformen Einstellungspraxis für gemeinnützige Organisationen

Wenn eine gemeinnützige Organisation oder NGO ihre Mission in allen Erdteilen voranbringen will, braucht sie dafür das richtige Personal. Aber selbst bei sorgfältiger Planung und Recherche ist die Komplexität internationaler Personaleinstellungen immer noch ein Risiko, insbesondere für Organisationen mit begrenzten HR-Ressourcen.

Ein Partner für globale Beschäftigung mit landesspezifischem Knowhow in den Bereichen HR und Payroll kann NGOs und gemeinnützige Organisationen bei der Bewältigung komplexer Anforderungen unterstützen, damit Sie sich unabhängig vom Standort darauf konzentrieren können, die richtigen Leute zu finden und Ihre Sache voranzubringen.

Kontaktieren Sie uns noch heute, um mit einem Global Solutions Advisor über Ihre Anforderungen an Personaleinstellungen im Ausland zu sprechen.