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3 HR-Tipps, wenn Ihre Beschäftigten aus einem anderen Land arbeiten sollen

Als Arbeitgeber haben Sie die (intelligente) Entscheidung getroffen, Ihren Beschäftigten Flexibilität bei der Wahl ihres Arbeitsortes zu bieten. Grundsätzlich zeigen Beschäftigte, die am Ort ihrer Wahl arbeiten können, eine um 32 % höhere Zufriedenheit mit ihrer Arbeit, und Menschen, die zufrieden sind, sind auch produktiver. Dies führt zudem zu einer höheren Mitarbeiterbindung.

Was aber, wenn Beschäftigte im Rahmen Ihres flexiblen Arbeitsangebots wirklich weit weg arbeiten wollen? Nämlich aus einem anderen Land.

Dies ist zwar möglich, aber es gibt bei HR und Payroll einige wichtige Punkte zu berücksichtigen, die Sie kennen und einplanen sollten, denn für digitale Nomaden gelten u. U. einige normale Regeln nicht.

Wenn Sie beispielsweise in Deutschland sitzen, muss Ihr Unternehmen unterschiedliche rechtliche Voraussetzungen berücksichtigen, also Gesetze der Bundesländer, des Bundes und der EU. Ähnliche Strukturen gibt es auch in anderen Ländern. In den USA z. B. müssen Sie die unterschiedlichen Steuergesetze der Bundesstaaten und des Bundes beachten. Was aber, wenn Ihre Firma in einem Land ist und Ihre Beschäftigten in einem anderen Land sind? Welche Gesetze müssen Sie als Arbeitgeber dann beachten?

Wir werden im Folgenden auf drei Bereiche eingehen, auf die Sie besonders achten sollten, wenn Sie Ihren Beschäftigten die Möglichkeit geben, von einem anderen Land aus zu arbeiten.

1. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis

Wenn Beschäftigte in ein anderes Land einreisen, müssen sie in der Regel ein Arbeitsvisum beantragen, das von ihrem Arbeitgeber gesponsert wird. Dieses System wurde jedoch für Arbeitnehmer konzipiert, die in ein Land einwandern, um dort eine Arbeit aufzunehmen.

Im Zeitalter der digitalen Nomaden sieht das anders aus.

In den meisten Fällen arbeiten diese Beschäftigten für ein Unternehmen mit Sitz in ihrem Heimatland und profitieren von der Freiheit, reisen zu können. Auch wenn sie arbeiten, ist ihr Aufenthalt in dem Land doch eher dem Freizeitbereich zuzuordnen und daher benötigen Sie in der Regel ein Touristenvisum.

Es gibt einige Länder, die es Arbeitskräften gestatten, mit einem Touristenvisum im Land zu bleiben und gleichzeitig für einen ausländischen Arbeitgeber zu arbeiten. Antigua und Barbuda in der Karibik zum Beispiel haben sogar ein spezielles Nomad Digital Residence Program geschaffen, in dessen Rahmen diese Gruppe von Beschäftigten ein besonderes Visum erhält. Dies ist aber weltweit gesehen eher die Ausnahme. Wenn Ihre Beschäftigten also planen, mehrere Länder zu besuchen, ist es ratsam, sich über die Aufenthaltsbestimmungen in den einzelnen Ländern zu informieren, um sicherzugehen, dass Sie nicht für das Sponsoring von Visa verantwortlich sind.

2. Steuern

Wenn ein Unternehmen seine Tätigkeit in einem anderen Land aufnimmt, unterliegt es dem  Betriebsstättenrecht . Das bedeutet, es muss Körperschaftssteuern in diesem Land bezahlen. Aufgrund des Betriebsstättenrisikos schrecken viele Arbeitgeber davor zurück, Beschäftigten die Arbeit in einem anderen Land zu gestatten.

Wenn sich die Tätigkeiten eines Beschäftigten, egal ob er aus der Ferne oder im Büro arbeitet, strikt auf die Geschäftstätigkeit im Heimatmarkt beschränken, besteht kaum die Gefahr, dass ein Unternehmen aufgrund der Reisetätigkeit von einzelnen Mitarbeiter:innen in einem anderen Land körperschaftssteuerpflichtig wird.

Es gibt jedoch einige Aktivitäten, die für das Unternehmen ein Risiko darstellen, wie:

  • Arbeiten für Niederlassungen vor Ort oder für lokale Arbeitgeber
  • Beschäftigung, Anwerbung oder Beauftragung von Arbeitskräften aus der lokalen Erwerbsbevölkerung
  • Erbringung von Dienstleistungen oder Verkauf von Waren für den lokalen Markt

Wenn Sie zum Beispiel eine Arbeitskraft haben, die im Vertrieb tätig ist und die sie auffordern, mit Einheimischen zu netzwerken. Oder wenn ein Kreativdirektor, der es gewohnt ist, mit Freiberufler:innen zusammenzuarbeiten, die Hilfe von lokalen Arbeitskräften in Anspruch nimmt.

