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Häufig gestellte Fragen zur Einhaltung von Vorschriften bei der Beauftragung von selbständigen Auftragnehmer:innen

Um in neuen Märkten schnell Arbeitskräfte zur Verfügung zu haben, ist die Beauftragung von Selbständigen ein möglicher Weg. Sind Sie jedoch mit dem lokalen Arbeitsrecht nicht in allen Details vertraut, kann dieses Vorgehen mit erheblichen Compliance-Risiken verbunden sein. Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen, die Ihnen helfen sollen, die mit der Beauftragung von Selbständigen auf internationaler Ebene verbundenen Risiken zu erkennen:

Wie läuft die Bezahlung von selbständigen Auftragnehmer:innen im Ausland?

Die meisten Selbständigen werden über die Kreditorenbuchhaltung bezahlt, nachdem sie dem Unternehmen eine direkte Rechnung gestellt haben. Selbständige sind für die Meldung ihres Einkommens und ihrer Steuern und Abgaben selbst verantwortlich.

Können bezahlte Praktikant:innen als selbständige Auftragnehmer:innen beauftragt werden?

Im Allgemeinen nicht. Praktikant:innen verfügen meistens noch nicht über ausreichend Berufserfahrung und benötigen daher Aufsicht, Anleitung und Training bei der Erledigung ihrer Aufgaben. Diese Aspekte sind mit der Tätigkeit von Selbständigen nicht vereinbar.

Ist bei der Bezahlung von Selbständigen, die außerhalb der USA ansässig sind, ein 1099-Formular erforderlich?

Im Allgemeinen besteht für Selbständige, die außerhalb der USA arbeiten, keine Verpflichtung, das Formular 1099 einzureichen. Es ist jedoch ratsam, von ihnen die Vorlage des IRS-Formulars W-8BEN zu fordern, das den Auslandsstatus nachweist.

Kann für die Beauftragung von selbständigen Auftragnehmer:innen im Ausland ein US-Vertrag verwendet werden?

Es ist möglich, einen US-Vertrag für ausländische Auftragnehmer:innen zu verwenden; Sie sollten jedoch sicherstellen, dass alle landesspezifischen Formulierungen und Klauseln enthalten sind.

Müssen Selbständigen bezahlte Urlaubs- oder Krankheitstage gewährt werden?

Im Allgemeinen nicht. Die Gewährung von Leistungen wie z. B. bezahlter Freizeit wird als Teil eines Arbeitnehmerverhältnisses betrachtet. Wenn Selbständigen Sozialleistungen angeboten werden, würden sie wahrscheinlich als Arbeitnehmer:innen gelten und wären daher falsch eingestuft. In einigen Ländern und unter bestimmten Umständen können Sie jedoch verpflichtet sein, bestimmte Leistungen zu gewähren. Es empfiehlt sich daher, lokale Fachleute zu Rate zu ziehen, um sicherzustellen, dass Ihre selbständigen Auftragnehmer:innen nicht gegen Vorschriften verstoßen.

Sollte ein Teil der Rechnung der Selbständigen aus steuerlichen Gründen einbehalten werden?

Nein. Selbständige sind selbst für die Erklärung und Zahlung von Steuern verantwortlich. Es ist üblich, dieses Erfordernis ausdrücklich vertraglich festzulegen, um sicherzustellen, dass alle steuerlichen Anforderungen erfüllt werden.

Wie lange können ausländische Selbständige beauftragt werden?

Selbständige Auftragnehmer:innen sollten für bestimmte Projekte und für kurze Zeiträume beauftragt werden. Die Vorschriften sind von Land zu Land unterschiedlich. Sie sollten sich daher unbedingt rechtlich beraten lassen.

Wie wird geistiges Eigentum geschützt, wenn Selbständige beteiligt sind?

Der beste Weg, Ihr geistiges Eigentum zu schützen, ist eine klar formulierte Vertragsklausel, die besagt, dass das entwickelte geistige Eigentum Ihrem Unternehmen gehört.

Dürfen selbständige Auftragnehmer:innen Aktien oder Aktienoptionen des Unternehmens besitzen, bei dem sie unter Vertrag stehen?

Ja, dies ist im Allgemeinen zulässig und beeinträchtigt nicht notwendigerweise den Status als Selbständige. Es sollte jedoch darauf geachtet werden, dass es keine möglichen Interessenkonflikte gibt und dass keine Unklarheiten bezüglich der Eigentumsverhältnisse des Unternehmens bestehen.

Wie viele Jahre rückwirkend kann eine Strafe verhängt werden, wenn selbständige Auftragnehmer:innen falsch eingestuft wurden?

Die Vorschriften und Strafen sind von Land zu Land unterschiedlich, aber es ist nicht ungewöhnlich, dass für mehrere Jahre rückständige Zahlungen, einschließlich Steuern, Versicherungen, Renten- oder Sozialversicherungsbeiträge, gefordert werden. Und dies zusätzlich zu Bußgeldern und ggf. Gefängnisstrafen.

Was geschieht, wenn Selbständige und Arbeitnehmer:innen an demselben Arbeitsort in einer ähnlichen Funktion tätig sind?

Wenn Behörden den Status von Arbeitskräften untersuchen, ist ein Kriterium die Frage, wie die Beschäftigten geführt werden. Wenn Selbständige unter denselben Vorgesetzten und an demselben Arbeitsort wie festangestellte Arbeitskräfte arbeiten, wird dies bei einer behördlichen Prüfung als Hinweis auf eine Scheinselbständigkeit gewertet, und der Arbeitgeber muss möglicherweise mit Konsequenzen wegen falscher Statuszuordnung rechnen. Wenn Ihre Selbständigen dieselbe Tätigkeit wie Ihre festangestellten Arbeitnehmer:innen ausüben, ist es ratsam, sie fest einzustellen, um eine falsche Statuszuordnung zu vermeiden.