Eine Lösung besteht darin, diesem Trend vorzugreifen und eine Richtlinie für digitale Nomaden in Ihrem Unternehmen zu entwickeln. Darin sollte festgelegt sein, welche Arbeiten grenzüberschreitend zulässig sind und welche nicht. Darüber hinaus ist es eine gute Idee, sich mit den Beschäftigten über Dinge wie diese zu verständigen:

  • Reiseplan
  • Beschränkungen bezüglich der Dauer des Aufenthalts in einem Land
  • Reiseziele, die aufgrund ihrer komplexen oder riskanten Steuervorschriften verboten sind

Und wie sieht es mit der Payroll für Remote-Arbeitskräfte aus? Beschäftigte, die im Ausland reisen, unterliegen nach wie vor der Besteuerung, die für ihren Heimatstandort gilt. Es sei denn, ein Unternehmen ist bereits in dem geplanten Reiseland tätig und kann einen Vertrag und ein Arbeitsvisum vor Ort anbieten. Und es ist die Aufgabe des Arbeitgebers, diese Steuern durch Lohnabzüge einzubehalten.

3. Statuszuordnung von Arbeitskräften

In Anbetracht der komplexen steuerlichen Situation könnten sowohl Arbeitgeber als auch Remote-Arbeitskräfte versucht sein, aus digitalen Nomaden selbständige Auftragnehmer:innen zu machen. Das ist jedoch nicht immer die beste Wahl.

Zum einen möchten oder müssen die Beschäftigten vielleicht ihre Arbeitgeber- und Sozialleistungen behalten (z. B. Krankenversicherung und bezahlten Urlaub). Zum anderen möchten viele Arbeitgeber ihre Beschäftigten als Arbeitnehmer:innen behalten, um ihre Unternehmenskultur zu pflegen und Stabilität zu bewahren.

Aber der vielleicht wichtigste Grund, die Umwandlung Ihrer reisenden Arbeitskräfte in Selbständige sorgfältig zu prüfen, ist das Risiko einer falschen Statuszuordnung, vor allem, wenn diese in Ländern arbeiten, in denen Sie sich möglicherweise nicht so gut mit den Arbeitsgesetzen auskennen.

Es gibt einige allgemeine Aktivitäten, anhand derer Sie abschätzen können, ob Sie durch Ihre Arbeitskraft, die zum Auftragnehmer geworden ist, dem Risiko ausgesetzt sind, gegen Gesetze zu verstoßen, z. B:

  • Bezahlung nach geleisteter Arbeitszeit und nicht pro Projekt
  • Verwendung von Werkzeugen oder Ressourcen des Unternehmens zur Ausführung einer Arbeit
  • Erbringung von Dienstleistungen nur für Ihr Unternehmen und über einen längeren Zeitraum
  • Der Arbeitsalltag wird von jemandem aus Ihrem Unternehmen gemanagt

Wenn ein oder mehrere dieser Punkte zutreffen, könnte es sein, dass die lokalen Behörden Ihre Arbeitskraft als Arbeitnehmer:in und nicht als freie Kraft betrachten.

Fazit bezüglich Beschäftigten, die aus dem Ausland arbeiten

Viele Unternehmen müssen bei dem Thema „Arbeiten aus dem Ausland“ noch eine Menge lernen. Da dieses Thema jedoch nicht wieder verschwinden wird, ist es an der Zeit, sich mit den Auswirkungen auf die Personalarbeit auseinanderzusetzen. Ortsunabhängiges Arbeiten wird immer mehr zur Selbstverständlichkeit werden, weil immer mehr Beschäftigte dies fordern und immer mehr Unternehmen den Wettbewerbsvorteil erkennen, den flexible Arbeitsangebote mit sich bringen.

Es gibt viele Situationen, in denen Beschäftigte mit einem Touristenvisum frei reisen können, während sie gleichzeitig arbeiten – solange die Beschäftigten nicht mit der Belegschaft vor Ort interagieren (das kann gar nicht oft genug wiederholt werden).

Global tätige Unternehmen, die im Reiseland tätig sind, sollten jedoch im Hinblick auf die individuellen Umstände die örtlichen Gesetze zu Rate ziehen. Das Gleiche gilt für Beschäftigte, die beabsichtigen, länger als 90 Tage, was einem herkömmlichen Touristenvisum entspricht, in einem Land zu bleiben.

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