Wenn eine in den USA ansässige NGO im Ausland selbständige Auftragnehmer:innen für die zeitlich begrenzte Durchführung von Projekten einstellt, z. B. eine französische Kraft in Bangladesch, unterliegt das Unternehmen dann dem französischen Arbeitsrecht?

Vorausgesetzt, die selbständige Person hat die richtigen Papiere und das richtige Visum für die Arbeit in Bangladesch, unterliegt sie den Arbeits- und Einkommenssteuergesetzen in Bangladesch. Dennoch sollten Sie die Gesetze des Heimatlandes im Hinblick auf die Einkommenssteuer berücksichtigen. Bei spezifischen Themen ist es ratsam, einen internationalen Steuerberater zu konsultieren.

Wir verlangen von unseren Beschäftigten die Einhaltung von Richtlinien wie Kinderschutz, Verhaltenskodex, Schutz vor sexueller Ausbeutung und Missbrauch usw. Dazu gehören auch die Anerkennung von Richtlinien und die Teilnahme an Schulungen. Können wir Selbständige zur Einhaltung verpflichten?

Ja, Sie können einen Passus in Ihren Vertrag aufnehmen, der selbständige Auftragnehmer:innen zur Einhaltung der spezifischen Richtlinien Ihres Unternehmens verpflichtet.

Welche Bewertungskriterien helfen zu erkennen, ob Selbständige falsch eingestuft sind?

Betrachten Sie bei der Bewertung Ihrer Selbständigen, wie diese bezahlt werden, wer ihre tägliche Arbeit steuert, ob ihnen Unternehmensressourcen zur Verfügung gestellt werden und ob sie ausschließlich für Ihr Unternehmen tätig sind. Wenn in einem Land viele Selbständige für Sie tätig sind, sollten Sie außerdem prüfen, ob die lokalen Behörden zusätzliche Kriterien bei der Statuszuordnung von Beschäftigten anwenden.

Gibt es Beispiele für Unternehmen, die wegen falscher Statuszuordnung von Selbständigen bestraft wurden?

Welches Risiko gehen Unternehmen ein, wenn selbständige Auftragnehmer:innen keine Steuern abführen?

Das hängt weitgehend von dem Land ab, in dem die Selbständigen tätig sind, aber Risiken für das Unternehmen sind möglich, wenn die lokalen Behörden feststellen, dass Selbständige als Arbeitnehmer:innen hätten eingestuft werden müssen. Im Falle einer falschen Statuszuordnung kann der Arbeitgeber für nicht gezahlte Steuern haftbar gemacht und mit Geldbußen und Strafen belegt werden.

Schützt der Einsatz von selbständigen Arbeitnehmer:innen im Ausland ein Unternehmen vor dem Betriebsstättenrisiko?

In vielen Fällen nicht. Es ist möglich, dass Ihre Auftragnehmer:innen im Ausland steuerpflichtige Einkünfte für Ihr Unternehmen erzielen, die Sie dann verbuchen müssen, um zu vermeiden, dass Sie als Betriebsstätte eingestuft werden. Wenn Ihre Selbständigen als Vertreter:innen Ihres Unternehmens handeln, kann es passieren, dass die lokalen Behörden davon ausgehen, dass Sie ein Unternehmen in dem Land betreiben und Sie daher steuerpflichtig sind.

Welche Auswirkungen hat die Datenschutz-Grundverordnung auf meine Beziehungen zu Auftragnehmer:innen in der Europäischen Union?

Überlegen Sie, welche Art von Arbeiten der/die Auftragnehmer:in ausführen wird und zu welchen Informationen er/sie Zugang haben wird. Wenn Auftragnehmer:innen im Namen Ihres Unternehmens auf personenbezogene Daten zugreifen, diese speichern oder anderweitig verarbeiten müssen, gilt die DSGVO mit allen daraus resultierenden Pflichten. Wenn es sich bei einem Auftragnehmer beispielsweise um einen IT-Dienstleister handelt, muss er möglicherweise auf die Systeme und Geräte Ihres Unternehmens zugreifen, um seine Dienste zu erbringen. Das bedeutet, dass er möglicherweise Zugang zu Daten über Ihre Mitarbeiter:innen, Kunden oder Partner erhält, die unter die DSGVO fallen.

Wer muss sich um die Einhaltung von Einreisebestimmungen kümmern, wenn im Rahmen eines Auftrags Reisen in andere Länder erforderlich sind?

Selbständige Auftragnehmer:innen sind selbst für die Einhaltung der Einreisebestimmungen verantwortlich. Werden Unternehmensressourcen verwendet, um Fragen wie Einreisebestimmungen zu klären, riskieren Sie eine falsche Statuszuordnung.

Welche Alternative gibt es, um eine falsche Statuszuordnung bei der Beauftragung von Selbständigen zu verhindern?

Ein Employer of Record wie Global Employment Outsourcing (GEO) kann Ihr Risiko einer falschen Statuszuordnung reduzieren, indem er Ihre selbständigen Auftragnehmer:innen in Arbeitnehmer:innen umwandelt. Der Employer of Record, der manchmal auch als internationale PEO bezeichnet wird, stellt Ihre Selbständigen unter Einhaltung der lokalen Vorschriften und Gepflogenheiten für Sie ein und Sie führen die Selbständigen wie gewohnt im Arbeitsalltag. So können Sie von deren Arbeitsleistung profitieren, ohne arbeitsrechtliche Verantwortung und Risiken einzugehen.